...
- Luo vierailijatunnukset jokaiselle Metropolian ulkopuoliselle esiintyjälle, jotta he pääsevät kirjautumaan Metropolian tietokoneelle tapahtuman aikana. Ohjeet löytyvät täältä.
- Pyydä hyvissä ajoin jokaista esiintyjää lähettämään sähköpostitse oma esitysmateriaalinsa (esim. PowerPoint-esitys). Kysy myös onko heillä tarvetta käyttää esityksessään omaa kannettavaa tietokonettaan ja että onko kyseessä Mac- vai PC-tietokone.
- Tutustu tilaan ja perehdy sen laitteiston käyttöön hyvissä ajoin etukäteen, mielellään jo edellisenä päivänä ja tapahtumapäivänä 1h ennen tilaisuutta. Näin mahdollisten vikojen ilmetessä ne ehditään korjaamaan ennen tilaisuuden alkua. Jos vikoja ilmenee tai tarvitset opastusta, tee palvelupyyntö helpdeskiin.
- Pyydä helpdeskiltä tarvittavat asennustoimet tekemällä palvelupyyntö helpdeskiin. Erittele tarkasti palvelupyynnössä, mitä tarvitset. Jos tarvitset apua tarpeiden erittelyssä, pyydä palvelupyynnössä siihenkin opastusta.
- Sovi esiintyjien kanssa, että he tulevat ajoissa tutustumaan käytettävään laitteistoon ennen tilaisuuden alkua. Jos he käyttävät omia kannettavia tietokoneitaan, testaa kuvan näkyvyys dataprojektorilta ja mahdollisesti äänen kuuluvuus auditorion av-järjestelmästä.
- Tietoa AV-laitteista ja esitystekniikasta löytyy tietohallinnon sivustolta: AV-laitteet ja esitystekniikka, käy lisäksi läpi Tapahtumaan valmistautuminen ja laitteiston tarkastaminen
- Avusta vierailijaa langattomaan verkkoon liittymisestä ohjeen mukaan: WLAN-verkko metropolia-guest
- Varmista, että psallistujien omille laitteille on tarjolla tarpeeksi sähköä.
Yleensä tilaisuudet sujuvat hyvin, kun edellä mainituista toimenpiteistä on huolehdittu, ja tilan käyttöön on perehdytty riittävästi ennen tapahtumaa. Helpdesk voi resurssiensa mukaan päivystää tilaisuuksien aikana, mutta tästä on kuitenkin sovittava Helpdeskin kanssa ajoissa. Päivystystä tehdään erityisen kriittisiä tai poikkeuksellista esitystekniikkaa hyödyntäviä tapahtumia varten. Päivystys tarkoittaa sitä, että tukihenkilö on tavoitettavissa puhelimitse ja saapuvilla välittömästi. Päivystys ei tarkoita sitä, että tukihenkilö jää paikan päälle tilaisuuden ajaksi auttamaan esimerkiksi puheenvuorojen jakamisessa tai esityskalvojen vaihtamisessa. Mikäli kyseessä on normaalin työajan ulkopuolella oleva tapahtuma, siitä laskutetaan erikseen. Lisätietoa laskutuksesta: Tuki- ja opastuspalvelu.
Myös vahtimestarit antavat pienimuotoista opastusta auditoriolaitteistojen käytössä tilaisuuden aikana.
Tapahtumaan liittyvät tarpeet
- Faslititointi: Varmista, että tapahtumallasi on sen aikana johtaja, joka vastaa tapahtuman kulusta ja tilasuuden vetämisestä.
- Faslitoinnin apu: Varmista, että tapahtuman johtajalla on tarpeeksi apulaisia tapahtuman vetämisessä. Esimerkiksi striimin seuraaminen ja ohjaaminen, mikrofonien kuljetus tilassa tai diaesitysten vaihtaminen työasemalla. Huomioi, että esim. Striimin seuraavaminen ja ohjaaminen vaatii yhden henkilön täyden työpanoksen.
Tilaan liittyvät tarpeet
- Varaa tapahtumalle sopivat tilat tilanvarausjärjestelmästä. Lisätietoja tilojen ominaisuuksista saat kunkin toimipisteen vahtimestarilta. Tietohallinnon sivustolla on myös tiedot atk- ja teorialuokkien teknisestä varustelusta sekä asennetuista ohjelmista: Tilat varusteineen ja ohjelmistoineen. Huom! Jos haluat Helpdeskin päivystämään normaalin työajan ulkopuolella, tapahtuman omistajan tulee vastata siitä syntyvistä lisäkustannuksista. Lisätietoa laskutuksesta Tuki- ja opastuspalvelu.
- Tee selkeä ohjeistus tilaan, mieluiten jo ulkotiloista lähtien.
- Jos tarvitaan äänentoistoa, suositellaan ensisijaisesti käytettäväksi auditoriota tai muuta tilaa, jossa on valmiina av-laitteisto. Jos tarvitaan tietokonetta tai dataprojektoria, suositellaan ensisijaisesti käytettäväksi tilaa, jossa ne ovat valmiina. Liikuntasaliin tms. em. laitteiston järjestäminen vaatii vahtimestareilta ja Helpdeskiltä erityisjärjestelyjä. Siksi niitä suositellaan käytettäväksi vain silloin, kun ei ole mitään muuta mahdollisuutta edes toisessa toimipisteessä.
- Muista myös, että kaikkien toimipisteiden tilat ovat käytettävissä Metropolian tapahtumiin.
...