Kokous
Kokouskäytännöissä noudatetaan lainsäädäntöä ja organisaation asettamia muita sääntöjä. Epämuodollisemmissa tiimi- ja yksikkökokouksissa pystytään vapaammin hyödyntämään verkon uusia välineitä ja menetelmiä.
Kokoukset voidaan virtuaalisuusasteeltaan jakaa kolmeen eri luokkaan:
- osallistujat läsnä, dokumentit paperimuodossa
- osallistujat läsnä, dokumentit verkossa
- osallistujat verkossa, dokumentit verkossa
Osallistujat läsnä, dokumentit paperimuodossa
Perinteistä kokoustapaa edustaa käytäntö, jossa osallistujat ovat kokoontuneet samaan fyysiseen tilaan ja käsittelevät paperimuodossa olevia dokumentteja. Perinteisestä kokouskäytännöstä on syytä hankkiutua eroon osallistujien ajan ja kustannusten säästämiseksi.
Osallistujat läsnä, dokumentit verkossa
Kokouksen valmistelu alkaa kirjoittamalla esityslista. Se laaditaan suoraan verkkoon. Se on tehokkaampi tapa kuin perinteinen käytäntö, jossa kokousasiakirja kirjoitetaan tekstinkäsittelysovelluksella ja tallennettaan omalle työasemalle, josta se kopioidaan verkkoon. Myös mahdolliset liitteet voidaan kirjoittaa tai joissakin tapauksessa kuvalukea (skannata) suoraan verkkoon ja linkittää kokouksen esityslistaan, pöytäkirjaan tai muistioon. Kokouksen luonne ja sisältö sanelevat, kirjoitetaanko esityslista yhteiskirjoitusalustalle, joka tallentaa tiedot organisaation omassa hallinnassa olevalle palvelimelle vai alustalle, joka tallentaa tiedot organisaation ulkopuoliselle palvelimelle eli niin sanotusti pilveen. Esityslista ja muut kokousdokumentit voidaan sijoittaa ulkopuoliselle palvelimelle, mikäli pilvipalvelun käyttöehdot (Metropolian sisäverkko) sen sallivat.
Esityslistan kannalta paras pilvessä toimiva yhteiskirjoitusalusta on Google Docs. Se tallentaa asiakirjat pilvitallennusvarasto Google Driveen. Kumpaakin käytetään Metropolian tunnuksilla (käyttäjätunnus ja salasana). Google Docsin etuihin kuuluu jouhevasti toimiva reaaliaikaisen yhteiskirjoituksen tuki. Se tarkoittaa sitä, että usea henkilö pystyy samaan aikaan työstämään samaa dokumenttia. Lisäksi osallistujat kykenevät Google Docsissa kommentoimaan dokumenttia maalaamalla asiakirjasta merkkijonon, jota kommentti koskee, ja kirjoittamalla asiansa erityiseen Kommentit-osioon.
Kokousdokumenttien verkkoon sijoittaminen varmistaa myös sen, että kokouskulttuuria voidaan siirtää vuorovaikutteisempaan suuntaan. Kokouksen osallistujat pystyvät osallistumaan etukäteen esityslistan laadintaan kirjoittamalla sille omia ehdotuksiaan. Puheenjohtaja valitsee lopulliset kokouksessa käsiteltävät asiat ja lähettää valmiiseen esityslistaan vievän linkin kokouksen osallistujille ennen session alkamista.
Osallistujat verkossa, dokumentit verkossa
Verkon uutta toimintaympäristöä hyödynnetään maksimaalisesti kokouskäytännössä, joissa sekä osallistujat että dokumentit ovat verkossa. Session subjektit osallistuvat kokoukseen tietoliikenneyhteyksien kautta. Osanottajat kykenevät olemaan mukana joko äänellään tai sekä äänellään että videokuvallaan. Verkon kautta toimiessaan osallistuvat pystyvät siten säästämään aikaa ja kustannuksia, koska tilaisuuden pitopaikalle ei tarvitse matkustaa. Se tarkoittaa myös sitä, että kaikille sopivia kokousaikoja saadaan enemmän, koska matkustusaikoja ei tarvitse lukea aikahaarukkaan.
Hajautetun kokouksen järjesteämiseen tarvitaan videoneuvotteluväline. Niistä kevyitä ja siten kokouksille sopivimpia ovat muun muassa Microsoftin Skype for Business ja Googlen Hangouts. Raskaampaan kalustoon kuuluu muun muassa Adobe Connect Yleensä videoneuvotteluvälineet tukevat reaaliaikaista tekstipohjaista kommentointia kokouksen aikana. Lisäksi dokumentteja voi jakaa palveluissa osallistujien kesken.
Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla. Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Skype for Businessta, kannattaa ajanvaraus tehdä saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu on kytketty toisiinsa. Outlookin Schedule view näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Esityslista on hyvä kirjoittaa ainakin alustavaan muotoonsa ennen kokouskutsun lähettämistä, sillä esityslistaan johtava linkki kannattaa liittää Outlookista lähtevään kokouskutsuun. Esityslista kirjoitetaan verkossa sille yhteiskirjoitusalustalle, joka kokoukselle luonteensa ja käsiteltävien asioiden puolesta istuu. Osallistujia voidaan kutsun yhteydessä kehottaa myös täydentämään esityslistaa, mikäli kokousdokumentit laaditaan hajautetusti ja vuorovaikutteisesti.
Vapaamuotoisemmissa kokouksissa voidaan esityslista muuttaa kokouksen aikana pöytäkirjaksi lisäämällä esityslistaan kokouksessa tehdyt päätökset.
Itse kokouksen aikana ei ehdi tehdä kultivoituneita muistiinpanoja, joten kokouspöytäkirja joudutaan yleensä kirjoittaman puhtaaksi session jälkeen. Kokouksen osallistujille voi lähettää linkin, joka vie verkkoon tallennettuun pöytäkirjaan, ja pyytää heiltä kuittaus sen mahdollisesta hyväksymisestä. Tämän jälkeen pöytäkirjaan johtava linkki voidaan julkaista niille tahoille, jotka eivät kokoukseen osallistuneet mutta joiden tulee olla informoituja kokouksen sisällöstä.
Prosessi
- Esityslista verkkoon.
- Videokonferenssivälineen valinta
- Ajanvaraus ja kutsu kokoukseen
- Kokous
- Pöytäkirja puhtaaksi ja jakoon verkossa
- Created by Petri Silmälä, last modified on 8.12.2015
You are viewing an old version of this page. View the current version.
Compare with Current View Page History
« Previous Version 17 Next »
- No labels