1. Mitä eroa on My Drivella (Oma Drive) ja Team Drivesilla (Tiimin drivet)?
My Drive on henkilökohtainen pilvitallennusvarasto, jota hallitsee työtilan perustaja eli tomistaja.
Team Drivesin hakemistot ja tiedostot taas omistaa organisaatio eli Metropolia.
2. Mitä merkitystä tiedostojen omistajuudella on?
My Drivessa olevia hakemistoja ja tiedostoja pystyy hallinnoimaan vain työtilan omistaja.
Team Drivesissa olevia hakemistoja ja tiedostoja pystyy hallinnoimaan myös ylläpito eli Metropolian tietohallinto.
3. Minkätyyppiset aineistot pitää tallentaa Team Drivesin puolelle.
Metropolian toimintaan liittyvät työtilat, joissa ei ole asiakkaita mukana.
4. Entä työtilat, joissa on asiakkaita mukana?
Ne kannattaa edelleen pitää My Driven puolella. Team Driveen pitää siirtää tiedostot vasta projektin loppuvaiheessa.
5. Miksi esimerkiksi projektien työtilat pitää sijoittaa Team Drivesin puolelle?
Silloin työtilan tiedostot pysyvät Metropolian hallussa, vaikka työtilan omistaja vaihtaisi työpaikkaa. Team Drives -kansioiden omistus säilyy Metropolialla ja tietohallinto/työtilan ylläpitäjä pystyy sellaiseen ansioon määrittämään oikeudet.
6. Mitä pitää tehdä, jos Metropolian toimintaan liittyviä dokumentteja on edelleen My Driven puolella?
Ne on siirrettävä välittömästi Team Drivesiin, ellei työtiloissa ole asiakkaita mukana.
7. Pystyykö kansioita siirtämään My Drivesta Team Drivesiin?
Ei pysty. Tiedostot on siirrettävä manuaalisesti yksi kerrallaan.
8. Kuka pystyy siirtämään tiedostot My Drivesta Team Drivesiin?
Työtilan omistaja.
9. Mitä esimiesten pitää tehdä?
Heidän pitää tiedottaa alaisilleen ja yksikköidensä uusille työntekijöille kysymys-vastaus-parien 1-6 sisällöstä ainakin 1-2 kertaa vuodessa ja velvoittaa Google Drivea käyttäviä projektipäälliköitä tekemään tai teettämään ainakin kysymys-vastaus-parien 3, 4 ja 6 mukaiset toimet
10. Mitä projektipäälliköiden pitää tehdä projekteissa, jotka käyttävät Google Drivea?
Heidän pitää siirtää tai kehottaa My Drivesissa olevan työtilan omistajaa siirtämään tiedostot Team Drivesiin, mikäli työtiloissa ei ole asiakkaita mukana.
11. Mitä pitää tehdä, jos My Drivessa olevia tiedostoja on kadonnut?
Ensin on varmistettava, että "kadonneet" tiedostot eivät ole niin sanottuja orpotiedostoja. Kaikki työtilan tiedostot (siis myös orpotiedostot) saa esiin, kun työtilan omistaja kirjoittaa Google Driven Search-kenttään
...
"Kadonnut" tiedosto voi olla myös työtilan Trashissa eli roskakorissa. Lisätietoa.
12. Entä jos työtila, josta tiedostoja on kadonnut, on My Drivessa eikä työtilan omistaja ole enää Metropolian palveluksessa?
Silloin ei ole paljon tehtävissä. Tämän vuoksi Metropolian toimintaan liittyvät tiedostot on luotava Team Drivesin puolella tai ainakin ne on siirrettävä sinne.
13. Kuinka kauan poistettu tiedosto säilyy Driven työtilan roskakorissa eli Trashissa?
30 päivää.