1 Johdanto
Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä TAMK-Metropolian Perusrekisteri- projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja ‑kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan tiedon kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen. Perusrekisteriprojekti on sidoksissa PAKKI-projektiin, joten kohdassa 4 on sen vuoksi määritelty otsikointi yhteistiedotteille.
2 Projektin osapuolet
Projektin osapuolet jaetaan viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:
- Projektin ohjausryhmä
- Projektiryhmän jäsenet
- Projektin asiantuntijaryhmien jäsenet
- Ulkopuoliset henkilöt (esim. sidosryhmät)
Tehtävä | Vastuuhlö | Koollekutsuja | Pvm | Klo | Osallistujat | Tapa |
Ohjausryhmän kokous | Mika Lavikainen | Mika Lavikainen | 8.12.2014 11.3.2015 27.5.2015 | 13–15 13–15 13–15 | Ohjausryhmän jäsenet, projektipäälliköt | Videoneuvottelu |
Projektipäällikkökokous | Mika Lavikainen | Mika Lavikainen | Pidetään tarvittaessa |
| Virve Peltoniemi, Mika Lavikainen (ja Lauri Stigell) | Lync tai puhelimitse |
Yhdistetty projektipäällikkö- ja projektiryhmäkokous | Mika Lavikainen | Lauri Stigell | Joka viikon perjantai | 13–14 | Projektipäälliköt, projektikoordinaattorit, asiantuntijaryhmien vetäjät + varavetäjät, kaksi asiantuntijajäsentä (HAMK ja Laurea) | Lync |
Projektin asiantuntijaryhmien kokoukset | Asiantuntijaryhmien vetäjät | Asiantuntijaryhmien vetäjät | Asiantuntijaryhmien vetäjät ilmoittavat | Asiantuntijaryhmien vetäjät ilmoittavat | Asiantuntijaryhmät | Lync |
Sprintin esisuunnittelu- ja aloituskokoukset | Lauri Stigell | Lauri Stigell | Parillisen viikon ma | 10.00 ja 13.45. Kello 10.00 käsitellään työlistalle roadmapin perusteella tulevat työtehtävät ja klo 13.45 käydään läpi lopullinen suunnitelma alkavasta sprintistä. | Suunnittelijat, projektiryhmä, projektipäälliköt, projektikoordinaattorit. | Lync, Eduixin jira |
Sprintin päätöskokous | Lauri Stigell | Lauri Stigell | Parittoman viikon pe | 10.30–12.00 | Suunnittelijat, projektipäälliköt, projektikoordinaattorit. | Lync, Eduixin jira |
Intra-tiedote | Arja Hautala |
| 7.11.2014, 9.1.2015, 13.3.2015, 29.4.2015, 29.5.2015 | 15.00 mennessä | Yhteinen tiedote molemmissa korkeakouluissa | Intra |
Viikkotiedote | Lauri Stigell |
|
|
| Projektiryhmä, ohjausryhmä: Kivinen ja Orama | Sposti, wiki |
Taulukko 1
3 Yleiset viestintäkanavat
PP‑projektilla on käytettävissään viestintää varten: Intra, Lync, videoneuvottelu, sähköposti ja wiki-sivustot.
4 Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit
Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä ja projektiin liittyvissä esityksissä käytetään korkeakoulujen omia asiakirjapohjia. Korkeakoulujen sisäisessä tiedottamisessa käytetään koulun omia asiakirjapohjia. Perusrekisteriprojektiin liittyvissä sähköposteissa käytetään otsikointia 1, Perusrekisteri ja Pakki – projekteihin otsikointia 2.
- Perusrekisteri: xxxxx, esim. Perusrekisteri: Ohjausryhmän kokous
- Perusrekisteri ja Pakki: xxx
- Pakki: xxx
5 Sisäinen viestintä
Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan tässä viestintää projektiryhmän ja asiantuntijaryhmien sisällä. Sen tavoitteena on välittää projektiin liittyvää informaatiota kaikille ryhmien jäsenille. Sisäinen viestintä toimii kaiken ulkoisen viestinnän perustana.
Ohjausryhmä
Projektin ohjausryhmän kokoukset pidetään ohjausryhmässä sovitun aikataulun mukaisesti videoneuvotteluna (taulukko 1).
Projektipäälliköt
Projektipäällikkökokous kokoontuu perjantaisin viikkopalaveriin, jossa käsitellään: kehityksen tilannekatsaus, projektien liittymäpinnat ja muut ajankohtaiset asiat. Projektipäällikkökokoukseen kutsuttuja ovat myös asiantuntijaryhmien vetäjät ja TAMKin projektikoordinaattorit.
Sprintin esisuunnittelu- ja aloituskokoukset pidetään joka parillisen viikon maanantai. Sprintin päätöskokoukset pidetään joka parittoman viikon perjantai. Toimittajan projektipäällikkö valmistelee ja vetää sprintin esisuunnittelu-, aloitus- ja päätöskokoukset sekä projektipäällikkökokoukset.
Projektiryhmä
Ohjelman toimittajan projektipäällikkö lähettää viikkoraportin sähköpostitse projektiryhmälle. Sprintin esisuunnittelu- ja aloituskokouksiin voi osallistua myös projektiryhmä ja asiantuntijaryhmien vetäjät sekä varavetäjät.
Asiantuntijaryhmien vetäjät
Projektipäällikkökokoukseen kutsuttuja ovat myös asiantuntijaryhmien vetäjät. Projektipäälliköt pitävät viikkopalaverin Lync-kokouksena perjantaisin.
Kaikki projektiin liittyvä dokumentaatio säilytetään Metropolian wikissä, jota asiantuntijaryhmien tulee aktiivisesti seurata. TAMKissa on käytössä oma wikitila sisäiseen projektinhallintaan. Projektin pääprojektipäällikkö tiedottaa kaikista merkittävistä tapahtumista ryhmän jäsenille sähköpostitse.
Sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän tukena käytettävät välineet:
- wiki.metropolia.fi, johon sisällytetään kaikki projektin julkinen materiaali
- videoneuvottelu, Lync-neuvottelu, AC-neuvottelu
- sähköposti
- skype ja puhelin
6 Viestintä ohjausryhmän kanssa
Projektiryhmän ja ohjausryhmän välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä. Keskeisimmät viestintäkanavat ovat sähköposti, Metropolian wiki, ohjausryhmän kokoukset videoneuvotteluna ja ohjelmatoimittajan projektipäällikön sähköpostitse toimittama viikkoraportti. Viikkoraportit löytyvät myös Metropolian wikistä.
Pääprojektipäällikkö valmistelee ohjausryhmäpalaverien esityslistat ja varahenkilö kirjoittaa ohjausryhmäpalaverien muistiot.
7 Viestintä ulkopuolisten kanssa
Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään wiki.metropolia.fi -sivustoa ja sähköpostia.
8 Viestinnän seuranta ja arviointi
Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana jatkuvasti ja erityisesti viikko- ja ohjausryhmän kokouksissa. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan välittömästi ja viestintäsuunnitelmaa muutetaan tarpeen niin vaatiessa.
Versiohistoria
Versio | Päivä | Tekijä | Kuvaus |
0.1 | 14.10.2014 | Virve Peltoniemi | 0.1 versio |
1.0 | 28.10.2014 | Virve Peltoniemi | 1.0 Versio (muutokset Mika Lavikaisen esityksen pohjalta) |