Sisällys

Google Workspace for Education on Googlen tuote, entiseltä nimeltään G Suite for Education.

Huom! Tietohallinnon sivuston UKK on eri asia kuin tällä sivulla oleva FAQ, joka keskittyy Google Workspace for Educationiin. 

Käyttötarkoitus ja sovellukset

Ketkä voivat käyttää Google Workspace  -palvelua?

Palvelua voivat käyttää Metropolian opiskelijat ja henkilökunta. Dokumentteja voi jakaa myös ulkopuolisille henkilöille. Metropolian ulkopuolisille käyttäjille, esim. Google Workspace -kurssilaisille voidaan luoda External-tunnus, jolle saa Google Workspace -palvelut käyttöön hyväksymällä Metropolian pilviehdot.

Mikä Google Workspace on ja mitä sovelluksia se tarjoaa?

Google Workspace on kokoelma Googlen (maksuttomia) selainkäyttöisiä palveluja oppilaitoskäyttöön. Näistä oppilaitos voi aktivoida haluamansa palvelut haluamilleen käyttäjille. 

Varsinaisten Google Workspace -palveluiden lisäksi voidaan ottaa käyttöön samoilla tunnuksilla ja samassa palvelukokonaisuudessa tarjottavia palveluita. Niihin kuhunkin pätee omat palvelukohtaiset sopimusehdot. Näitä muita palveluita on tarjolla yli 60 kappaletta. Lisätietoja palveluista Googlen sivulta.

Ks. myös kysymys Mitä Google Workspace -sovelluksia voi käyttää Metropolian tunnuksilla?

Mitä Google Workspace -sovelluksia voi käyttää Metropolian tunnuksilla?

Metropolialaisten käyttöön tarjottavat sovellukset on lueteltu Google Workspace -infosivulla.

Mitä sopimusehtoja Google Workspace -palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?

Google Workspace -palveluiden käyttöönottoon liittyen hyväksytään seuraavat Googlen sopimusehdot:

• Google Workspace for Education palvelun pääsopimus http://www.google.com/apps/intl/en/terms/education_terms_ie.html

• Google Workspaced Data Processing Amendment https://www.google.com/intx/fi/work/apps/terms/dpa_terms.html

• Standard Contractual Clauses https://www.google.com/intx/fi/work/apps/terms/mcc_terms.html

Edellä lueteltujen Google Workspace -sopimusten lisäksi tulee hyväksyttäväksi (muiden kuin Google Workspace -palveluiden osalta) palvelukohtaisia sopimusehtoja, aina kutakin palvelua käyttöön otettaessa.

Paljonko voin tallentaa dokumentteja Google Driveen?

• Google Drivessa kullakin oppilaitoksella on tilaa yhteensä 100 Tt:a. Tämä siis koskee Google Workspace for Educationin niin sanottua Fundamentals-versiota, joka on käytössä Metropoliassa.

Käytön aloittaminen ja lopettaminen

Miten saan palvelun käyttöön?

1. Hyväksy käyttöehdot.

2. Odota 2-4 tuntia (Google-tunnus aktivoituu).

3. Kirjaudu Metropolia-tunnuksella, syötä tunnus muodossa tunnus@metropolia.fi.

Haluan siirtää muulta Google-tunnuksella luotuja jaettuja dokumentteja Metropolian tunnukselle. Miten pitäisi toimia?

• Seuraava toimintatapa on testattu:

1. Jaa vanhalla tunnuksella olevat dokumentit omalle Metropolia-tunnukselle

2. Kirjaudu Metropolian tunnuksella Driveen ja siirry siellä kohtaan "Minulle jaetut".

3. Klikkaa jaettuja tiedostoja (tiedosto kerrallaan) hiiren oikealla ja valitse "Tallenna Driveen" (tai rivin lopussa Drive-kuvake).

