Tietohallinto

Käyttötarkoitus ja sovellukset

Mikä Gafe on ja mitä sovelluksia se tarjoaa?

GAFE on akronyymi sanoista Google Apps For Education. Se on kokoelma Googlen (maksuttomia) selainkäyttöisiä palveluja oppilaitoskäyttöön. Näistä oppilaitos voi aktivoida haluamansa palvelut haluamilleen käyttäjille. Kuvassa 1 luetellut palvelut ovat GAFE-palveluita:

Image Added

Kuva 1. GAFE-palvelut

Edellä mainittujen varsinaisten GAFE-palveluiden lisäksi voidaan ottaa käyttöön samoilla tunnuksilla ja samassa palvelukokonaisuudessa tarjottavia palveluita. Niihin kuhunkin pätee omat palvelukohtaiset sopimusehdot. Näitä muita palveluita on marraskuun 2014 lopussa tarjolla yli 60 kappaletta. Näistä suosituimmat on lueteltu kuvassa 2.

Image Added

Kuva 2. Muut Googlen palvelut

Ks. myös kysymys Mitä GAFE-sovelluksia voi käyttää Metropolian tunnuksilla?

Mitä GAFE-sovelluksia voi käyttää Metropolian tunnuksilla?

Metropolialaisten käyttöön tarjottavat sovellukset on lueteltu GAFE:n infosivulla https://wiki.metropolia.fi/display/tietohallinto/Google+Apps+for+Education .

Mitä sopimusehtoja GAFE-palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?

GAFE-palveluiden käyttöönottoon liittyen hyväksytään seuraavat Googlen sopimusehdot:

• Google Apps for Education palvelun pääsopimus http://www.google.com/apps/intl/en/terms/education_terms_ie.html

• Google Apps Data Processing Amendment, Version 1.3 https://www.google.com/intx/fi/work/apps/terms/dpa_terms.html

• Standard Contractual Clauses https://www.google.com/intx/fi/work/apps/terms/mcc_terms.html

Edellä lueteltujen GAFE-sopimusten lisäksi tulee hyväksyttäväksi (muiden kuin GAFE-palveluiden osalta) palvelukohtaisia sopimusehtoja, aina kutakin palvelua käyttöön otettaessa.

Taulukko 1. Muiden kuin GAFE-palveluiden sopimusehdot

Paljonko voin tallentaa dokumentteja GoogleDriveen?

• GoogleDriven levytilan käyttöä ei ole rajoitettu.

Käytön aloittaminen ja lopettaminen

Miten saan palvelun käyttöön?

1. Hyväksy käyttöehdot.

2. Odota 15 minuuttia (Google-tunnus aktivoituu).

3. Kirjaudu Metropolia-tunnuksella, syötä tunnus muodossa tunnus@metropolia.fi.

Haluan siirtää muulta Google-tunnuksella luotuja jaettuja dokumentteja Metropolian tunnukselle. Miten pitäisi toimia?

• Seuraava toimintatapa on testattu:

1. Jaa vanhalla tunnuksella olevat dokumentit omalle Metropolia-tunnukselle

2. Kirjaudu Metropolian tunnuksella Driveen ja siirry siellä kohtaan "Minulle jaetut".

3. Klikkaa jaettuja tiedostoja (tiedosto kerrallaan) hiiren oikealla ja valitse "Tallenna Driveen" (tai rivin lopussa Drive-kuvake).

4. Mene "Oma Drive", valitse tallentamasi dokumentit ja siirrä ne haluamaasi kansioon.

5. Tee kopio kaikista tiedostoista (yksitellen) ja uudelleennimeä ne (poista nimen alusta Kopio tiedostosta).

6. Poista ne dokumentit, joiden omistaja on joku muu kuin "minä".

7. Lopuksi jaa dokumentit muille.

• Jos käytössäsi on ollut esim. Windowsin Drive sync ja olet käyttänyt Googlen dokumenttityyppejä, tilanne on kompleksisempi ja kannattaa poistaa tunnusassosiaatio Drive Syncistä. Jos taas jaetut dokumentit ovat olleet pelkästään perinteisiä dokumentteja kuten pdf-dokumentteja, riittää periaatteessa Drive Syncin tunnuksen vaihto (ohjeen kirjoittaja ei ole testannut tätä).

