Tietohallinto

Sisällys

G Suite for Education on Googlen tuote, entiseltä nimeltään Google Apps for Education.

Käyttötarkoitus ja sovellukset

Ketkä voivat käyttää

...

G Suite -palvelua?

Palvelua voivat käyttää Metropolian opiskelijat ja henkilökunta. Dokumentteja voi jakaa myös ulkopuolisille henkilöille. Metropolian ulkopuolisille käyttäjille, esim. GAFEG Suite -kurssilaisille voidaan luoda External-tunnus, jolle saa GAFEG Suite -palvelut käyttöön hyväksymällä Metropolian pilviehdot.

Mikä

...

G Suite on ja mitä sovelluksia se tarjoaa?

GAFE on akronyymi sanoista Google Apps For Education. Se on G Suite on kokoelma Googlen (maksuttomia) selainkäyttöisiä palveluja oppilaitoskäyttöön. Näistä oppilaitos voi aktivoida haluamansa palvelut haluamilleen käyttäjille. Kuvassa 1 luetellut palvelut ovat GAFEG Suite -palveluita:

Kuva 1. GAFEG Suite -palvelut

Edellä mainittujen varsinaisten GAFEG Suite -palveluiden lisäksi voidaan ottaa käyttöön samoilla tunnuksilla ja samassa palvelukokonaisuudessa tarjottavia palveluita. Niihin kuhunkin pätee omat palvelukohtaiset sopimusehdot. Näitä muita palveluita on marraskuun 2014 lopussa tarjolla yli 60 kappaletta. Näistä suosituimmat on lueteltu kuvassa 2.

...

Kuva 2. Muut Googlen palvelut

Ks. myös kysymys Mitä GAFEG Suite -sovelluksia voi käyttää Metropolian tunnuksilla?

Mitä

...

G Suite -sovelluksia voi käyttää Metropolian tunnuksilla?

Metropolialaisten käyttöön tarjottavat sovellukset on lueteltu GAFE:n G Suiten infosivulla https://wiki.metropolia.fi/display/tietohallinto/Google+Apps+for+Education .

Mitä sopimusehtoja

...

G Suite -palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?

GAFEG Suite -palveluiden käyttöönottoon liittyen hyväksytään seuraavat Googlen sopimusehdot:

• Google Apps for Education palvelun pääsopimus http://www.google.com/apps/intl/en/terms/education_terms_ie.html

• Google Apps Data Processing Amendment, Version 1.3 https://www.google.com/intx/fi/work/apps/terms/dpa_terms.html

• Standard Contractual Clauses https://www.google.com/intx/fi/work/apps/terms/mcc_terms.html

Edellä lueteltujen GAFEG Suite -sopimusten lisäksi tulee hyväksyttäväksi (muiden kuin GAFEG Suite -palveluiden osalta) palvelukohtaisia sopimusehtoja, aina kutakin palvelua käyttöön otettaessa.

Taulukko 1. Muiden kuin GAFEG Suite -palveluiden sopimusehdot

...

Paljonko voin tallentaa dokumentteja Google Driveen?

• GoogleDriven levytilan käyttöä ei ole rajoitettu.

Käytön aloittaminen ja lopettaminen

Miten saan palvelun käyttöön?

1. Hyväksy käyttöehdot.

2. Odota 15 minuuttia (Google-tunnus aktivoituu).

3. Kirjaudu Metropolia-tunnuksella, syötä tunnus muodossa tunnus@metropolia.fi.

Haluan siirtää muulta Google-tunnuksella luotuja jaettuja dokumentteja Metropolian tunnukselle. Miten pitäisi toimia?

• Seuraava toimintatapa on testattu:

...

• Jos käytössäsi on ollut esim. Windowsin Drive sync ja olet käyttänyt Googlen dokumenttityyppejä, tilanne on kompleksisempi ja kannattaa poistaa tunnusassosiaatio Drive Syncistä. Jos taas jaetut dokumentit ovat olleet pelkästään perinteisiä dokumentteja kuten pdf-dokumentteja, riittää periaatteessa Drive Syncin tunnuksen vaihto (ohjeen kirjoittaja ei ole testannut tätä).

Mitä tapahtuu käyttäjätunnukselle, kun käyttäjän opiskelu tai työskentely Metropoliassa päättyy?

• GAFEG Suite -pilvipalvelun käyttöoikeus päättyy, kun Metropolian käyttäjätunnuksen käyttöoikeus päättyy. Käyttöoikeuden päätyttyä pääsy Googlen palveluihin estyy, koska tunnus lukitaan automaattisesti. Määräajan kuluttua umpeen lukittu tunnus dokumentteineen poistetaan. 

• Mikäli käyttäjä haluaa myöhemmin käyttää esimeksiksi GAFEen G Suiteen tallennettuja dokumentteja, käyttäjän tulee siirtää tai kopioida ne muualle ennen tunnuksen lukittumista. Dokumentit voi Docsista siirtää toiselle Google-tunnukselle kopioi-liitä-menetelmällä. Huom. Googlen omien dokumenttityyppien kopiointi ei onnistu, koska ne ovat pelkkiä linkkejä Googlen palveluissa olevaan sisältöön. Ne on syytä muuttaa johonkin toiseen dokumenttimuotoon esim. pdf-dokumenteiksi, jolloin niiden siirto ja kopiointi onnistuu.

• Työntekijä: huomioi Metropolian pilvipalveluehdot ja erityisesti kohta “Käyttäjä sitoutuu, ennen palvelun käyttöoikeuden päättymistä, siirtämään palveluun tallennetut Metropolia Ammattikorkeakoulun toimintaan liittyvät tiedot esimiehen tai muun yhteyshenkilön kanssa sovittavaan säilytyspaikkaan.”.

