KKP työpöytä

Kts. Virkailijan prosessikaavio

Ilmoittautuneiden hakeminen ja tietojen tarkastelu

Ilmoittautumisia haetaan ja käsitellään Maksullisen koulutuksen välilehdellä ns. välivarastossa. Käyttäjä voi hakea ilmoittautumisia valitsemalla yhden tai useamman hakurajauksen suodatusvalikosta. Hakutuloslistaus päivittyy valintojen mukaan.

Ilmoittautumisjärjestysvalinnan kohteen varasijalaiset ja ilmoittautuneet, joille paikkaa on tarjottu eivätkä ole sitä vielä vastaanottaneet eivät näy välivarastossa. He näkyvät kuitenkin kohteen opiskelijalistalla.

Huom. Suodatusvalikon toiminnallisuudessa ja hakutulosten sivutuksissa on bugeja, kts. :

https://jira.metropolia.fi/browse/POK-2803
https://jira.metropolia.fi/browse/POK-1132
https://jira.metropolia.fi/browse/POK-3861 → korjataan versioihin 5.3.0, 5.2.2

Välivaraston oletusnäkymä ja hidas latautuminen (https://jira.metropolia.fi/browse/POK-3830) on korjattu maksullisen versioihin 5.2.0, MK-2.7.0, 4.7.5, MK-2.3.3.

Varausrivin perästä saa Toiminnot valikosta auki ilmoittautuneen hakemukselle täyttämät tiedot, hakukohteet (alempi kuvan näkymä) sekä asetetut läsnäolokaudet.

Maksun tila -kohdan tieto päivittyy tilan vaihtuessa, esim. Ei maksettu, laskutettu → Maksettu laskulla.

Käyttäjä saa näkyviin opiskelijakohtaisesti ilmoittautumisen kohteet klikkaamalla ruksin kohtaan Näytä opiskelijan varaukset.

Huom! Näytä opiskelijan varaukset ja Näytä vain rivit joilla ei ole opiskeluokeuden mallipohjaa määriteltynä rajauksia EI VOI käyttää yhtä aikaa, kts. POK-3861. Kun käytetään molempia valintoja yhtä aikaa, tulee tulokseksi myös ne, joille mallipohja on määritelty. Suodattimet toimivat erikseen käytettyinä.

Opiskeluoikeuden tietojen rikastaminen mallipohjan avulla

Kun paikan saanutta/saaneita ilmoittautumisia lähdetään käsittelemään, asetetaan henkilöille ensimmäiseksi mallipohja eli rikastetaan opiskeluoikeuden tietoja mallipohjan tiedoilla. Käyttäjä valitsee hakutuloslistauksesta halutut rivit (odottavat ilmoittautumiset) checkboxilla ja klikkaa Aseta opiskeluoikeuden mallipohja valituille, hakee aiemmin valmistellun mallipohjan ja tallentaa sen opiskeluoikeuksille. Huom. Mikäli opiskelijalla on jo voimassaoleva opiskeluoikeus johon uusi ilmoittautuminen yhdistyy, ei mallipohja korvaa olemassa olevia tietoja.

Tunnistautumisen vahvuustason korottaminen

Mikäli opiskelija on tunnistautunut heikosti, hänen tunnistautumistasoaan voidaan korottaa jo välivarastossa, mikäli opiskelija on tätä ennen tunnistettu vahvasti. Huom. Tämä toiminnallisuus on tällä hetkellä rikki ja on jatkokehitykseen merkitty https://jira.metropolia.fi/browse/PK-2025.

Mikäli opiskelija tunnistetaan vahvasti opiskeluoikeuden luonnin jälkeen, tapahtuu tämä opiskeluoikeuden henkilötiedoista, jonne on lisätty kohta Tiedot tarkistettu.

Läsnäolotietojen asettaminen

Opiskelijoille asetetaan läsnäolotiedot valitsemalla halutut rivit käsittelyyn ja klikkaamalla Aseta läsnäolot. Avautuvassa modaalissa käyttäjä merkitsee läsnäolot halutuille kausille ja valitsee Tallenna.

Huom! Läsnäolokausien asettaminen ei ole välttämätöntä koska järjestelmä asettaa ne automaattisesti opintojen ajoituksen mukaisesti, huolimatta siitä mitä mallipohjaan on asetettu läsnäolokausien maksimiksi tai mitä välivarastossa käsin asetetaan.

