Child pages
  • Projektipäivä 3.2.2009
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

MUISTIO

Paikalla: Matti, Hape, Anja, Riitta, Kaisa, Tarja, Jussi, Juhana, Milla ja Päivi

Klo 10 aloitettiin

-    Matti Rantala aloitti puheenvuorolla avainhenkilöiden paikallaolon merkityksestä ja wikin käyttämisen periaatteista, siten että operatiivinen projektiryhmä käyttää wikiä kaiken tiedonvaihdon alustana ja sähköpostiviestintää ei tarvitse jatkossa käyttää lainkaan.

-    Matti Rantalan esittämä järjestys käsiteltävistä asioista:

  1. Hakemus
  2. Keskinäinen sopimus
  3. Organisaatiokaavio + ohjausryhmän kokoonpano
  4. Taloussuunnitelma / -sopimus
  5. Maksatushakemus liitteineen
  6. Arkistointisuunnitelma
  7. Tiedotus- ja viestintäsuunnitelma
  8. Wiki-työskentely ja työkorien osuuksien kehitystyö

Huomautuksia: Fakiirimedian ALV-kohtelun ratkeaminen veroviranomaisten käsissä vielä kesken.

1.    Hakemus

Hakemus on nähtävillä EURA-järjestelmässä webissä, osoitteessa www.eura2007.fi
johon ei huomioita esitetty ennen projektipäivää. Hakemuksen osalta siis kaikki osallistujat ovat samalla viivalla. Riitta Mattilan (valvoja) kuittausta hakemuksen osalta odotetaan.

2.    Keskinäinen sopimus

Sopimukseen toivotaan "rautalangasta väännetty" kirjaus jokaisen toimijan vastuiden osalta siten, että osatoimijat eivät joudu yhteisvastuullisesti taloudelliseen vastuuseen ongelmatilanteissa.

Sopimusluonnokset ja muut oleelliset dokumentit saataisiin yhteisesti työstettäväksi, jos kaikki toimisivat wikissä. Wikiin vietävien dokumenttien osalta pohditaan tarpeita rajoittaa näkyvyyttä/saatavuutta, jollaista kuitenkin pyritään välttämään, läpinäkyvyysperiaatteita kunnioittaen.

Käytiin läpi sopimuksen kaksi eri näkökulmaa: organisaatioiden vastuut ja mitkä ovat organisaatioissa toimivat projektissa työskentelevät henkilöt ja heidän työnkuvansa. Sopimuksen rakenne otsakkeineen perustuu rahoittajan ohjeisiin.

Tämän sopimuksen liitteenä oleva hakemus toimitetaan rahoittajalle rahoituksen järjestämiseksi. Keskinäisen sopimuksen merkitys on, että sillä sovitaan vastuista osatoimijoiden välillä hakemuksessa kuvatun projektin toteuttamiseksi keskinäisen sopimuksen puitteissa.

Muutokset keskinäisiin sopimuksiin toimitetaan viimeistään keskiviikkona 4.2.2009 Matti Rantalalle tiedoksi sopimusdokumenttiin tehdyin huomiovärein merkityin muutoksin.

3.    Organisaatiokaavio + ohjausryhmän kokoonpano

Matti esitteli VOIMAA-organisaatiokaavion, joka luotu maanantaina 2.2.2009 liitemateriaaliksi/esittelyn apuvälineenä Organisaatio jakautuu Ohjausryhmään ja Operationaaliseen ryhmään, joista jälkimmäinen jakautuu Työkoreihin.

Ohjausryhmä on valvova seurantaelin, ei päätöksentekoelin. Ohjausryhmä ohjaa ja ottaa kantaa projektin etenemiseen kokoontumalla kolmesta neljään kertaa vuodessa, tavoitteena seurata hankkeen etenemistä hankehakemuksen mukaisesti. Ohjausryhmän työskentelyn keskeinen osa on että joka istunnossa on asiantuntijapuheenvuoro/-alustus ja siitä keskustelu.

Operationaalisen ryhmän keskeinen tehtävä on hankkeen toteutumisen seuranta, tiedonkulku kumppanien välillä ja päätöksenteko hankkeesta. Operationaalinen ryhmä hoitaa hallintoon liittyvät paperiasiat siihen kuntoon, että ohjausryhmän ei tarvitse esityksiin puuttua.

Työkoreihin liittyen pitäisi kirjata: kuka/ketkä vastaavat työkorien toiminnasta: kuka on vastuussa oleva henkilö. Ketkä kuuluvat työkorin työskentelyyn, työkorivastaava. Työkorin keskeiset tehtävät.

