Löydät ohjeen kokonaisuudessaan tästä linkistä (edellyttää kirjautumista Metropolian henkilökunnan käyttäjätunnuksella). Alempaa löydät tiivistelmän ohjeen sisällöstä. 

Tarkoitus ja soveltaminen

Metropolian digitaaliset laitteet, järjestelmät ja palvelut on tarkoitettu ensisijaisesti työtehtävien suorittamiseen. Satunnainen, rajallinen henkilökohtainen käyttö on sallittua, kunhan se ei häiritse työvelvoitteita tai vaaranna tietoturvaa. Ohjeistus koskee kaikkia työntekijöitä ja soveltuvin osin myös sopimuskumppaneita ja muita henkilöitä, joilla on pääsy Metropolian digitaalisiin palveluihin.

Yleiset periaatteet

• Laitteet ja järjestelmät on tarkoitettu työtehtävien hoitamiseen.
• Ohje määrittelee Metropolian tietoturvakäytänteiden pääpiirteet koskien Digitaalisten työvälineiden käyttöä Metropoliassa.  

Laitteiden ja sovellusten käyttö

• Käytä Metropolian omistamia tietokoneita, työpuhelimia ja muita laitteita vain työasioihin.
• Satunnainen henkilökohtainen käyttö, kuten verkkoselaaminen tai yksityissähköpostin tarkistaminen, on sallittua, jos se on harvinaista eikä vaaranna tietoturvaa.
• Metropolian ohjelmistoja tai lisenssejä ei saa käyttää henkilökohtaisiin tarkoituksiin.
• Kaikkia organisaation sovelluksia (esim. sähköpostia) tulee ensisijaisesti käyttää työasioihin.

Tiedostojen tallennus ja tiedon elinkaari

• Työhön liittyvät tiedot tulee tallentaa vain Metropolian tarjoamille hyväksytyille tallennusvälineille tai -palveluihin.
• Henkilökohtaisten tiedostojen tallennus Metropolian järjestelmiin on kiellettyä.
• Tärkeät tiedot on varmuuskopioitava IT-ohjeiden mukaisesti

Tietoturvaohjeet

• Varo käyttäjämanipulointia ja tietojenkalastelua.
• Älä liitä tuntemattomia laitteita Metropolian laitteisiin.
• Käytä vahvoja ja yksilöllisiä salasanoja, äläkä koskaan käytä Metropolian salasanaa ulkopuolisissa palveluissa.
• Pidä riittävästi taukoja ja suorita pakolliset tietosuoja- ja tietoturvakoulutukset.

Poikkeamailmoitukset

• Tietosuoja- ja vakavat tietoturvapoikkeamat tulee ilmoittaa tietohallinnolle Metropolian palvelupyyntöjärjestelmässä tai kiireellisissä tapauksissa puhelimitse Helpdeskille.
• Kaikki epätavalliset tapahtumat, laitteiden katoamiset tai tekniset ongelmat tulee myös ilmoittaa viipymättä tietohallinnolle, esimerkiksi tekemällä palvelupyyntö Helpdeskille.

Etätyön tietoturva

• Noudata etätyössä, erityisesti ulkomailla, annettuja erityisohjeita, kuten VPN-yhteyden hyödyntämistä ja äläkä työskentele suojaamattomassa verkossa.
• Huolehdi kotitoimistosi turvallisuudesta sekä käsittele luottamuksellista materiaalia asianmukaisesti, esimerkiksi säilyttämällä ja tuhoamalla luottamuksellinen aineisto tietoturvallisesti.

Työsuhteen päättyminen ja työtehtävien muutos

• Käyttäjätunnukset suljetaan työsuhteen päättyessä.
• Pääsyoikeudet päivitetään heti työtehtävien muuttuessa.
• Esihenkilöt noudattavat erillistä prosessiohjettaan, joka koskee työsuhteen päättymistä. Kyseinen prosessi sisältää muiden toimien ohella yksityiskohtaisia tietoturvatoimia, jotka Esihenkilön on yhdessä Työntekijän kanssa suoritettava työsuhteen päättyessä. Prosessin avulla varmistetaan muun muassa toiminnan kannalta tarpeellisen tiedon säilyminen organisaation hallussa, käyttöoikeuksien päättyminen sekä huomioidaan sisäpiirin riskitekijät.

Ohjeiden noudattaminen ja seuraamukset

• Ohjeiden laiminlyönti voi johtaa Metropolian asettamiin ja/tai lainsäädännön mukaisiin seuraamuksiin.

• Esihenkilöiden vastuulla on huolehtia, että henkilöstö tuntee ja noudattaa näitä digitaalisten työvälineiden käyttöä ohjaavia IT-, tietosuoja ja tietoturvaohjeita.

The summary in English Use of Digital Tools in Employment at Metropolia