4. Mene "Oma Driveen", valitse tallentamasi dokumentit ja siirrä ne haluamaasi kansioon.

5. Tee kopio kaikista tiedostoista (yksitellen) ja uudelleennimeä ne (poista nimen alusta Kopio tiedostosta).

6. Poista ne dokumentit, joiden omistaja on joku muu kuin "minä".

7. Lopuksi jaa dokumentit muille.

• Jos käytössäsi on ollut esim. Windowsin Drive sync ja olet käyttänyt Googlen dokumenttityyppejä, tilanne on kompleksisempi. Silloin kannattaa poistaa tunnusassosiaatio Drive Syncistä. Jos taas jaetut dokumentit ovat olleet pelkästään perinteisiä dokumentteja kuten pdf-dokumentteja, riittää periaatteessa Drive Syncin tunnuksen vaihto (ohjeen kirjoittaja ei ole testannut tätä).

Mitä tapahtuu käyttäjätunnukselle, kun käyttäjän opiskelu tai työskentely Metropoliassa päättyy?

• Google Workspace -pilvipalvelun käyttöoikeus päättyy, kun Metropolian käyttäjätunnuksen käyttöoikeus loppuu. Käyttöoikeuden päätyttyä pääsy Googlen palveluihin estyy, koska tunnus lukitaan automaattisesti. Määräajan kuluttua umpeen lukittu tunnus dokumentteineen poistetaan. 

• Mikäli käyttäjä haluaa myöhemmin käyttää esimeksiksi Google Workspaceen tallennettuja dokumentteja, käyttäjän tulee siirtää tai kopioida ne muualle ennen tunnuksen lukittumista. Dokumentit voi Docsista siirtää toiselle Google-tunnukselle kopioi-liitä-menetelmällä. Huom. Googlen omien dokumenttityyppien kopiointi ei onnistu, koska ne ovat pelkkiä linkkejä Googlen palveluissa olevaan sisältöön. Ne on syytä muuttaa johonkin toiseen dokumenttimuotoon esim. pdf-dokumenteiksi, jolloin niiden siirto ja kopiointi onnistuu.

• Työntekijä: huomioi Metropolian pilvipalveluehdot ja erityisesti kohta “Käyttäjä sitoutuu, ennen palvelun käyttöoikeuden päättymistä, siirtämään palveluun tallennetut Metropolia Ammattikorkeakoulun toimintaan liittyvät tiedot esimiehen tai muun yhteyshenkilön kanssa sovittavaan säilytyspaikkaan.”.

Voiko dokumenttien omistajuuden siirtää toiselle käyttäjälle?

• Ylläpitäjä voi siirtää kaikkien tiedostojen omistajuuden yhdeltä käyttäjältä toiselle. Tiedostojen alkuperäinen omistaja voi edelleen käyttää tiedostoja, koska hänellä on tiedostojen muokkausoikeus. Tämä ominaisuus on hyödyllinen, kun käyttäjä poistetaan, sillä se varmistaa, että poistettavan käyttäjän luomat tiedostot eivät häviä.

Ongelmatilanteet

Järjestetäänkö Google Workspacen käyttöön koulutusta?

• Google Workspacea tarjotaan lisäpalveluna, eikä sen käyttö ole pakollista. Koulutusta ei ole suunniteltu tarjottavaksi, mutta mikäli koulutustoiveita tulee riittävästi, sellaista voidaan järjestää. Koulutustoiveet voi välittää Helpdeskin kautta.

Epäilen, että Googlen palvelut eivät toimi. Mistä näen tilanteen?

• Tilanteen näkee täältä: http://www.google.com/appsstatus#hl=fi&v=status 

Yhteensopivuus

Miten pilvipalvelu integroituu muihin opetuksen järjestelmiin (Metropolian OMA, Moodle, wiki,…)?

• Tällä hetkellä palvelut integroituvat linkittämällä esim. Metropolian OMAn Työkalut-linkkiä käyttäen.

Miten pilvipalvelut synkronoituvat käyttäjän käyttämiin päätelaitteisiin?