Opiskeluoikeuksien luominen

Käyttäjä valitsee haluamansa rivit hakutuloslistauksesta ja valitsee Suorita. Saman opiskelijan samalla sessiolla tehdyt ilmoittautumiset näkyvät omilla varausriveillään. Virkailija voi valita useampia ilmoittautumisia kerralla käsiteltäväksi (myös eri henkilöiden). Kuitenkin huomioiden että kaikille valituille asetetaan tällöin samat tiedot seuraavassa vaiheessa. Opiskelija saa siirron jälkeen kiintiöryhmäkohtaisen viestin, joka kertoo että ilmoittautuminen on käsitelty.

Kun opiskeluoikeus on luotu, löytyy henkilö Tila suodatuksesta Siirretyt alta. Rivin perässä näkyy henkilölle luotu opiskelijanumero, josta pääsee opiskeluoikeudelle.

Muu valintakriteeri -kohteen valintojen lukitus

Kun opinnoille on määritelty valintakriteeriksi Muu kriteeri, täytyy opinnon valinnat lukita ennen henkilöiden siirtoa. Valinnat lukitaan ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen. Mikäli käyttäjä yrittää tehdä lukituksen kesken ilmoittautumisajan, estää järjestelmä sen. Lukitus tapahtuu välivarastossa seuraavasti:

Haetaan suodatuksella haluttu opinto, ruksataan Näytä opiskelijan varaukset, klikataan minkä tahansa kyseiseen ilmoittautumisen kohteeseen liittyvän opiskelijan varauksen perästä ratas-painiketta
Avautuu modaali jossa ilmoittautuneet henkilöt näkyvät Ei valitut -otsakkeen alla. Opintoon hyväksytyt henkilöt siirretään otsakkeen Valitut opiskelijat alle raahaamalla nuolen osoittamasta merkistä. Henkilöitä on valittava tasan kiintiön verran, ellei ilmoittautuneita ole vähemmän kuin kiintiö. Valinnan jälkeen tallennetaan eli lukitaan valinta.
Lukituksen jälkeen modaali ilmoittaa että valinnat on lukittu eikä niitä pysty enää muokkaamaan (ellei kohdetta avata uudelleen ilmoittautumiseen, kts. myöhempi ohje). Ei valitut otsakkeen alle jäävät henkilöt ovat varasijalla.

Mikäli osa ilmoittautuneista ei läpäise valintakoetta ja heidät halutaan poistaa Ei valitut listalta, jotta he eivät jää varasijalle (paikkaa tarjotaan mahdollisen peruutuksen myötä), täytyy heidät ohittaa ENNEN VALINTOJEN LUKITUSTA. Tämä tapahtuu seuraavasti ruksaamalla odottava ilmoittautuminen, jonka jälkeen valitaan Ohita ja hylkää, jonka jälkeen Suorita.

Lukitun kohteen ilmoittautuminen on mahdollista avata myös uudestaan, mikäli kohteelle halutaan lisää opiskelijoita, esim. kiintiö on vajaa peruutusten myötä eikä ketään ole varalla tai kaikki kohteen ilmoittautuneet ovat peruneet. Tällöin kohde palautetaan luonnostilaan (kts. Suunnittelijan työpöydän ohje), jatketaan ilmoittautumisaikaa ja julkaistaan kohde uudestaan. Ilmoittautumisajan päätyttyä, tehdään uusi valintojen lukitus seuraavasti:

Avataan lukitusikkunan modaali aiemmin kerrotun ohjeen mukaisesti.
Uusi ilmoittautuminen on ilmestynyt Uudet ilmoittautumiset otsikon alle. Painetaan nuolen osoittamasta Poista lukitus -painikkeesta. Sitten siirretään uusi ilmoittautuja/ilmoittautujat "Ei valitut" otsakkeen alle raahaamalla aiemmin kerrotun ohjeen mukaisesti. Mikäli jonossa ei ole ketään (kuvan esimerkissä on), voi henkilön siirtää suoraan valituksi. Huom! Jo olemassa olevia valittuja tai jonossa olevia ei voi ohittaa vaan uusi ilmoittautuja sijoittuu niiden alle. Mikäli uusia ilmoittautujia on useampia, voi heidät keskenään asettaa haluttuun järjestykseen.

