You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 2 Next »


 
 
 
 
 
Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Tampereen ammattikorkeakoulun opintohallinnon perusrekisteri

Projektisuunnitelma

1. Johdanto

Opintohallinnon perusrekisteri -projekti on osa Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Tampereen ammattikorkeakoulun opintohallinnon uudistamisen hankekokonaisuutta.

 Projektin tehtävänä on määritellä, suunnitella, toteuttaa ja käyttöönottaa uusi opintohallinnon perusrekisteri -palvelukokonaisuus, joka korvaa käytössä olevan Winha-järjestelmäkokonaisuuden sekä liittää olemassa olevat opettajan, suunnittelijan ja opiskelijan työpöydät osaksi opintohallinnon palvelukokonaisuutta. Projektin tehtävänä on myös kartoittaa molempien organisaatioiden palvelu- ja tietotarpeet nyt ja lähitulevaisuudessa  sekä luoda palvelukokonaisuuteen vaatimusmäärittelyn mukaiset muut palvelut.
   

Projekti toteutetaan yhteistyössä Tampereen ammattikorkeakoulun kanssa yhteistyösopimuksen mukaisesti.

1.1 Tausta ja lähtökohdat

Metropolia Ammattikorkeakoulu ja Tampereen ammattikorkeakoulu ovat käyttäneet opintohallinnon perusjärjestelmänä Winha-tuoteperhettä. Ammattikorkeakoulut ovat ryhtyneet voimakkaasti uudistamaan opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden (opintohallinnon) järjestelmäarkkitehtuuriaan viime vuosina. Ensimmäiset uudet järjestelmäpalvelut on otettu käyttöön opetuksen ja koulutuksen suunnitteluun tarkoitetun Peppi-järjestelmän käyttöönoton muodossa keväällä 2013.

 Kiireellisyysjärjestyksessä seuraavana kriittisenä kehityskohteena on opintohallinnon järjestelmäarkkitehtuurin kriittisen ytimen, perusrekisterin, uudistaminen. Uudistaminen on välttämätöntä ja tulee seuraavaksi koskea juuri tätä kokonaisuutta, sillä perusrekisteri muodostaa paitsi viranomaisraportoinnin keskeisen tietosisällön, myös suuren osan siitä tietopohjasta, jonka varaan opiskelijoille, opettajille, ohjaajille ja opintohallinnolle rakennettavat palvelut tarvitsevat.

1.2 Tavoitteet ja lopputulokset

Perusrekisteriprojektin tavoitteena on toteuttaa uusi opintohallinnon perusrekisteri vanhan Winhaan sisältyvän rekisterin tilalle. Uudistuksella tuetaan opiskelijoiden sähköisten palveluiden kehittämistä ajasta ja paikasta riippumattomiksi sekä mahdollistetaan kokonaisuudessaan entistä paremmin ja kustannustehokkaammin palveluiden kehittäminen opiskelijoiden opintojen ja opiskelijoiden ohjauksen tueksi. Edelleen, uudella järjestelmällä saavutetaan kehittyneemmät tiedon haun ja tallentamisen palvelut, joiden ansiosta tiedon laatu paranee myös viranomaisraportointia ja johdon tietotarpeita paremmin palvelevaksi.

 1.3 Rajaukset

Projektissa keskitytään erityisesti opintohallinnon perusrekisterin toimintoihin ja niiden toteuttamiseen. Tiedon siirtoa tai lukemista 3. osapuolen toteuttamista järjestelmistä ei voida taata. Välttämättömät tiedot kuitenkin siirretään vanhoista järjestelmistä. (minimitasona samat tiedot kuin Virta-tiedonsiirroissa).

 Henkilökohtaisten opintosuunnitelmien käsittely toteutetaan kokonaisuudessaan opiskelijan sähköinen työpöytä -projektissa. Perusrekisteri vain lukee HOPSin rakenteita (mm. opintosuoritusote HOPSin mukaisen rakenteen mukaan).

