Child pages
  • Wikistä voimaa projektinhallintaan
Skip to end of metadata
Go to start of metadata
Päivi Keränen, Milla Laasonen


Oletko kyllästänyt sähköpostitulvaan? Viivästyykö päätöksenteko, kun sähköpostitse pyydetyt kommentit jäävät saapumatta? Etkö saa rakentavaa palautetta omista ideoistasi? Ei hätää, ratkaisu näihin ongelmiin on jo täällä - sosiaalisessa mediassa, Metropolian wikissä.

Tässä artikkelissa kerrotaan wikikokemuksista digitaalisen viestinnän koulutusohjelman Voimavaroja maahanmuuttajista (VOIMAA) -projektissa ja pohditaan sosiaalisen median käyttämistä työvälineenä.

Mitä on sosiaalinen media?

"Viestintää monelta monelle", toteaa Juhana Kokkonen ytimekkäästi.

"Sosiaalinen media tarkoittaa sovelluksia, jotka perustuvat joko kokonaan käyttäjien tuottamaan sisältöön tai joissa käyttäjien tuottamalla sisällöllä ja käyttäjien toiminnalla on merkittävä rooli sovelluksen tai palvelun arvon lisääjänä. Sosiaalista mediaa voi tuottaa jo olemassa oleva yhteisö, tai yhteisö voi muodostua yksilöistä, jotka tuottavat sisältöä samaan palveluun. Sosiaalisen median käyttäjinä voi sen sijaan olla yksilöitä, jotka eivät kuulu yhteisöön, ja vain hyödyntävät sosiaalista mediaa." (Kangas ym. 2007, 15.16.), vinkkaa Jussi Linkola.

Miksi ja miten wikiin?

Wikissä voi lukea ja kommentoida muiden valmistelemaa, luonnosvaiheessa olevaa työtä. Wikin täysipainoiseen hyödyntämiseen tarvitaan tunnukset. Metropolian työntekijät pääsevät kirjautumaan wikiin käyttäjätunnuksillaan ja ulkopuolisille hanketoimijoille tunnukset saa helpdeskistä. Käyttäjätunnuksen omistavat pääsevät tarvittaessa muokkaamaan muiden aloittamia wiki-sivuja. Asiasta innostuneet metropolialaiset auttavat mielellään alkuun, joten myös wikin käyttöön saa aina tukea - wikissä!

VOIMAA-projekti on kolmivuotinen ESR-hanke, jonka projektisuunnitelmassa on määritelty, että hankkeen hallinto ja yhteydenpito tapahtuu wikissä. VOIMAAn wiki on rakennettu usean henkilön työpanoksen voimin. Aluksi on hahmoteltu, mitä toimintoja työtilassa tarvitaan. Työtila on jaettu työkoreihin, joilla on omat vastuuhenkilöt. Vastuuhenkilö huolehtii, että kori pysyy järjestyksessä. Korien muokkaamiseen voivat osallistua kaikki hanketoimijat.  VOIMAAlla on wikissään myös yhteisiä työvälineitä: linkkilistat, kalenteri ja uutispalsta. Toiminnallisuuksia on lisätty tarpeen mukaan.

Wikin rakenteiden selkeys auttaa satunnaisempaakin kävijää löytämään etsimänsä tiedot. Rakenteiden suunnittelu on tärkeää, sillä wikit saattavat projektien edetessä laajentua sisällöiltään ja toiminnallisuuksiltaan. Perusjäsentelyn olisi hyvä pysyä samana kautta linjan. Wiki on kuitenkin varsin joustava alusta, eikä sisällöntuottamisessa tarvitse olla arka, sisältöä voi helposti järjestellä uudestaan. Jotta sisältö pysyisi hallinnassa (käytettävänä), wikin rakenteiden ylläpitoon ja järjestelyyn on varattava resursseja. Kukin projekti valitsee itselleen parhaan tavan työskentellä wikissä, mutta pioneerien virheistä kannattaa ottaa opiksi.

Wikiviestintää voi ja täytyy täydentää muilla viestinnän keinoilla. Wikinkäytön oppii helposti. Esimerkiksi tarvitessaan jonkinlaista rakennetta omalle wiki-sivustolleen, voi käydä surffailemassa jo valmiita sivustoja ja "lainata" sieltä sopivaksi näkemänsä koodit itselleen.

Eroon empimisestä

Wiki-työskentely vaatii hieman avoimuutta: wikissä yksi tai useampi asiantuntija aloittaa dokumentin työstämisen; keräävät ajatuksensa aiheista wiki-alustalle, kirjoittavat yhdessä hahmotelman artikkelin rakenteesta, täydentävät vuoronperään sisältöä, huomioivat ulkopuolisten kommentit ja ideat, kunnes asiasisällöstä on yksimielisyys. Artikkelin kehittäminen ei kuitenkaan lopu, vaan siihen voidaan aina palata tarpeen mukaan.

Wikissä on uskallettava tuoda myös keskeneräisiä tuotoksia julkiselle areenalle yhteiseen valmisteluun. Samalla on varauduttava siihen, että lopullinen tuotos voi poiketa suurestikin ensimmäisestä omasta ajatuksesta. Isoin hyöty wikittelystä saadaan, kun julkaistaan aineisto heti luonnosteluvaiheessa. Tällöin myös muilla on matalampi kynnys kommentoida ja täydentää sisältöjä.

