Toimet ennen tapahtumaa

WWW-pääsivusto
Tapahtuman verkkotiedotuken aluki laaditaan tilaisuuden WWW-pääsivusto.
Sivulla tulee olla seuraavat elementit:

• tiedot ja kuvaus tapahtumasta (ohjelma, aikataulu)
• tapahtumapaikan osoite ja linkki karttaan
• linkki sähköiseen ilmoittautumislomakkeeseen
• "Share"/"Jaa" -nappula
• "Remind me"/"Muistuta" -nappula

Sisäänheittosivut yhteisöpalveluihin
Sosiaalisen median perusidea on se, että ihmiset jakavat verkon avulla tietoa keskenään. Niinpä seuraavaksi on suunniteltava verkon eri yhteisösivuille sisäänheittosivut. Niiden avulla yhteisöpalvelujen käyttäjät pääsevät jakamaan helpolla tavalla pääsivuston tai sisäänheittosivun linkkiä, jolloin tieto tapahtumassa leviää viidakkorummun tavoin (viraaliefekti).

Sisäänheittosivu kannattaa tehdä ainakin laajemmin käytettyihin verkon yhteisöpalveluihin kuten Facebook, X tai LinkedIn. 

Sosiaalinen ilmoittautuminen
Tapahtuman ilmoittautumissivulle on mahdollista asentaa sovellus, joka levittää ilmoittautumisesta osallistujan verkkoyhteisöihin. Tällaista palvelua tarjoaa mm. X. Kun henkilö ilmoittautuu tapahtumaan, lähtee henkilön Twitter-tilin seuraajille (followers) siitä tieto.

Toinen vaihtoehto on käyttää verkon valmiita tapahtumasivustopalveluja, joista kehittyneimmät lähettävät ilmoittautumisesta tiedon verkkoyhteisöihin ja mikrobloggausalustoihin, toteuttavat erilaisia sähköpostikampanjoita ja hoitavat pääsylippujen myynnin verkossa. 

Videot (audiot)
Mikäli resurssit antavat myöden voi tapahtumasta tehdä myös viraalivideon YouTubeen. Jos kyse on konferenssista, voidaan puhujilta pyytää etukäteen 1-2 minuuttiin tiivistetty video tai audio omasta puheenvuorosta, joka toimii ennakkomainoksena. Tiedoston voi ladata Youtubeen, minkä jälkeen sen voi upottaa (embed) tapahtuman pääsivulle ja  sisäänheittosivulle. 

Yleisesti ottaen video on tehokas tapahtumamarkkinoinnin väline, koska sen avulla yleisö saa konkreettisen käsityksen siitä, mistä on kyse.

Taustakanava
Jo ennen tapahtumaa kannattaa yleisön käyttöön perustaa Twitteriin taustakanava (back channel) ja ilmoittaa osallistujille tapahtuman hashtag eli aihetunniste, joka yhdistää osallistujien mikroblogimerkinnät. Opas: Miten Twitteria käytetään taustakanavana.

Taustakanava on leivottu sisään moderneihin videokonferenssiohjelmiin kuten Zoom, Teams tai Google Meet.  

Toimet tapahtuman aikana

Taustakanava tapahtuman aikana
Sosiaalista mediaa hyödyntävissä tapahtumissa käytetään reaaliaikaista taustakanavaa, jonka avulla yleisö voi esimerkiksi kommentoida esityksiä tai esittää puhujille lisäkysymyksiä.  Taustakanavan avulla tilaisuuteen voivat osallistua jossakin määrin myös ne, jotka eivät ole fyysisesti läsnä. Back channel voi myös markkinoida tapahtumaa potentiaalisille uusille osallistujille.

Taustakanavan hyödyllisyydestä esiintyy erilaisia näkemyksiä. Jotkut pitävät reaaliaikaista vuorovaikutusta tervetulleena lisänä, kun taas toiset valittavat sitä, että puhujien sanoma menee mikrobloggaukseen keskittyvältä yleisöltä ohi. Yksi vaihtoehto on sulkea taustakanava esityksen ajaksi ja avata se ohjelmanumeron jälkeen.

Videot, audiot ja kuvat
Tapahtuman voi kuvata videolle ja striimata nettiin esiintyjien suostumuksella. Silloin tilaisuus avautuu myös niille, jotka eivät pysty olemaan fyysisesti läsnä. 

Valokuvia kannattaa ottaa jo tapahtuman aikana ja lähettää niitä kuvissa esiintyvien suostumuksella tilaisuuden pääsivulle sekä verkon yhteisöpalveluihin. 

Toimet tapahtuman jälkeen

Videot ja audiot
Tapahtuman videot, audiot ja kuvat julkaistaan WWW-pääsivulla tilaisuuden jälkeen. Yleensä videot kannattaa linkittää ohjelman tai aikataulun yhteyteen (esimerkki). Videoista voi tehdä myös koosteita, joita voi julkaista sisäänheittosivuilla. Videoilla on tapahtuman jälkeen kaksi päätarkoitusta:

1. Niiden avulla voi kerrata tilaisuuden antia. Tapahtumasta pois jääneet voivat myös tutustua ohjelmaan.
2. Ne markkinoivat tapahtuman seuraavaa versiota tai muita samantapaisia tilaisuuksia.

Jälkihoito
Prosessin lopuksi lähetetään osallistujille kiitokset sekä osoite, jossa he voivat täyttää palautekupongin.

Tapahtuman pääsivulle ja verkon yhteisöpalveluihin lähetetään tapahtumaraportti sekä loput videot, audiot ja kuvat kiitosten kera.

Kommentoi

Oletko soveltanut näitä välineita ja menetelmiä tapahtumatiedotuksessa? Ovatko kokemuksesi hyviä vai huonoja? Kommentoi Add comment -linkin kautta (sivun oikea alakulma).

Kirjallisuutta

Hermiö, Merimaa, Wallin, Wegmüller, Åman Kyyrö, Hankeviestinnän käsikirja (FI, 2021)