Liitä yksikköön kustannuspaikkoja - yksikkö-näkymässä "kustannuspaikkojen tehtävät" ja vuosisuunnittelu-näkymän toiminnossa "Bujdetti-Excel" näet tehtävät, tehtävien tunnit ja arvion kustannuksista jotka liittyvät yksikköön. |
Voit tehdä välilehdellä seuraavat toiminnot
Voit valita jokaiseen hakukenttään 1 - n hakuelementtiä tai etsiä vain hakukohteita, joilta tieto puuttuu.
Hakutuloksissa näkyvät...
Haun logiikkaa selvitetään myös tässä kuvassa:
Yksikköön liittyy kustannustunnisteita: kustannuspaikkoja, toimintoja, sisäisiä tilausnumeroita, projektinumeroita. Yksikön kustannustunnisteile kohdennetaan vuosisuunnittelussa kustannuksia ja tehtäviä. Yksikön ja kustannustunnisteiden liitos tehdään yksikön kustannuspaikat-näkymässä.
Kuva 1 Yksikön kustannustunnisteet
Kustannustunnisteiden tallennus vaikuttaa kahdessa kohdin Pepin käyttöön: ensinnäkin miten kustannustunnisteita raportoidaan yksikkönäkymässä kohdassa Kustannuspaikkojen tehtävät ja toiseksi miten tietoja luetaan vuosisuunnittelu-näkymän budjetti-Exceliin.
Kustannustunnisteiden luominen, muokkaus ja poisto sekä kustannustunnisteiden linkittäminen liittyvät muihin korkeakoulun prosesseihin ja toimintatapoihin. Teknisesti yksi kustannustunniste voi olla 0...n yksikössä. Millä periaatteella kustannustunnisteita ylläpidetään ja linkitetään yksiköihin on määriteltävä ennen järjestelmän käyttöönottoa.
Toimintatapojen määrittelyä ei saa jättää tekemättä, koska käyttötavat vaikuttavat merkittävästi siihen miten tehtävien tuntien ja eurojen kohdentumista näytetään käyttöliittymissä ja raporteissa! |
Kuvassa 1 näkyvät toiminnot Lisää... ja Linkitä.... Korkeakoulun prosesseista ja toimintatavoista voi seurata että esimerkiksi toimintoa Lisää.. ei näytetä suunnittelijan työpöydällä.
Kustannuspaikkoja voi lisätä ja linkittää yksikköön. Kustannuspaikan lisääminen tarkoittaa että luodaan täysin uusi kustannuspaikka ja linkitetään se samanaikaisesti yksikköön jossa kustannuspaikka tallennetaan. Kustannuspaikan linkittäminen tarkoittaa että pääkäyttäjävalikossa on tallennettu kustannuspaikkoja ja tallennettu kustannuspaikka halutaan liittää tähän yksikköön.
Kustannuspaikka voi elinkaarensa aikana liittyä useisiin organisaatioyksiköihin, mutta suosittelen käyttötapaa jossa kustannuspaikan on liityttävä yhteen ja vain yhteen voimassaolevaan organisaatioyksikköön.
Jos kustannuspaikka voi liittyä samanaikaisesti kahteen tai useampaan (voimassaolevaan) organisaatioyksikköön, kustannuspaikan tehtävät (henkilö, tunnit ja eurot) näytetään kahden yksikön raporteissa (kustannuspaikan tehtävät, budjettiexcel ja vuosisuunnittelun budjettitiedot). Jos näin tekee, niin useiden yksiköiden raporttien rivejä ei voi summata eri raporteista yhteen.
Toimintoja voi lisätä ja linkittää yksikköön. Toiminnon lisääminen tarkoittaa että luodaan täysin uusi toiminto ja linkitetään se samanaikaisesti yksikköön jossa toiminto tallennetaan. Toiminnon linkittäminen tarkoittaa että pääkäyttäjävalikossa on tallennettu toimintoja ja tallennettu toiminto halutaan liittää tähän yksikköön.
Toimintojen liitoksissa ei ole samankaltaista vaatimusta kuin kustannuspaikoilla. Voi olla hyvä jättää toiminnot liittämättä yksiköihin, jos kaikki toiminnot liittyvät kaikkiin yksiköihin.
