Sähköpostin käsittelysäännöt
SÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT
Pohjana yliopistojen U-CIRT-työryhmä / 3.2.2005 LUONNOS
21.2.2008 Versio 0.1 Jukka Veikkolainen
22.2.2008 Versio 0.2 Jukka Veikkolainen, Esa Suominen, Tomi Blomqvist, Mikko Mäkelä
7.3.2008 Versio 0.3 Jukka Veikkolainen
18.3.2007 Versio 0.4, hyväksytty THR-ryhmän kokouksessa
Sisällysluettelo
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Sähköpostiviestin perillemenosta varmistuminen on lähettäjän vastuulla. Sähköisessä asioinnissa lähettäjä voi varmistua viestin perille saapumisesta pyytämällä vastaanottajalta kuittauksen viestin vastaanottamisesta. Sähköisellä asioinnilla tarkoitetaan hallintoasiain sähköistä vireillepanoa ja sen täydentämistä, käsittelyä (ml. ratkaisu) ja päätöksen tiedoksiantoa tai oikeudenkäyntiasiakirjan lähettämistä sähköisenä viestinä yleiselle tuomioistuimelle tai sen määräämälle henkilölle.
Ammattikorkeakoululla on oikeus määrätä, mihin sähköpostia ja tietoverkkoa käytetään, ja käyttöoikeuksia voidaan rajoittaa puhelinsoiton estojen tapaan.
Sähköpostijärjestelmää ei ole tarkoitettu tiedostojen massajakeluun eikä suurten tiedostojen välittämiseen.
Ohjeet ja suositukset sähköpostin käsittelyssä huomioitavista asioista perustuvat voimassaolevaan lainsäädäntöön ja valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän (VAHTI, http://www.vm.fi/vahti
) ohjeisiin sähköpostin käsittelystä.
...
- organisaation sähköpostiviesti on ammattikorkeakoulun tai yksikön organisaatioosoitteeseen organisaatio-osoitteeseen (esim. kirjaamo@metropolia.fi,valinta@metropolia.fi) liittyvä viesti.
- virkasähköpostiviesti työsähköpostiviesti liittyy sekä ammattikorkeakoulun työntekijälle työkäyttöön antamaan henkilökohtaiseen virkasähköpostiosoitteeseen työsähköpostiosoitteeseen (esim. vili.virta@metropolia.fi) että työntekijän työtehtäviin. Opiskelijan esim. ammattikorkeakoulun hallintoelimien tai tutkimustyöryhmien osana toimimiseen liittyvä sähköpostiviesti rinnastetaan virkasähköpostiviestiintyösähköpostiviestiin.
- henkilökohtainen sähköpostiviesti on ammattikorkeakoulun antamaan sähköpostiosoitteeseen (yleensä sama kuin virkasähköpostiosoite työsähköpostiosoite tai opiskelijan sähköpostiosoite) liittyvä henkilökohtainen viesti.
- muu sähköpostiviesti on käyttäjän ammattikorkeakoulun ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen esim. vili.virta@omakaytto.fi tai vili.virta@muuorganisaatio.fi) liittyvä viesti.
VirkaTyö- ja henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet muodostuvat käyttäjän nimestä tai käyttäjätunnuksesta.
...
Ammattikorkeakoululla ja sen yksiköillä tulee virallisten asioiden hoitoa ja palveluiden tarjoamista varten olla organisaatio-osoitteet (esim. kirjaamo@metropolia.fi tai helpdesk@metropolia.fi). Ammattikorkeakoulun palveluita tulee lähestyä ensisijaisesti organisaatio-osoitteiden, eikä yksittäisten työntekijöiden virkasähköpostiosoitteiden työsähköpostiosoitteiden kautta.
2.2 Sähköpostiosoitteiden julkaiseminen
...
Ammattikorkeakoulu julkaisee organisaatio-osoitteet sekä työntekijöidensä virkasähköpostiosoitteettyösähköpostiosoitteet, niiltä osin kuin se on tarpeen palveluiden käytön ja tehtävien hoidon kannalta. Pääsääntöisesti opiskelijan sähköpostiosoitteen julkaiseminen edellyttää opiskelijan suostumuksen. Ammattikorkeakoulu ei julkaise ammattikorkeakoulun ulkopuolisia sähköpostiosoitteita.
