...
4. Varaa tapahtumalle sopivat tilat tilanvarausjärjestelmästä. Lisätietoja tilojen ominaisuuksista saat kunkin toimipisteen vahtimestarilta. Tietohallinnon sivustolla on myös tiedot atk- ja teorialuokkien teknisestä varustelusta sekä asennetuista ohjelmista: Tilat laitteineenvarusteineen ja ohjelmistoineen.
- Jos tarvitaan äänentoistoa, suositellaan ensisijaisesti käytettäväksi auditoriota tai muuta tilaa, jossa on valmiina av-laitteisto. Jos tarvitaan tietokonetta tai dataprojektoria, suositellaan ensisijaisesti käytettäväksi tilaa, jossa ne ovat valmiina. Liikuntasaliin tms. em. laitteiston järjestäminen vaatii vahtimestareilta ja helpdeskiltä erityisjärjestelyjä. Siksi niitä suositellaan käytettäväksi vain silloin, kun ei ole mitään muuta mahdollisuutta.
...
- Avusta vierailijaa langattomaan verkkoon liittymisestä ohjeen mukaan: WLAN-verkko metropolia-guest
- Yleensä tilaisuudet sujuvat sujuvat hyvin, kun edellä mainituista toimenpiteistä on huolehdittu ja auditorion käyttöön on perehdytty riittävästi ennen tapahtumaa. Helpdesk voi mahdollisuuksien mukaan päivystää tilaisuuksien aikana, tästä on kuitenkin sovittava paikallisen helpdeskin kanssa ajoissa. Päivystys kannattaa pyytää erityisen kriittisiä tai poikkeuksellista esitystekniikkaa hyödyntäviä tapahtumia varten. Päivystys tarkoittaa sitä, että tukihenkilö on tavoitettavissa vaivattomasti. Päivystys ei tarkoita sitä, että tukihenkilö jää paikan päälle tilaisuuden ajaksi auttamaan esimerkiksi puheenvuorojen jakamisessa tai esityskalvojen vaihtamisessa. Mikäli kyseessä on normaalin työajan ulkopuolella oleva tapahtuma, pitää siitä sopia erikseen laskutusta varten.
- Myös vahtimestarit antavat pienimuotoista opastusta auditoriolaitteistojen käytössä tilaisuuden aikana ja vaihtavat tarvittaessa paristot langattomaan mikrofoniin.
Event organizer's checklist