Projektinumeroita voi lisätä ja linkittää yksikköön. Projektinumeron lisääminen tarkoittaa että luodaan täysin uusi projektinumero ja linkitetään se samanaikaisesti yksikköön jossa projektinumero tallennetaan. Projektinumeron linkittäminen tarkoittaa että pääkäyttäjävalikossa on tallennettu projektinumero ja tallennettu projektinumero halutaan liittää tähän yksikköön.
Projektinumerojen liitoksessa yksikköön syntyy samankaltaisia kysymyksiä kuin kustannuspaikoissa.
Kuvassa 1 yksikköön on liitetty 7 kustannuspaikkaa, ei toimintonumeroita/sisäisiä tilausnumeroita eikä projektinumeroita. Kustannuspaikkojen tehtävät raportoidaan niiltä kustannuspaikoilta, jotka on liitetty ao. yksikköön valitulla aikavälillä. Valittava aikaväli on määriteltävä muodossa "alkupäivämäärä" - "päättymispäivämäärä".
Näkymään tulostuu tehtävärivejä
Kuva 2 Kustannuspaikkojen tehtävät
Kullekin kustannuspaikalle kohdennetut tunnit tulostetaan omaan tauluuunsa. Tehtävärivit eivät ole järjestyksessä ajan, nimen tai päivien mukaisesti.
(Kevään 2014 versiossa taulukkoista oli pudonnut kustannustunniste pois taulukon otsikosta - korjattavana)
"Ketä nämä henkilöt ovat - yksiköön on kohdennettu henkilöitä joista en ole ikinä kuullutkaan?"
Tehtäväriveille tulostuvat henkilöt eivät ole vain yksikön henkilöitä (vaikka joukossa em. henkilöitä onkin) vaan yksikköön kohdennettuja tehtäviä. Kohdennus on tehty kustannustunnistein. Jos henkilöllä (jota et tunne) on tehtävä, johon on tallennettu sinun yksikkösi kustannustunniste, niin henkilö tulee yksikkösi kustannuspaikkojen tehtäville.
"Miten tämä on mahdollista - ei minun yksikkööni saa kohdentaa kustannuksia tietämättäni!"
Kerrot käsityksesi siitä miten prosessin on toimittava. Tietojärjestelmä tarjoaa palveluja prosessille ja määrittelyvaiheessa on haluttu järjestelmän toimivan tällä tavoin - kuka tahansa, suunnittelijan oikeuksin, voi käyttää mitä tahansa henkilöä ja mitä tahansa kustannustunnistetta.
"Miten tällaiseen ratkaisuun on voitu päätyä?"
Ratkaisu on tehty arvioimalla mikä toimintatapa aiheuttaa eniten töitä (kustannuksia). Ajattele tilannetta, jossa kustannustunnisteet, henkilöt ja yksiköt ovat lukittuna. Mieti miten järjestelmän on toimittava jos sinä haluat toisesta kunnasta ja toisesta yksiköstä henkilö omaan yksikköösi töihin.
Valitussa mallissa on lähdetty siitä että yksikön kustannuspaikkojen omistajan on nähtävä reaaliaikaisesti mitä tehtäviä (kustannuksia) hänen budjettiinsa kohdennetaan ja töiden jako on helppoa.
"Minusta tehtävien laskennalliset tunnit eivät täsmää?"
Kerro tarkemmin miksi olet sitä mieltä, niin tarkistetaan.
"Miksi täällä on punainen rivi?"
Toteutuksella voi antaa tehtävän henkilölle oikeuden muokata tehtävän tunteja. Tehtävän tuntien muokkauksessa tehtävän henkilö voi kohdentaa suuremman tuntimäärän tehtävälle kuin esimies on tehtävällä määritellyt. Tällaiset rivit on merkitty punaisella.
"Kumpia tunteja laskenta käyttää tässä tapauksessa - tehtävän henkilön tunteja vai esimiehen tunteja?"
Kaikki laskennat käyttävät aina esimiehen määrittelemiä tunteja - myös kustannuspaikkojen tehtävät.
"Miksi taulukkoa ei saa Exceliin?"
Excel-tulostus on vuosisuunnittelu-näkymässä