Google Driveen tallennetuista dokumenteista on mahdollista pitää synkronoitua kopiota omassa päätelaitteessa. Mobiililaitteiden sovellukset löytyvät laitteen sovelluskaupasta. Työasemiin on asennettava synkronointiohjelmisto, johon löytyy linkit Google Driven sisältä.

Käyttöoikeuksien hallinta

Miten dokumenttien ja kansioiden käyttäjäoikeuksia hallitaan?

• Käyttäjä hallinnoi itse kansioiden ja dokumenttien käyttöoikeuksia Jaa/Share -toiminnolla.

Miten opettajat voivat ylläpitää pilvessä yhteistä opetusmateriaalia (vrt. U-levy käyttö nykyisin)?

• Google Workspace for Educationin käyttäjät voivat jakaa minkä tahansa alun perin suljetuksi määrittämänsä sisällön kenen tahansa muun kanssa. Sisällön voi jakaa kahdella tavalla:

  • Ilmoittamalla kollegoille linkki, jonka takana aineisto on ja määrittämällä, mitä oikeuksia (luku/muokkaus) linkin tietävillä on aineistoon

  • Liittämällä kollegoiden Metropolia-tunnukset aineistoon ja antamalla näille tarvittavat oikeudet (luku/muokkaus)

Miten kansioita, tiedostoja jaetaan, muokataan sisältöä yhdessä, yhteisrakennetaan ja yhteiskirjoitetaan  (esimerkiksi ryhmätyöt)?

• Katso edellisen kysymyksen vastaus.

Voiko pilvipalvelun avulla rakentaa avoimia tai suljettuja verkkosivuja (vrt. users-public-sivut)?

• Google Workspace for Educationin palveluissa voi määrittää dokumentin näkyvyyden. Esimerkiksi Google Docsissa voi valita näkyvyyden seuraavista vaihtoehdoista:

  • Kaikille verkon käyttäjille avoin

  • Avoin niille, jotka tietävät sivulle johtavan linkin

  • Avoin vain niille, joiden Google-tunnukset on liitetty sivulle

Voiko yhtä pilvessä olevaa tiedostoa jakaa useammalle opintojaksototeutukselle esimerkiksi linkin kautta?

• Kyllä voi ja nimenomaan siten, että opintojaksototeutuksille osallistuvat saavat linkin tietoonsa ja linkin tietäville on määritetty halutut oikeudet.

Mitä eroa on Google Drivella ja Google Shared Drivesilla?

Tietoturva sekä tiedon omistajuus ja tekijänoikeudet

Mitä tietoja Google kerää palveluissa ja mihin se käyttää tietoja?

• Lue vastauksia Googlen tietosuojakäytännöstä https://www.google.com/policies/privacy/.
• Googlen takana oleva yhtiö pidättää itselleen oikeuden jakaa käyttäjien tietoja yhtiön sisällä sekä muiden organisaatioiden kesken. 

Mitä IPR- tai tekijänoikeuksia Google saa pilveen tallennettuihin tiedostoihin?

• Lue kysymyksessä “Mitä sopimusehtoja Google Workspace -palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?” kerrotut käyttöehdot (esim. kohta 8 >> (englanniksi)).

Ovatko tiedostot pilvessä salakirjoitettuja?

• Eivät ole. Yhteys Googlen palvelimille on salattu.

Miltä osin Googlen yleiset käyttöehdot jyräävät Google Workspacen käyttöehtojen yli?

• Google Workspace -käyttäjiä koskevat Google Workspace -käyttöehdot. Google Workspaceen on kuitenkin mahdollista liittää myös muita sovelluksia ja niillä on tyypillisesti omat käyttöehdot. Katso kysymys “Mitä sopimusehtoja Google Workspace -palveluiden ja muiden Googlen palveluiden käyttöön liittyy?”.

Miksi Googlen ja Microsoftin pilvipalveluihin ei voi tallentaa henkilöön yhdistettäviä suoritustietoja? Jos opettajat haluavat merkitä opintojaksoon liittyviä osasuorituksia, mitä pilvipalveluja voisi käyttää?