Ohjausryhmän kokoonpanosta:
-    varsinaiset ja varajäsenet
-    työskentelyn ja päätöksenteon helpottamiseksi 7 varsinaista ja 7 varajäsentä, jotka kaikki kutsutaan aina kokouksiin ja kaikilla on puhe- ja päätäntävalta. Näin taataan aina päätösvalta kokouksiin.
-    sopiiko seuraava ehdotus:
o    Yrityspuolelta: Itellasta varsinainen ja varajäsen
o    Metropoliasta: varsinainen Tuire Ranta-Meyer ja vara Anna-Maija Vilkuna
o    Osatoteuttajat: HAMK Martti Majuri varsinainen ja Fakiirimedia Hape Haavikko vara
o    Opiskelijoista: Metropolia Alumnit ja METKA, varsinainen ja vara, erikseen sovittava
o    Kohderyhmien edustus: Ammatissa toimivat ja Opettajahenkilö
o    Etelä-Suomen lääninhallituksen varsinainen ja vara, nimet on annettu
o    Kunnallinen toimija: Helsingin kaupungilta mamu-erityisasiantuntija ja Vantaan kaupungilta toistaiseksi nimeämätön

4.    Taloussuunnitelma -sopimus

Tarja Häkkinen esitteli taloussuunnitelman, jonka on tarkoitus helpottaa aikataulutusta ja käytännön työtä.

Metropolia tekee päämaksatushakemuksen, osatoteuttajilla noin neljän viikon valmisteluaika.

Sopimuksessa näkyvät rahoitusosuudet toteuttajien kesken. Välillisten kustannusten osalta niiden todentamisen toiminnasta keskusteltiin. Word-dokumentin lopussa myös hyvät taloushallintoa helpottavat web-linkkivinkit.

Ohjeistuksen tarkoitus olla yksinkertainen, jossa tärkeät päivämäärät ja lomakkeistot tiedoksi, siten että kaikilla olisi yhteiset käytännöt VOIMAA-hankkeen hallinnollisten toimien suhteen, kuten yhtenäisten lomakkeiden käyttö ja yhtenäinen täyttö.

Rahoittajan lähettämien lomakkeiden sisältämien tietojen tulee löytyä kustakin Metropolialle toimitettavasta dokumentista, käyttipä mitä tahansa lomakkeistoa. Metropolialle paperiversio allekirjoitettuna ja tarpeellisin lisäselvityksin; esim. pelkkä tarjoilulasku ei kelpaa, vaan on oltava merkintä, mikä tilaisuus ja osallistujalista.

Tarja Häkkinen ja Kaisa Nissinen  toimivat taloushallinnossa yhteyshenkilöinä, joille voi lähettää aihepiiriin liittyviä kysymyksiä etu.sukunimi@metropolia.fi

5.    Maksatushakemus liitteineen

Ensimmäisen maksatushakemuksen periodi ei vielä varmentunut, odotettavissa vuodenvaihde mutta varmistuu päätöksen saapuessa.

Maksatushakemusta varten toivotaan kunkin osatoimijan koostavan materiaalia ja printtiversioita dokumenteista, jotka tulevat liitteiksi, vuodenvaihteeseen asti 2008 puolelta. Näin hankepäätöksen jälkeen saadaan nopeasti maksatushakemus lähtemään, ja rahat tilille hieman nopeammin kuin rahoittajan myöhäisempiä deadlineja noudattamalla.

Tarjalta/Kaisalta tulossa sähköisenä osatoteuttajain tarvitsema excel-tiedosto.

5.1 Kustannusseuranta

Esiteltiin VOIMAA-projektin kustannusseurannan toimintaperiaatteita, mallina excel-tiedosto, jonka Kaisa Nissinen on laatinut. Jussi Linkola selvittelee, miten wikiin saataisiin kyseisen lomakkeen kaltainen pohja, jota voitaisiin kuukausittain täyttää, jolla seurattaisiin hankkeen kustannusten kertymää. Budjetin seurantaa tarkoitus tehdä tällä työkalulla. Pikaisen selvityksen mukaan tämä on ainakin mahdollista google docseilla, ellei suoraan wikiin saada sopivaa toimintoa.

Tiedoston etusivulla on hankkeen yhteenveto kustannusseurannasta, sen mukaan miten on hakemuksessa budjetoituna. Näin nähdään, miten paljon rahaa on toimintaan kulunut ja jäljellä. Näin voidaan tehdä kuukausitasolla avointa talousseurantaa. Lisäksi voidaan ennakoida hankkeen toimintoja taloustilanteen mukaisesti laajentaen tai supistaen.

Tiedoston välilehdiltä vuosikohtaiset kirjaukset, joista ne siirtyvät etusivun yhteenvedon varsinaiseksi toiminnaksi.

