Child pages
  • Ohjausryhmä 4.6.2009
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Aika: Torstaina 4.6.2009 klo 14.20-16.36
Paikka: Hämeentie 161, neuvotteluhuone H2007

Asialista

Pöytäkirja (PDF-tiedostona)

OHJAUSRYHMÄN 2. KOKOUS

Aika: 4.6.2009 klo 14-16
Paikka: Hämeentie 161, neuvottelutila H2007

Osallistujat:

Ohjausryhmän jäsenet ja varajäsenet
Risto Säntti, puheenjohtaja (Itella Oyj)
Tuire Ranta-Meyer (Metropolia Ammattikorkeakoulu)
Anna-Maria Vilkuna (Metropolia Ammattikorkeakoulu)
Martti Majuri (Hämeen ammattikorkeakoulu)
Tuomas Korkalainen (Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijakunta - METKA)

Muut:
Matti Rantala, projektipäällikkö
Päivi Keränen, projektisuunnittelija - kokouksen sihteeri
Milla Laasonen, tiedottaja - läsnä kohdassa 4c
Jussi Linkola - läsnä kohdassa 5a
Juhana Kokkonen - läsnä kohdassa 5a

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14.20. Läsnäolijat esittelivät itsensä lyhyesti.

Tuomas Korkalainen ilmoitti jäävänsä syksyn alussa vuodeksi opintovapaalle. Tuomaksen sijainen osallistuu ohjausryhmän toimintaan opintovapaan ajan.

2. Ohjausryhmän tehtävät ja vastuut

Ohjausryhmälle jaettiin kooste Etelä-Suomen lääninhallituksen Projektiapulaisen ESR-projektien ohjausryhmiä koskevista osioista (LIITE 1).

Projektipäällikkö esitti, että ohjausryhmä ei olisi pelkästään hallinnollinen elin, vaan myös foorumi ajatusten vaihdolle ja kehittämiselle. Jokaisessa kokouksessa käsitellään jotakin projektin sisältöön liittyvää teemaa, jota alustetaan virikepuheenvuoro(i)lla. Tässä kokouksessa teemana oli sosiaalinen media.

Ohjausryhmä käsittelee lähtevät maksatushakemukset ja seuraa näin projektin taloutta. Ohjausryhmän käsiteltävä ja hyväksyttävä mahdolliset muutosesitykset projektisuunnitelmaan.

Martti Majuri toivoi, että projektin taloutta seurattaisiin muutaman kerran vuodessa. Tämä toteutuu maksatushakemusten käsittelyn kautta. Ohjausryhmän jäsenet voivat halutessaan seurata tilannetta myös EURA-järjestelmässä.

3. Maksatushakemukset

Projektipäällikkö esitteli vuodelta 2008 jätetyn maksatushakemuksen (LIITE 2) sekä alkuvuodelta 2009 viimeistelyä vaille valmiin maksatushakemuksen (LIITE 3). Myös
maksatushakemus alkuvuodelta 2009 on viety EURA-järjestelmään.

Vuoden 2008 kulut ovat olleet suhteellisen pieniä, koska tuolloin keskityttiin luomaan projektin toimintarakenteita, eikä lopullista rahoituspäätöstä oltu vielä saatu.

Tähän mennessä projekti on edennyt projektisuunnitelman mukaisesti ja omarahoitusosuus on kertynyt suunnitellusti. Omarahoituksen kertyminen suunnitellusti on ESR-rahoituksen toteutumisen kannalta kriittinen seikka, rahoittaja seuraa tätä vuosi tasolla.

Maksatushakemuksessa näkyvät projektin osatoteuttajien todelliset toteutuneet kustannukset. Yhteistyökumppaneilta ei vaadita talousseurantaa, eivätkä se näy maksatushakemuksissa. Myös yhteistyökumppaneiden työtunteja ja tapahtumien osallistujamääriä seurataan, nämä raportoidaan rahoittajalle seurantaraportissa.

4. VOIMAA-projektin ajankohtaiset asiat

a. Yleiskatsaus projektiin

Projektipäällikkö esitti yleiskatsauksen työkoreittain projektin etenemiseen (LIITE 4). Martti Majuri toivoi jäsennellympää tavoitteen asettelua sekä etenemissuunnittelua ja tämä esitetään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa.

VOIMAA-projekti seurattavissa myös RSS-syötteenä, jonka voi tilata projektin wikisivuilta.

b. Projektin arviointi

Anna-Maria Vilkuna esitteli projektin toteutettua ensimmäistä arviointia. Rahoittajan toiveesta projektissa sisäinen arviointi. VOIMAA-projektissa on aloitettu yhteistyössä muiden Metropolian hallinnoimien EU-hankkeiden kanssa arviointimenetelmien kehittäminen.

VOIMAA-projektilla ensimmäinen arviointimatka 25.-26.5.2009 Tallinnaan. Arvioinnin toteuttivat ohjausryhmän jäsen ja Metropolian kulttuuri ja luovan alan -klusterin kehittämispäällikkö Anna-Maria Vilkuna sekä yliopettaja Robert Arpo.

