Johdanto:

Tämä tiedote sisältää ohjeet Metropolian henkilöstölle IT-hankintoihin liittyen. Kaikki tietotekniset hankinnat tulee tehdä tietohallinnon kautta, jotta varmistetaan kustannustehokkuus, sopimusten noudattaminen ja yhtenäiset ratkaisut.

Hankintaprosessi:

1. Hankintapyyntö: Täytä tuotekohtainen lomake  hankintalomakkeella.. 
2. Tietohallinnon käsittely: Tietohallinto käsittelee pyynnön ja tekee tilauksen sopimustoimittajalta.
3. Laskun hyväksyminen: Vain henkilöllä, jolla on kustannuspaikan hankintavaltuudet, on oikeus hyväksyä lasku.

Yleissäännöt: 

• Tietohallinto rajaa käytettävän laitemalliston normaaliin työkäyttöön soveltuvaksi.
• Kaikki vakioidut tuotteet (kannettavat, pöytäkoneet, näytöt ja matkapuhelimet) hankitaan tietohallinnon kautta.
• Elinkaaret: Kannettavat 4 vuotta, matkapuhelimet 3 tai 4 vuotta, työasemat 5 vuotta ja tabletit 3 vuotta.
• Kustannukset: Kaikista vakioitujen työvälineiden ylittävistä kustannuksista vastaa käyttäjän kustannuspaikka.
• Hankintarajat: Ylittävät hankinnat tulee hyväksyttää kustannuspaikan budjetointivastaavalla.
• Kaikki tietotekniset hankinnat: Tietohallinnon kautta.
• Sopimukset: Noudattaminen on pakollista. Sopimusrikkomukset voivat johtaa oikeustoimiin.
• Vaihtoehtoiset toimittajat: Neuvottele asiasta tietohallinnon hankintatiimin kanssa.

Työvälineet:

• Uusi: Toistaiseksi voimassaoleva työsopimus, osa-aikainen opettaja (väh. 760 tuntia/lukukausi, tai vähintään keskimäärin 19 tuntia viikossa) tai määräaikainen yli 6 kk sopimus.
• Käytetty: Määräaikainen alle 6 kk sopimus tai tuntiopettaja (alle 760 tuntia/lukukausi tai keskimäärin alle 19 tuntia viikossa) perustellusta syystä.
• Etätyövälineet: Tietohallintopalvelut ei kustanna työvälineitä etätyöhön. 
• Rajoitukset: Käyttäjällä ei voi olla kahta työvälinettä, rajoitus koskee myös projekti- ja hankehankintoja. 
• Korvaaminen:
  • Käyttäjän tulosalue vastaa korvaamisen kustannuksista, jos laite korvataan ennen elinkaaren päättymistä.
  • Käyttäjä vastaa jäännösarvon korvaamisesta. Esimies voi kuitenkin päättää laitteen korvaamisesta, ja päätöksessä otetaan huomioon ns. huolimattomuusaspekti.
    • Huolimattomuus eli tuottamus tarkoittaa vahinkojen välttämiseksi vaadittavan huolellisuuden laiminlyöntiä toiminnassa, jossa henkilöllä on velvollisuus estää vahinkojen syntyminen.

Vakioidut työvälineet

• Kannettava tietokone: 14" / 13" + laukku tai reppu. Elinkaari on neljä (4) vuotta.
• Matkapuhelin: Android –puhelin / työliittymä tai luontoisetuliittymä + suojalasi ja suojakotelo riippuen liittymätasosta. Elinkaari on kolme (3) vuotta. 
• Työasema: Elinkaari on 60 kk.

Projekti-, laina- ja väliaikaiset laitteet

• Lyhytaikainen lainatarve: Helpdesk vastaa, eikä erillisiä lainalaitteita hankita.
• Projektilaitteet: Projektin kuvaus ja kesto tulee antaa. Projektin päätyttyä laitteet palautetaan Helpdeskin laitepooliin. 

Keskitetyt hankinnat:

Tietohallinto vastaa seuraavien laitteiden ja palvelujen hankinnoista:

• Kannettavat 
• Puhelimet 
• Kuulokkeet 
• Tabletit 
• Projektilaitteet 
• AV-laitteet 
• Ohjelmistot 
• Matkapuhelimet ja liittymät

Yhteenveto:

• Noudattamalla näitä ohjeita varmistetaan, että IT-hankinnat tehdään kustannustehokkaasti ja että henkilöstöllä on käytössään tarvittavat työvälineet. 
• Johtoryhmälle raportoidaan 1-2 kertaa vuodessa poikkeamat ja hankintarajan ylittävät hankinnat. 
• Ohjeiden vastaiset hankinnat johtavat 3 kk hankinta- ja hyväksymiskieltoon.

Purchasing