...
Organisaatiosähköpostin välittäminen tai automaattinen ohjaaminen ammattikorkeakoulun ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen on kiellettyä tietosuojan ja tiedonhallinnan vuoksi.
Työntekijän lähettämästä ammattikorkeakoulun vastauksesta tulee ilmetä, että se on lähetetty vastauksena organisaatio-osoitteeseen tulleeseen viestiin. Vastauksessa on myös korostettava tai asetettava paluuosoite siten, että yhteydenotot jatkossakin tapahtuvat organisaatio-osoitteeseen.
...
Organisaation sähköpostiviestejä käsitellään lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslain, 621/1999) edellyttämällä tavalla. Julkisuuslaissa säädetään muun muassa, mikä on viranomaisen asiakirja, mitkä ovat salassa pidettävät tiedot ja milloin on oikeus saada tieto asiakirjasta.
2.4
...
Työsähköpostiviestien käsittely
Virkasähköpostin Työsähköpostin välittäminen tai automaattinen ohjaaminen ammattikorkeakoulun ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen on kielletty tietosuojan ja tiedonhallinnan vuoksi.
Ammattikorkeakoulu kohtelee virkasähköpostiosoitteella työsähköpostiosoitteella toimitettua viestiä pääsääntöisesti vastaanottajalle osoitettuna henkilökohtaisena viestinä, koska vastaanottaja ei voi estää henkilökohtaisten viestien saapumista.
Työnantajan oikeudesta hakea esille tai avata työntekijälle lähetettyjä tai tämän lähettämiä sähköpostiviestejä (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 13.8.2004/759) säädetään tarkemmin luvussa 4.3.
Työntekijän lähettämästä virkasähköpostiviestistä työsähköpostiviestistä tulee ilmetä, että sen lähettäjä on viranomainenviranomaiselle annettua päätösvaltaa käyttävä, ei yksittäinen työntekijä, esim. liittämällä allekirjoitukseen asema ja yksikön nimi. Mikäli kysymyksessä on hakemus tms. viranomaistoimenpiteitä edellyttävä toimenpide, tulee paluuosoite asettaa siten tai muistuttaa asiakasta siitä, että jatkoyhteydet hoidetaan organisaatio-osoitteen kautta.
Tarvittaessa sähköpostiviestiin voidaan lisätä luottamuksellisuutta osoittava lopputeksti.
Työsähköpostiviestejä Virkasähköpostiviestejä käsitellään lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslain,621/1999) edellyttämällä tavalla. Julkisuuslaissa säädetään muun muassa mikä on viranomaisen asiakirja, mitkä ovat salassa pidettävät tiedot ja milloin on oikeus saada tieto asiakirjasta.
...
Työntekijän henkilökohtaiset viestit tulee erottaa selvästi ammattikorkeakoululle kuuluvista viesteistä. Työntekijän tulee siirtää virkasähköpostiosoitteeseensa työsähköpostiosoitteeseensa tulevat henkilökohtaiset viestit välittömästi omiin kansioihinsa, joiden nimestä yksityisyys on nähtävissä (private, yksityisasiat tms.). Tämä koskee sekä saapuvia että lähteviä viestejä.
...
Opiskelijan opiskeluun ja muuhun ammattikorkeakouluyhteisön osana toimimiseen ei pidä käyttää ammattikorkeakoulun ulkopuolista sähköpostiosoitetta. Ammattikorkeakoulu voi edellyttää ammattikorkeakoulun sähköpostiosoitteen käyttöä sähköpostin avulla tapahtuvassa asioinnissa.
Ammattikorkeakoulun ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen liittyvillä käyttäjätunnuksilla ei saa käyttää samoja salasanoja kuin ammattikorkeakoulun tarjoamilla käyttäjätunnuksilla.
...