 Peppi-järjestelmässä olevia palveluita, jotka ovat samoja kuin mitä perusrekisteri tarvitsee, hyödynnetään päällekkäisyyksien välttämiseksi.

Osa määrittelyissä esille tulleista toiminnoista katsottiin kuuluvaksi perusrekisterin ulkopuolelle, silti niiden toteuttaminen ainakin osittain on välttämätöntä. Tämän vuoksi ne on kirjattu optioiksi ja organisaatioissa päätetään myöhemmin minkä projektin yhteydessä niitä toteutetaan.

 Osa määrittelyssä esiin tulleista toiminnoista (mm. yhteishaku, muut haut, lukuvuosi-ilmoittautuminen) on rajattu perusrekisterin ulkopuolelle, koska niistä on suunnitteilla tai jo käynnissä kansalliset projektit. Perusrekisteriprojekti on siten riippuvainen näiden projektin onnistumisesta ja aikatauluista.

 1.4 Riskit

 

Riskiluettelo on projektisuunnitelman liitteenä (ei wikissä).

1.5 Ympäristö

Projektissa hyödynnetään mahdollisimman paljon sähköistä viestintää ja sähköisiä  työkaluja. Projektin dokumentaatio pidetään Wikissä, samoin projektin yleinen tiedotus kootaan Wikiin. Merkittävimmät tiedotteet viestitään myös Intranetin ja koulutustilaisuuksien kautta. Projektipalavereissa (ohjausryhmä, projektiryhmä, asiantuntijaryhmät) suositaan videoneuvotteluita.


  2. Projektin organisaatio

Projektin organisaatio koostuu ohjausryhmästä, projektiryhmästä, erillisistä asiantuntijatyöryhmistä ja järjestelmätoimittajan projektiorganisaatiosta. Projektin organisaatio muodostuu seuraavasti (organisaatiota tarkennetaan projektin alkaessa):


  
 

Projektin ryhmien jäsenille tulee varata riittävästi aikaresurssia, jotta he pystyvät hoitamaan tarvittavat projektin toimet. Molempien organisaatioiden (Metropolia ja TAMK) tulee resursoida riittävästi työaikaa järjestelmän määrittelyihin, testaukseen, käyttöönottoon ja koulutukseen. Molempien organisaatioiden (Metropolia ja TAMK) tulee nimetä projektille vastuuhenkilöt.

2.1 Organisaatio ja vastuut

2.1.1 Ohjausryhmä

Ohjausryhmän tehtävänä on seurata ja valvoa projektin tavoitteiden toteutumista ja projektin etenemistä sekä tukea projektipäällikköä ongelman ratkaisuissa ja antaa suosituksia toimintatapoihin. Ohjausryhmä puuttuu mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistamiseen. Ohjausryhmä antaa suosituksia ja linjauksia projektiryhmän ja asiantuntijaryhmien toimintatapoihin. Ohjausryhmän tehtävänä on lisäksi tiedottaa projektin etenemisestä omalle organisaatiolle sekä seurata kustannusarvion toteutumista.

 Ohjausryhmä tekee kaikki suurimmat projektia koskevat päätökset.

 2.1.2 Projektiryhmä

Projektiryhmän tehtävänä on suorittaa projektisuunnitelmaan merkittyjen tehtävien ja vaiheiden toimeksiannot sekä ohjata asiantuntijaryhmien työskentelyä.

 Projektiryhmä koostuu projektin vetäjistä sekä  loppukäyttäjien edustajista. Projektiryhmän toimikausi on projektin koko elinkaaren ajan. Projektin eri vaiheille (määrittely, suunnittelu ja toteutus, hyväksymistestaus, käyttöönotto) ja sen jälkeiselle ylläpitovaiheelle muodostetaan omat asiantuntijaryhmänsä. Jokaisessa asiantuntijaryhmissä tulee olla vähintään yksi henkilö projektiryhmästä.