Arviointi toteutettiin projektiryhmälle (n. 10 henkeä), ennakkokysely ja focus group -haastattelu, joka taltioitiin. Arvioinnin kohteina VOIMAA-projektin

  • suunnitelmallisuus ja organisoituminen
  • toimintamallit
  •  yhteistyö projektissa
  •  seuranta, raviointi ja oppiminen

Arvioinnin tuloksissa nousivat esille:

  •  työkorien välinen yhteistyö - työkorit organisoituneet sisäisesti tiiviisti, mutta pidettävä mielessä myös hankkeen kokonaisuus
  •  muuttunut yhteiskunnallinen tilanne toimintaympäristössä - pidettävä mielessä
  •  wikitoimintaympäristönä ei vielä otettu käyttöön kaikissa työkoreissa - ei vain valmiit tuotokset, vaan myös suunnitellut toimet.

Projektitoimijoiden sitoutuminen projektiin vaikuttaa arvioinnin pohjalta olevan suurta ja kiinnostus emo-organisaatioissa lisääntynyt. Yleisarvosana projektista oli hyvä. Arvioinnin toimintamalli osoittautui hyväksi ja nosti kehitettäviä asioista projektitoimijoiden keskinäiseen keskusteluun. Raportti ensimmäisestä arvioinnista tulossa wikiin juhannuksen alusviikolla 2009.

Arviointia kehitään jatkossa niin, että myös ohjausryhmä ja osatoteuttajat osallistuvat arvointiin. Ohjausryhmän työskentely jo itsessään projektin arviointia. Päätettiin toteuttaa arviointi samalla menetelmällä ohjausryhmän vuoden 2010 ensimmäisessä kokouksessa (ennakkokysely ja tiiviimpi versio Focus group -haastattelusta).

c. Tiedotusmateriaalit

Milla Laasonen esitteli VOIMAA-esitettä (LIITE 5) sekä www-sivuja (LIITE 6) ja keskusteltiin tarvittavista muutoksista. Ohjausryhmän jäsenet ja varajäsenet voivat kommentoida näitä Millalle myös sähköpostitse.

Esite on yleisesite, jota voidaan jakaa mahdollisille yhteistyökumppaneille ja projektista kiinnostuneille mm. seminaariessa, mesuuilla, yritysvierailuilla ja muissa tapahtumissa. WWW-sivujen tarkoitus on antaa kävijälle yleisinfo projektista ja sen toimintamalleista sekä ohjata kävijä wiki-työtilaan. WWW-sivujen ensijulkaisu tapahtuu suomeksi.

Keskusteltiin englanninkielisen viestinnän tarpeellisuudesta projektissa: suomenkielen oppiminen tärkeää kotouttamisessa, ei niinkään projektin toimintakentällä - osa yhteistyökumppaneista toimivat englanniksi.

Maahanmuuttaja- ja muut englanninkieliset yhteydenotot ohjataan Millalle, henkilökohtaisella kontaktilla pyritään välttämään väärinymmärrykset. Tiedotusta mahdollisista AMK-opintoihin valmentavan koulutuksen pilotoinneista ja opiskelijarekrytoinnista mietittävä erikseen. Englanninkielinen viestintä toteutetaan portaittain projektin vaiheen vaatimalla tavalla, mahdollisesti tulevaisuudessa
englanninkielinen kuukausikirje.

5. Sosiaalinen media ja VOIMAA-projekti

a. Virikepuheenvuorot sosiaalisesta mediasta

Jussi Linkola ja Juhana Kokkonen pitivät virikepuheenvuorot sosiaalisesta mediasta (LIITTEET 7 ja 8). Keskusteltiin sosiaalisen median käytöstä.

b. Ohjausryhmän wikitunnukset ja -työskentely

Ohjausryhmän jäsenet ja varajäsenet, jotka eivät olleet paikalla saavat wikitunnukset seuraavassa kokouksessa.

6. Muut asiat

a. Ohjausryhmän pöytäkirjojen tarkastaminen ja julkaisu

Päätettiin, että tarkastetut ohjausryhmän pöytäkirjat julkaistaan avoimesti VOIMAA-wikityötilassa. Kokouksen puheenjohtaja ja projektipäällikkö tarkastavat ja allekirjoittavat ohjausryhmän pöytäkirjat. Allekirjoittaminen tapahtuu viimeistään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa. Allekirjoitetut pöytäkirjat arkistoidaan projektin arviointisuunnitelman mukaisesti.

b. Yhteiskunnallisen tilanteen muutos

Aihe muuttunut kenties aremmaksi - kuitenkin visio työelämän tarpeesta maahanmuuttajille ei ole muuttunut. Vastaanotto on ollut hyvä ja yhteiskunnallisia satsauksia on tehty paljon. Ohjausryhmän puheenjohtaja totesi, että ulkoinen viestintä ei ehkä keskeistä tässä tilanteessa.

Yritysyhteistyössä syntyy useita malleja koulutuksen järjestämiseen lähtien yrityksen tarpeista. Sosiaalisen median keinoja hyödynnetään kaikissa toimintamalleissa. HAMKin toimijat konsultoivat toimintamallien kehittämisessä.

7. Seuraava kokous

Todettiiin, että seuraava kokous pidetään kokousaikataulun mukaisesti to 1.10.2009 klo 14-16.

8. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.36.

Helsingissä 4.6.2009

Risto Säntti                             Matti Rantala
ohjausryhmän puheenjohtaja     projektipäällikkö

 

 
You must log in to comment.