Huom. Mikäli haluat poistaa uuden ilmoittautumisen listalta, muista tehdä hylkääminen ENNEN uudelleenlukitusta.
Tallennetaan eli lukitaan kohde uudestaan (vastaava näkymä kuin aiemmin ohjeessa).

Lukituksen avaamisen toiminnallisuuden myötä käyttöön on otettu uusi status "Ilmoittautunut lukituksen jälkeen" joka näkyy sekä kohteen opiskelijalistalla (kuva 1) että välivarastossa (kuva 2) silloin kun uudelleenlukitusta ei ole vielä tehty.

KUVA1

KUVA 2

Opiskeluoikeushaun tiedot

Opiskeluoikeushaista (perushaku ja rakenteinen haku) löytyy hakuehto Kiintiöryhmä.

Opiskeluoikeuden tiedot

Opiskeluoikeudelta löytyy maksullisen koulutuksen opiskelijoilta seuraavia poikkeavia tietoja.

Opiskelutiedot-näkymä

Pohjakoulutus
Taustaprofiili

Läsnäolotiedot-näkymä

Maksullinen koulutus otsake jonka alla henkilön ilmoittautumisen kohteet

Maksutiedot näkymä

Tieto ilmoittautumisen kohteiden ilmoittautumisen ja maksun tiloista. Tilat päivittyvät niiden muuttuessa.
Toiminnot valikosta pystyy muuttamaan kohteen maksun tila. Nähtävillä myös sekä maksun että ilmoittautumisen tilan historiatiedot. Huom. Mikäli opinnon lasku ei ole maksettu (erämaksussa riittää 1. erän maksu), ei opinnosta pysty antamaan arviota.

HOPS-näkymä

Maksullisen opiskelijoilla käytetään omaa PAID EDUCATION hopsia. Hopsia ei alusteta.
Tutkinto-opiskelijoista poiketen maksullisen opiskelijoilla päätaso = Ilmoittautumisen kohteen nimi, ja sen alla kohteeseen liitetyt toteutukset
Maksullisen opiskelijoiden hopsia on mahdollista muokata tiketin https://jira.metropolia.fi/browse/POK-1453 myötä (koskee versioita MK-2.8.0, 5.3.0).
Kukin koulu voi itse määrittää educationType-koodiston aliaksilla mitä välilehtiä opiskelijalle näytetään opiskelijan hopsissa (kts. https://jira.metropolia.fi/browse/POK-337). Piilotusmahdollisuus koskee kaikkia koulutustyyppejä. Huom. Tiketin https://jira.metropolia.fi/browse/POK-4274 myötä opiskelijoilta voidaan lisäksi rajata ilmoittautuminen muuhun kuin RIPA tarjontaan.

Henkilötiedot näkymä

Maksullisen opiskelijoiden henkilötiedoista löytyy kohta Henkilöllisyys varmennettu. Mikäli henkilö on tunnistautunut ilmoittautuessaan vahvasti tai mikäli välivarastossa tunnistautumistasoa on korotettu vahvaksi, näkyy valintana Kyllä. Mikäli vahvasti tunnistautumista ei ole näissä vaiheissa tehty, näkyy valintana Ei. Virkailija voi muuttaa tunnistautumista Muokkaa henkilötietoja toiminnolla.

Paikan vastaanoton ja peruutuslinkkien luominen

Mikäli ilmoittautunut on hävittänyt paikan vastaanoton tai perumisen linkin, on virkailijan mahdollista luoda linkki ja tehdä toimi henkilön puolesta. Alla ohjeet ja valmiit linkit.

Mene maksullisten koulutuksen välivarastoon
Valitse halutun ilmoittautumisen kohdalta rivin päätä oikeasta reunasta Toiminnot → Näytä hakemus
Kopioi hakemukselta lisätiedoista reservationIdHash arvo (merkkijono). Kts. Merkitty punaisella alla olevassa kuvassa.
Kopioi arvo halutu linkin perään, kts. merkitty punaisella linkkeihin XXX tilalle
Vaihda linkkeihin punaisella merkitty Hakijan pöydän nimi