2.1.3 Asiantuntijaryhmä

Asiantuntijaryhmien puheenjohtajana toimii projektiryhmän jäsen, jonka tehtävänä on raportoida työryhmien esittämät toiveet ja vaatimukset tieto-, raportointi- ja palvelutarpeista projektiryhmälle.

2.1.4 Pilottiryhmät ja testausryhmät

Pilotointi ja testaus määritellään myöhemmin. Tarpeen vaatiessa niitä varten luodaan omat ryhmät, mutta pyritään hoitamaan testaukset asiantuntijaryhmien kautta.

2.1.5 Projektipäällikkö

Projektipäällikön tehtävänä on projektin läpivieminen projektisuunnitelman mukaisesti sekä projektiryhmän ja ohjausryhmän kokousten valmistelu ja kokoon kutsuminen. Tämän lisäksi projektipäällikön vastaa projektin etenemistä ja laatii projektin tilanneraportit ohjausryhmien kokouksiin.

Projektipäällikkö vastaa projektiryhmän työnohjauksesta, varmistaa resurssien käytettävyyden sekä vastaa riskien seurannasta. Projektipäällikön vastuulla on ohjausryhmän päätöksenteon valmistelu sekä raportointi ohjausryhmälle. Niin ikään projektipäällikkö on päävastuullinen projektiin liittyvästä tiedottamisesta. 

Projektipäällikkönä projektissa toimii Mika Lavikainen Metropolia ammattikorkeakoulun tietohallinnosta. Projektipäällikön rinnalla toimii Jaakko Rannila, Metropolia ammattikorkeakoulun tietohallinnosta sekä Virve Peltoniemi TAMK:n tietohallinnosta. Projektin vastuita voidaan tarkentaa projektipäälliköiden kesken projektin edetessä.

Toimittajan tulee nimetä oma projektipäällikkönsä projektille. Toimittajan projektipäällikön vastuulla on osallistua projektiryhmän ja asiantuntijaryhmien kokouksiin ja toimia projektiryhmän kokouksissa sihteerinä. Toimittajan projektipäällikön vastuulla on lisäksi:

  • Toimitusten aikataulussa pysyminen

  • Tarjouksessa/sopimuksessa asetetuissa työmäärissä pysyminen

  • Tiedon jakaminen kehittäjille

  • Muut projektin aikana sovittavat tehtävät

 2.2 Kokouskäytäntö

Ohjausryhmä kokoontuu jokaisen vaiheen päätyttyä sekä silloin kun projektissa ilmenee projektipäällikkön valtuudet ylittäviä käsittelyä vaativia muutostarpeita. Ohjausryhmän kokouskäytännöstä sovitaan ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa. Kokoonkutsujana toimii ohjausryhmän puheenjohtaja. Projektiryhmä kokoontuu projektipäällikön kokouskutsujen mukaisesti tarvittaessa.

 2.3 Viestintäsuunnitelma

Projektin etenemisestä ja vaiheista tiedotetaan projektisivustolla (Metropolia Wiki). Projektin tiedotusta voi seurata kuka tahansa.

Projektista viestitään organisaatioiden Intranetissä, projektin Wiki-sivustolla, sähköpostilla ja esittelemällä projektia ja sen tuloksia tuleville käyttäjille ja sidosryhmille. Projektin sisäisenä tiedotuskanavana käytetään projektin Wiki-sivustoja, Intranetiä ja sähköpostia. 

3. Projektin vaiheet ja aikataulu

Projekti jaetaan kolmeen eri vaiheeseen. Ensimmäinen kokonaisuus koostuu nykytilan ja tavoitetilan selvityksestä. Tämän lisäksi 1. vaiheessa tehdään tavoitteiden ja rajauksien täsmennys sekä kootaan projektiorganisaatio. Kokonaisuuden lopputuloksena laaditaan alustava toiminnallinen määrittely kaikista niistä tarpeista, vaatimuksista ja toiveista, joita sekä käyttäjillä ja organisaatiolla on suhteessa asetettuihin projektin tavoitteisiin. Vaiheen lopputuloksia tarkennetaan tarvittaessa seuraavassa vaiheessa.