Voiko dokumenttien omistajuuden siirtää toiselle käyttäjälle?

• Ylläpitäjä voi siirtää kaikkien tiedostojen omistajuuden yhdeltä käyttäjältä toiselle. Tiedostojen alkuperäinen omistaja voi edelleen käyttää tiedostoja, koska hänellä on tiedostojen muokkausoikeus. Tämä ominaisuus on hyödyllinen, kun käyttäjä poistetaan, sillä se varmistaa, että poistettavan käyttäjän luomat tiedostot eivät häviä.

Ongelmatilanteet

Järjestetäänkö

...

G Suiten käyttöön koulutusta?

• GAFE:a G Suitea tarjotaan lisäpalveluna, eikä sen käyttö ole pakollista. Koulutusta ei ole suunniteltu tarjottavaksi, mutta mikäli koulutustoiveita tulee riittävästi, sellaista voidaan järjestää. Koulutustoiveet voi välittää Helpdeskin kautta.

Epäilen, että Googlen palvelut eivät toimi. Mistä näen tilanteen?

• Tilanteen näkee täältä: http://www.google.com/appsstatus#hl=fi&v=status 

Yhteensopivuus

Miten pilvipalvelu integroituu muihin opetuksen järjestelmiin (Tuubi, Moodle, Wiki,…)?

• Tällä hetkellä (tammikuu 2015]: Linkittämällä esim. Tuubin Opetusympäristö-linkkiä käyttäen (opettaja asettaa)

• Mahdollisesti myöhemmin: Jos käyttö lisääntyy, syvällisempi integrointi (kansion luonti, oikeudet) automatisointi on mahdollista. Tämän toteuttamista pohditaan sähköisten työpöytien kehittämisprojektissa vuoden 2015 aikana.

Miten pilvipalvelut synkronoituvat käyttäjän käyttämiin päätelaitteisiin?

Google Driveen tallennetuista dokumenteista on mahdollista pitää synkronoitua kopiota omassa päätelaitteessa. Mobiililaitteiden sovellukset löytyvät laitteen sovelluskaupasta. Työasemiin on asennettava synkronointiohjelmisto, johon löytyy linkit GoogleDirven sisältä.

Käyttöoikeuksien hallinta

Miten dokumenttien ja kansioiden käyttäjäoikeuksia hallitaan?

• Käyttäjä hallinnoi itse kansioiden ja dokumenttien käyttöoikeuksia Jaa-toiminnolla.

Miten opettajat voivat ylläpitää pilvessä yhteistä opetusmateriaalia (vrt. U-levy käyttö nykyisin)?

• Google Apps for Educationin käyttäjät voivat jakaa minkä tahansa alun perin suljetuksi määrittämänsä sisällön kenen tahansa muun kanssa. Sisällön voi jakaa kahdella tavalla:

  • Ilmoittamalla kollegoille linkki, jonka takana aineisto on ja määrittämällä, mitä oikeuksia (luku/muokkaus) linkin tietävillä on aineistoon

  • Liittämällä kollegoiden Metropolia-tunnukset aineistoon ja antamalla näille tarvittavat oikeudet (luku/muokkaus)

Miten kansioita, tiedostoja jaetaan, muokataan sisältöä yhdessä, yhteisrakennetaan ja yhteiskirjoitetaan  (esimerkiksi ryhmätyöt)?

• Katso edellisen kysymyksen vastaus.

Voiko pilvipalvelun avulla rakentaa avoimia tai suljettuja verkkosivuja (vrt. users-public sivut)?

• Google Apps for Educationin palveluissa voi määrittää dokumentin näkyvyyden. Esimerkiksi Google Docsissa voi valita näkyvyyden seuraavista vaihtoehdoista:

  • Kaikille verkon käyttäjille avoin

  • Avoin niille, jotka tietävät sivulle johtavan linkin

  • Avoin vain niille, joiden Google-tunnukset on liitetty sivulle

Voiko yhtä pilvessä olevaa tiedostoa jakaa useammalle opintojaksototeutukselle esimerkiksi linkin kautta?

• Kyllä voi ja nimenomaan siten, että opintojaksototeutuksille osallistuvat saavat linkin tietoonsa ja linkin tietäville on määritetty halutut oikeudet.

Tietoturva sekä tiedon omistajuus ja tekijänoikeudet

Mitä tietoja Google kerää palveluissa ja mihin se käyttää tietoja?

• Lue vastauksia Googlen tietosuojakäytännöstä https://www.google.com/policies/privacy/.

Mitä IPR- tai tekijänoikeuksia Google saa pilveen tallennettuihin tiedostoihin?

• Lue kysymyksessä “Mitä sopimusehtoja GAFEG Suite -palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?” kerrotut käyttöehdot (esim. kohta 8 >> (englanniksi)).

Ovatko tiedostot pilvessä salakirjoitettuja?

• Eivät ole. Yhteys Googlen palvelimille on salattu.

Miltä osin Googlen yleiset käyttöehdot jyräävät

...

G Suiten käyttöehtojen yli?

• GAFEG Suite -käyttäjiä koskee GAFE:n G Suiten käyttöehdot. GAFE:een G Suiteen on kuitenkin mahdollista liittää myös muita sovelluksia ja niillä on tyypillisesti omat käyttöehdot. Katso kysymys “Mitä sopimusehtoja GAFEG Suite -palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?”.

Miksi Googlen ja Microsoftin pilvipalveluihin ei voi tallentaa henkilöön yhdistettäviä suoritustietoja? Jos opettajat haluavat merkitä opintojaksoon liittyviä osasuorituksia, mitä pilvipalveluja voisi käyttää? 

...