Miten palveluiden käy, kun käyttäjän opiskelu tai työskentely päättyy?

• GAFE-pilvipalvelun käyttöoikeuden päätyttyä pääsy dokumentteihin estyy. Määräajan kuluttua umpeen, Google poistaa myös dokumentit.

• Aineistot voi Docsista siirtää toiselle Google-tunnukselle kopioi-liitä-menetelmällä. Tämä onnistuu helpoiten ottamalla käyttöön synkronointi, joka synkronoi dokumentit omaan päätelaitteeseen. Tästä synkronoidusta kansiosta on järkevää ottaa ajoittain varmuuskopio itselle. Huom. Googlen omien dokumenttityyppien kopiointi ei onnistu noin vain, ne kun ovat pelkkiä linkkejä.

• Työntekijä: huomioi Metropolian pilvipalveluehdot ja erityisesti kohta “Käyttäjä sitoutuu, ennen palvelun käyttöoikeuden päättymistä, siirtämään palveluun tallennetut Metropolia Ammattikorkeakoulun toimintaan liittyvät tiedot esimiehen tai muun yhteyshenkilön kanssa sovittavaan säilytyspaikkaan.”.

• Työntekijä:

Voiko dokumenttien omistajuuden siirtää toiselle käyttäjälle?

• Ylläpitäjä voi siirtää kaikkien tiedostojen omistajuuden yhdeltä käyttäjältä toiselle. Tiedostojen alkuperäinen omistaja voi edelleen käyttää tiedostoja, koska hänellä on tiedostojen muokkausoikeus. Tämä ominaisuus on hyödyllinen, kun käyttäjä poistetaan, sillä se varmistaa, että poistettavan käyttäjän luomat tiedostot eivät häviä.

Ongelmatilanteet

Järjestetäänkö GAFE:n käyttöön koulutusta?

• GAFE:a tarjotaan lisäpalveluna, eikä sen käyttö ole pakollista. Koulutusta ei ole suunniteltu tarjottavaksi, mutta mikäli koulutustoiveita tulee riittävästi, sellaista voidaan järjestää. Koulutustoiveet voi välittää Helpdeskin kautta.

Epäilen, että Googlen palvelut eivät toimi. Mistä näen tilanteen?

• Tilanteen näkee täältä: http://www.google.com/appsstatus#hl=fi&v=status 

Yhteensopivuus

Miten pilvipalvelu integroituu muihin opetuksen järjestelmiin (Tuubi, Moodle, Wiki,…)?

• Tällä hetkellä (tammikuu 2015]: Linkittämällä esim. Tuubin Opetusympäristö-linkkiä käyttäen (opettaja asettaa)

• Mahdollisesti myöhemmin: Jos käyttö lisääntyy, syvällisempi integrointi (kansion luonti, oikeudet) automatisointi on mahdollista. Tämän toteuttamista pohditaan sähköisten työpöytien kehittämisprojektissa vuoden 2015 aikana.

Miten pilvipalvelut synkronoituvat käyttäjän käyttämiin päätelaitteisiin?

Google Driveen tallennetuista dokumenteista on mahdollista pitää synkronoitua kopiota omassa päätelaitteessa. Mobiililaitteiden sovellukset löytyvät laitteen sovelluskaupasta. Työasemiin on asennettava synkronointiohjelmisto, johon löytyy linkit GoogleDirven sisältä.

Käyttöoikeuksien hallinta

Miten dokumenttien ja kansioiden käyttäjäoikeuksia hallitaan?