 1. vaiheen tulokset 

  • nykytilan ja tavoitetilan kuvaus

  • projektisuunnitelma

  • vaatimusmäärittely

  • hanke-esitys

  • kilpailutusdokumentaatio

Projektin toinen vaihe koostuu eri moduulien määrittelystä ja toteutuksesta. Projektin toisessa kokonaisuudessa käytetään projektimallina iteroivaa ohjelmistokehityksen menetelmää. Menetelmässä projekti ja järjestelmät jaetaan jaksoihin (moduuleihin), joista jokainen sisältää määrittelyn, suunnittelun, toteutuksen, tietojen migraation ja testauksen. Mallissa kehitetään järjestelmäkokonaisuutta vaiheittain, jossa osa moduuleista saadaan pilotoinnin käyttöön jo projektin aikana. Mallissa eri vaiheet käyvät iteraatioita, kunnes asiakas hyväksyy toteutuksen toimitussopimuksen mukaisesti. Pilotoinnin ja testauksen tavoitteena projektin aikana on varmistaa se, että valmistuvat palvelut vastaavat mahdollisimman tarkasti käyttäjien ja organisaation vaatimuksia.

2. vaiheen tulokset

  • määrittelyn tarkennus

  • tietojärjestelmäpalveluiden suunnittelu

  • testauksen suunnittelu (käytetään hyväksi vaatimusdokumentaatiota)

  • tietojärjestelmäpalveluiden toteutus

  • tietojärjestelmäpalveluiden testaus ja korjaukset

  • tietojen migraatio vanhasta järjestelmästä

Projektin kolmas vaihe muodostuu kaikkien moduulien hyväksymistestauksesta, käyttöönotosta ja koulutuksesta.

3. vaiheen tulokset

  • järjestelmäkokonaisuuden hyväksymistestaus

  • järjestelmäkokonaisuuden vaiheittainen käyttöönotto

  • käyttäjien koulutus

  • loppuraportti

Jokaisen vaiheen jälkeen tullaan laatimaan vaihekohtainen raportti, jossa kuvaillaan projektin sen hetkisiä tuloksia ja projektin edistymistä.

4. Henkilöstöresurssien käyttö projektissa

Projektissa käytetään oman organisaation asiantuntijoita. Asiantuntijaryhmät kootaan seuraaviin asiantuntijaryhmiin:

  • Korkeakoulupalvelut

  • Pääkäyttäjäpalvelut

  • Opettajapalvelut / Opiskelijapalvelut

5. Projektissa noudatettavat menetelmät

5.1 Muutosten hallinta ja seuranta

Kaikki projektisuunnitelmaan liittyvät ja kokonaisuuden kannalta merkittävät muutokset tulee hyväksyttää projektiryhmällä ja ohjausryhmällä. Projektipäällikön tulee olla suoraan yhteydessä ohjausryhmän puheenjohtajaan muutoksista. Projektipäällikkö huolehtii projektin raportoinnista ohjausryhmälle.

5.2 Dokumenttien hallinta

Projektin aikana syntynyt dokumentaatio tallennetaan Metropolian Wiki sivustolle. Dokumenttien versiointimenetelmät sovitaan projektiryhmässä. Projektin aikana syntyneessä määrittelydokumentaatiossa pyritään yhdenmukaisuuteen ja kuvaustavoista sovitaan projektiryhmän kesken.