Ammattikorkeakoulun ei tarvitse tiedottaa yksittäisen roskapostiviestin suodattamisesta tai tuhoamisesta viestinnän osapuolille tai palauttaa tuhottua viestiä lähettäjälle. Suodatuksessa käytetyistä metodeista ammattikorkeakoulu tiedottaa Sähköpostin suodatusohjeessa.
Roskapostiin ei pidä vastata, koska näin vain lisätään roskapostin saapumista. Vastaamalla osoittaa sähköpostiosoitteensa toimivaksi, ja se lisätään roskapostittajien osoitelistoille.
Käyttäjä voi ilmoittaa häiritsevästä roskapostista käyttäjätukeen. Käytännössä ylläpito voi pyrkiä puuttumaan vain Suomesta lähetettyihin viesteihin.
...
Automaattisten vastausten käyttöä ei suositella. Jos automaattivastaus kuitenkin katsotaan välttämättömäksi (esimerkiksi työntekijöiden pitkät lomat tai virkavapaudet työvapaudet tai palvelussuhteen päättyminen), tulee siinä kehottaa lähettäjää ottamaan yhteyttä ensisijaisesti sopivaan organisaatioosoitteeseenorganisaatio-osoitteeseen.
4.2 Palvelussuhteen tai opiskeluoikeuden päättyminen
...
Ammattikorkeakoululla on oikeus lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004, 18-20§) asettamissa rajoissa saada käyttöönsä ammattikorkeakoululle kuuluvat, sen toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät viestit työntekijän ollessa estyneenä. Työntekijälle virkasähköpostiosoitteella työsähköpostiosoitteella lähetettyjen tai tämän lähettämien viestien sekä selville saaminen että niiden avaaminen perustuu ensisijaisesti työntekijän suostumukseen sekä siihen että työntekijän luottamukselliset henkilökohtaiset viestit ovat erotettavissa ammattikorkeakoululle selvästi kuuluvista viesteistä. (viestien erottelusta ks. luku 2.5).
Mikäli työntekijä ei ole antanut toiselle työnantajan hyväksymälle henkilölle suostumusta, että tämä saa etsiä ja avata työntekijän poissa ollessa tämän sähköpostiviesteistä työnantajalle kuuluvat viestit, tai vakavan sairauden takia häneltä ei voida suostumusta saada, voi rehtori määrätä henkilön esimiehen postipalvelimen pääkäyttäjän avulla selvittämään ja avaamaan työntekijän poissa ollessa yllä määritellyt virkasähköpostiviestittyösähköpostiviestit. Viestien etsinnän ja avaamisen syy, siihen osalliset ja ajankohta sekä kenelle avatusta viestistä on annettu tieto, on kirjattava ja ilmoitettava ilman aiheetonta viivytystä työntekijälle.
...
Käytettävien salausohjelmien tulee organisaatio- ja virkasähköpostiviestien työsähköpostiviestien osalta olla ammattikorkeakoulun hyväksymiä ja käyttöönottamia.
Sähköpostilla vastaanotetun asiakirjan oikeellisuus ja aitous on tarvittaessa varmistettava.
Jos virkasähköposti työsähköposti on salattu siten, että vain vastaanottaja voi avata sen, se on avattava välittömästi siirron jälkeen. Tarvittaessa se voidaan salata uudestaan siten, että se on muidenkin asian käsittelijöiden avattavissa. Velvollisuus ei koske haittaohjelmia sisältäviä viestejä eikä roskapostia.
...
Näiden sääntöjen valvonnasta vastaavat ammattikorkeakoulun tietohallintopalvelut, sähköpostipalvelinten pääkäyttäjät sekä työnjohdollisesti esimiehet. Sääntörikkomusten käsittely tapahtuu Tietotekniikkarikkomusten seuraamuskäytännön mukaisesti. Sääntöjä päivitetään tarvittaessa tai yliopistojen yhteisen sääntösuosituksen muuttuessa. Päivitystarvetta seuraa tietohallintojohtaja tai hänen nimeämänsä henkilö esimerkiksi tietoturvapäällikkö.