• Käyttäjä hallinnoi itse kansioiden ja dokumenttien käyttöoikeuksia Jaa-toiminnolla.

Miten opettajat voivat ylläpitää pilvessä yhteistä opetusmateriaalia (vrt. U-levy käyttö nykyisin)?

• Google Apps for Educationin käyttäjät voivat jakaa minkä tahansa alun perin suljetuksi määrittämänsä sisällön kenen tahansa muun kanssa. Sisällön voi jakaa kahdella tavalla:

• Ilmoittamalla kollegoille linkki, jonka takana aineisto on ja määrittämällä, mitä oikeuksia (luku/muokkaus) linkin tietävillä on aineistoon

• Liittämällä kollegoiden Metropolia-tunnukset aineistoon ja antamalla näille tarvittavat oikeudet (luku/muokkaus)

SAA JULKAISTA: Miten kansioita, tiedostoja jaetaan, muokataan sisältöä yhdessä, yhteisrakennetaan ja yhteiskirjoitetaan  (esimerkiksi ryhmätyöt)?

• Katso edellisen kysymyksen vastaus.

SAA JULKAISTA: Voiko pilvipalvelun avulla rakentaa avoimia tai suljettuja verkkosivuja (vrt. users-public sivut)?

• Google Apps for Educationin palveluissa voi määrittää dokumentin näkyvyyden. Esimerkiksi Google Docsissa voi valita näkyvyyden seuraavista vaihtoehdoista:

• Kaikille verkon käyttäjille avoin

• Avoin niille, jotka tietävät sivulle johtavan linkin

• Avoin vain niille, joiden Google-tunnukset on liitetty sivulle

Voiko yhtä pilvessä olevaa tiedostoa jakaa useammalle opintojaksototeutukselle esimerkiksi linkin kautta?

• Kyllä voi ja nimenomaan siten, että opintojaksototeutuksille osallistuvat saavat linkin tietoonsa ja linkin tietäville on määritetty halutut oikeudet.

Tietoturva sekä tiedon omistajuus ja tekijänoikeudet

Mitä oikeuksia Google saa pilveen tallennettuihin tiedostoihin, vai jäävätkö kaikki oikeudet tiedostojen tallettajalle?

• Lue kysymyksessä “Mitä sopimusehtoja GAFE-palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?” kerrotut käyttöehdot ja Googlen lupaukset sivulla https://www.google.com/intx/fi/work/apps/education/benefits.html#security 

Ovatko tiedostot pilvessä kryptattuja?

• Eivät ole. Yhteys Googlen palvelimille on salattu.

Oikeudet, käyttäjätunnukset, tekijänoikeudet > hallinnointi?

Aineiston tekijänoikeudet?

• Lue kysymyksessä “Mitä sopimusehtoja GAFE-palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?” kerrotut käyttöehdot ja Googlen lupaukset sivulla https://www.google.com/intx/fi/work/apps/education/benefits.html#security 

Miltä osin Googlen yleiset käyttöehdot jyräävät Gafén käyttöehtojen yli?

• GAFE-käyttäjiä koskee GAFE:n käyttöehdot. GAFE:een on kuitenkin mahdollista liittää myös muita sovelluksia ja niillä on tyypillisesti omat käyttöehdot. Katso kysymys “Mitä sopimusehtoja GAFE-palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?”.

Sovellukset 

Luodaan ao. taulukon mukaisesti sovelluskohtaiset infosivut ja siihen yhteyteen lisätään mm. käyttöehdot, jotka pätevät ko. sovellukseen. PIdetään ajantasainen tieto Metropolialaisten käyttöön tarjottavista sovelluksista GAFE:n infosivulla https://wiki.metropolia.fi/display/tietohallinto/Google+Apps+for+Education .

Käytössä valituille = Käytössä tietylle valitulle käyttäjäjoukolle esimerkiksi pilotointikäytössäTulossa...