On yksilöstä riippuvaista, miten wikin toimintaympäristö muuttaa työtapoja. Parhaimmillaan sekä wiki että sinne tuotettavat aineistot jalostuvat kollektiivisen työskentelyn kautta. Wikissä kaikki sisältö on yhteistä, eikä omiin ajatuksiin ja kirjoitusasuun voi takertua - toisaalta erilaisista näkemyksistä on aina mahdollista keskustella, wikissä. Vastaavasti on itse rohkaistuttava muokkaamaan ja täydentämään myös toisten aloittamaa tekstiä. Prosessia helpottaa, jos wikin keskustelut käydään kannustavassa hengessä. Yksinkertaisimmillaan tämä tarkoittaa, kommenteissa nostetaan esille yhtälailla positiiviset asiat ja hyvät oivallukset kuin kehittämisideat ja tarkennuksetkin.

Valppaana wikissä

Wiki on avoin toimintaympäristö, jolla on mahdollisuutensa ja riskinsä. Asiantuntijoidenkin luomassa wikissä voisi ilmestyä virheellistä tietoa, vahingossa. Terve lähdekriittisyys on tarpeen. Wikin etuna on, että jos jokin valmisteltavassa aineistossa herättää kysymyksiä, sisällön muokkaaminen ja keskustelun avaaminen on helppoa.

Virheellisen tiedon havaitseminen vaatii, että wikinkäyttäjät seuraavat aktiivisesti käyttämäänsä työtilaan tehtyjä muutoksia. Tämä on tehty wikissä helpoksi ja nopeaksi. Mikäli työstettävä aihe on laaja, kannattaa vastuuta jakaa osiokohtaisesti useammalle henkilölle.

Projektihallinnon rakentaminen

Wikin hyödyntäminen projektihallinnossa vaatii myös asioiden ajattelemista uudella tavalla. VOIMAAssa on päätetty toimia kaikissa asioissa mahdollisimman avoimesti, jolloin niin projektihallinnon kuin sisältöjen työstäminen ja tulokset ovat kaikkien kiinnostuneiden nähtävillä. Asiakirjojen jakelua rajataan vain erityisestä syystä. Ajatusmaailma sopii hyvin wikiin, vaikka teknisesti olisikin mahdollista rajata sivujen näkymistä vain halutulle ryhmälle.
 
Tiedon ja työskentelyn avoin jakaminen mahdollistaa myös projektin ulkopuolisten osallistumisen ja helpottaa verkostoitumista. Myös rahoittaja saa avoimen toimintaympäristön ansiosta ajantasaista ja oikeaa tietoa projektin etenemisestä.

Avoimessa wikiympäristössä myös tekeminen on viestintää. Avoimuuden haasteeksi muodostuukin viestinnän kannalta tiedon jäsentely, niin että wiki palvelee projektitoimijoiden lisäksi vierailijoita. Vierailijaa saattaa ihmetyttää, että toimivassa wikissä on sekä pidemmälle hioutunutta että vielä alkutekijöissään olevaa jäsentymätöntä materiaalia. VOIMAAhan onkin suunnitteilla projektin ulkopuolisille suunnattu esittelysivu, jossa esitellään projektia ja wikin toimintaperiaatteita.

Wikin jatkuva jäsentäminen on tärkeää paitsi vierailijoiden myös projektin omien toimijoiden työn kannalta - vähän kuin työhuoneen järjestyksessä pitäminen. Wikin ulkoasuun on tulevaisuudessa luvassa graafiseen ilmeen muuntelumahdollisuuksia.

Mitä tästä kaikesta seuraa (kehitellyt teesit)

  • Wiki muuttaa ajankäyttöä
    Wiki tehostaa ajankäyttöä vähentämällä sähköpostittamisen tarvetta. Wiki antaa mahdollisuuden työskennellä missä ja milloin tietokone ja verkkoyhteys on saatavilla. Viimeisimmät muutokset näkyvät etusivulla.
  • Wiki muuttaa tiedonkeräämistä ja asioiden muistiin merkintää
    Wikissä eri yhteyksissä vastaantullut tieto on helppoa jakaa muiden kanssa.
  • Wiki vähentää sähköpostin määrää?
    Wikityöskentely voi toimia sähköisenä viestintäkanavana, eikä erillisiä sähköpostituksia tarvita. Wikissä on helppo huolehtia tiedon ajantasaisuudesta ja sähköpostiliikenteen väheneminen helpottaa myös projektin arkistointia.
  • Wiki ei kuitenkaan korvaa kasvokkaistapaamisia ja aivoriihiä
    Vaikka wikiin voi merkitä muistiin syntyneitä ideoita, niiden muokkaaminen ja jalostaminen pelkästään sosiaalisen median keinoin on haastavaa. Tapaamiset voivat myös edistää toimijoiden sitoutumista. Lisäksi wikin rakenteiden johdonmukaisena säilyminen edellyttää kaikilta hanketoimijoilta yhteistä näkemystä ja tahtotilaa.
  • Yhteiset työkalut ja niiden käytön koulutus keskeisiä
    Sosiaalisen median työkalut eivät helppokäyttöisyydestään huolimatta ole vielä useimmille tuttuja ja wikin käyttöönotto vaatii usein pientä ajattelutavan muutosta. Käytön aloittamisessa tarvitaan tukea ja infoa wikin tarjoamista mahdollisuuksista.
  • Miten saadaan kaikki mukaan?
    Hanketoimijoiden pitää saada tietoa ja tunne omasta osaamisestaan wikiympäristössä. Tämän jälkeen voidaan ohjata kaikki projektitoiminta tapahtuvaksi vain wikissä, eikä muutaman totutteluhetken jälkeen kukaan kaipaa paluuta vanhaan. Positiivisen ja kannustavan hengen ja palautekulttuurin rakentaminen on tärkeää! Toimijoiden on mukavampi tehdä töitä, jos he tietävät, keneen ottaa yhteyttä teknisissä ongelmatilanteissa.
 
You must log in to comment.