5.3 Viestintä

Projektipäällikkö huolehtii yhdessä projektiryhmän ja viestinnän kanssa projektiin liittyvästä viestinnästä. Projektin viestintätavoista sovitaan projektiryhmässä. Projektista viestitään organisaatioiden Intranetissä, projektin Wiki sivustolla, sähköpostilla ja esittelemällä projektia ja sen tuloksia säännöllisesti tuleville käyttäjille ja sidosryhmille. Projektin sisäisenä tieduskanavana käytetään projektin Wiki-sivustoja ja sähköpostia.

6. Kustannukset

Projektin kustannusarvio on kuvattu erillisessä liitteessä. (ei wikissä)

7. Huomioitavat sidosarkkitehtuurit, rinnakkaisprojektit ja lainsäädäntö 

7.1 Sidosarkkitehtuurit

 7.2 Rinnakkaisprojektit

 

  • Oppijan verkkopalvelut (kehitteillä kansallisesti)

  • Opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukuvuosi-ilmoittautuminen (OILI) (suunnitteilla kansallisesti) https://confluence.csc.fi/display/OPI/Opiskelijaksi+ilmoittautuminen 

    • Projektin tavoitteena on toteuttaa uusien ja vanhojen opiskelijoiden lukuvuosi-ilmoittautumisen ja maksupalvelun toiminnallisuudet

    • Mikäli projektin toiminnallisuudet eivät valmistu samassa aikataulussa Korkeakoulujen sähköisen hakujärjestelmän kanssa, Perusrekisteriprojektin yhteydessä tulee toteuttaa toiminnallisuudet lukuvuosi-ilmoittautumiselle ja maksutoiminnallisuuksille

  • Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA) (valmis, käytössä kansallisesti ?/2014 alkaen) https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/RAKETTI-VIRTA 

    • Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto on kansallisesti  ylläpidetty rekisteri, johon on koottu kaikkien Suomen korkeakoulujen opiskelijarekisterien määrätyt tiedot keskeisesti korkeakoulujen sähköisen hakujärjestelmän tarpeita varten. Tietovarantoa hyödynnetään myös viranomaisraportoinnissa ja sitä voidaan käyttää myös muihin korkeakoulujen yhdessä sopimiin kohteisiin (esim. ahotoinnin päätietolähteenä suoritustietojen osalta)

  • PEPPI (käytössä Metropoliassa ja TAMK:ssa)

    • Perusrekisteri hyödyntää soveltuvissa määrin Peppi-projektissa tuotettuja palveluita

  • Opiskelijan sähköinen työpöytä (PAKKI) (kehitteillä Metropoliassa ja TAMK:ssa)

    • Tuotetaan toiminnallisuudet henkilökohtaiseen opintojen suunnitteluun sekä reaaliaikaisen opintojen seurantaan

  • Tietoon perustuvaa tukea opiskelijan opinto- ja urapolulle (TIPTOP) (referenssitoteutus kehitteillä kansallisesti, Metropolia ja TAMK mukana) https://confluence.csc.fi/display/TT/Home 

    • Tuotetaan referenssitoteutus henkilökohtaisen opintosuunnitelman, reaaliaikaisen opintojen seurannan ja aiemmin hankitun osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen palveluista

  • Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointi (OTM) (kehitteillä Aalto-yliopistossa, Helsingin yliopistossa ja Tampereen yliopistossa) http://blogs.helsinki.fi/otm-hanke/ 

7.3 Lainsäädäntö 

 7.4 Tutkintosäännöt

Projektissa tulee huomioida lisäksi korkeakoulujen paikalliset tutkintosäännöt

 8 Projektin päättäminen

Ohjausryhmä päättää projektin päättämisestä. Projektin päätyttyä laaditaan projektista loppuraportti ja arkistoidaan projektin aikana syntynyt dokumentaatio. Projekti päätetään ohjausryhmän viimeisessä kokouksessa, jossa käsitellään loppuraportti ja tarkistetaan projektin tulokset.

 


 

  • No labels
You must log in to comment.