Vuodelta 2009 alkaen kukin toimija syöttää omat tietonsa kuukausittain, jolloin pysytään ajantasalla kaikkina hankevuosilta. Käytännössä kunkin osatoteuttajaorganisaation taloushallinto-ihmiset toimivat vastuullisena tietojen syöttäjinä.

6.    Arkistointisuunnitelma

Päivi Keränen esitteli arkistointisuunnitelman ja jakoi monisteet. Projektin alusta alkaen on suunniteltava jokaisen työkorin arkistointitoimenpiteet; toimitaan yhtenäisen arkistointisuunnitelman mukaan, työkorien käyttötarpeiden mukaisesti arkistoiden. Kukin työkori kommentoi wikiin arkistointisuunnitelmaehdotuksensa.

Ideana on, että tarkastustilanteessa, tiedetään missä ja kenellä on mitäkin materiaalia arkistoituna.

Maksatushakemusten liitteiksi tarvitaan kaikenlaiset tehdyt toimet työkoreittain, tulostettuna, esim. kyselylomake. Jokaiseen dokumenttiin tarvitaan myös rahoittajan logot.

Projektipäällikkö edellyttää, että jokainen työkori luo printtiarkistot eli mapit arkistointisuunnitelman mukaisesti välittömästi, kullekin toimintavuodelle.

7.    Tiedotus- ja viestintäsuunnitelma

Milla esitteli viestintäsuunnitelman kohta kohdalta
Milla esitteli omaa työkorimappiaan
Hape vastaa Fakiirimedian osalta tiedotuksesta
Tapaaminen HAMKin, mm. viestintäihmisten kanssa, kunhan rahoituspäätös on tehty
Projektiryhmän jäsen lähettää Millalle tiedon, missä VOIMAA-projekti on näkynyt
Milla voi tulla henkilökohtaisesti kertomaan projektista, kunhan on selkeä kohderyhmä ja tilaisuus sekä tietoa sisällöstä
Ei kovin paljon painotuotteita tulossa
Tiedottamisen sähköpostilistaan tarvitaan nimiä

8.    Wiki-työskentely ja työkorien osuuksien kehitystyö

Matti Rantala alusti asiaa
-    Työkoreissa tapahduttava jotain raportoitavaa viikkotasoisesti
-    Tarkoitus on jakaa tietämystä ja edistymistä työkoreissa
-    Vaatii uuden oppimista jokaiselta toimijalta
-    Jussi Linkolalla tekninen tuki (tarvittaessa liikkuu opastamaan), myös Juhana Kokkonen, Päivi Keränen ja Milla Laasonen
-    Tunnuksia ulkopuolisille saa hankittua tarpeen mukaan; kerätään tunnuksia wikiin sovittuun paikkaan listaksi.
-    Luodaan iltapäivän aikana wikiin työkorien rakenteet, kukin työkorivastaava ottaa tehtäväkseen luoda työkorin tarpeisiin sopiva, jonkinlaisen yhtenäisyyden säilyttäen. Näin jokainen osaa työskennellä saman logiikan mukaan myös toisten työkoreissa vieraillessaan.

Wikin sisältöä käytiin läpi toiminnoittain:
Uutisten käyttö
o    viikoittain tehdyistä edistymisistä työkoreittain jokin uutinen voidaan kirjoittaa, jotta tiedonjako etenisi
Kalenteritoiminnan käyttö
o    operatiivinen tiimi, ohjausryhmä ja koulutuskalenteri nyt jo käytössä
Blogien käyttö
o    mitä työskentely on tuonut tullessaan; työtapojen kehittäminen ja siinä ilmenevät asiat hyvä kirjata ylös edes kuukausitasoisesti - kokemuksia alkuvaiheen tuntemuksista olisi ensiarvoisen arvokasta saada kirjattua
Työkalujen käyttö
o    ideapankki: kaikkien käytettävissä
o    muualla webissä: linkkejä; linkkivirtaa saa päivittää ja tematiikkaan sopivia linkkejä lisätä -- > kts. myös linkit aihepiireittäin, jota voidaan myös laajentaa tarpeen mukaan
o    linkkilammikko organisaatioiden omat linkit
o    tapahtumat ja koulutukset: jokainen lisää tematiikkaan sopivat tapahtumat, kun osuu kohdalle eikä listalta valmiiksi löydy
Muistiot ja pöytäkirjat
o    osioita voi lisätä oman organisaation tarpeiden mukaan
VOIMAA -henkilöt
o    lisätään kaikki, jotka ovat tekemisissä hankkeen kanssa työtehtävissään
o    toivottavaa, että jokainen hankkeessa oleva henkilö tekee itsestään esittelyosion (henkilöjuttuna)

Loppupäivä omien työkorien pohtimista ja rakentamista.

 
You must log in to comment.