...
Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla. Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Microsoftin välineitä, kannattaa ajanvaraus tehdä saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu kytkeytyvät toisiinsa. Kaikille sopivan ajan jäljittämistä helpottaa Outlookin Schedule view, joka näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Esityslista kannattaa kirjoittaa yhteiskirjoitussovellukseen ainakin alustavassa muodossaan ennen kokouskutsun lähettämistä, jolloin esityslistaan johtavan linkin pystyy liittämään Outlookista lähtevään kokouskutsuun. Asialistaa voi täydentää sen jälkeen, kun osallistujat on kutsuttu, sillä he näkevät verkosta tuoreutetun version.
Kokousaikoja voi haravoida osallistujien kesken myös Doodlella.
Ulos konttorista
Videokokouksen pystyy pitämään myös mobiilisti. Siihen tarvitaan yhteiskirjoitusalustan ja videokonferenssivälineen mobiilisovellukset, jotka ladataan älypuhelimeen tai tablettitietokoneeseen, sekä mobiililaitteen nappikuuloke, jossa on myös mikrofoni. Jos osallistujien on tarkoitus kirjoittaa ajatuksiaan yhteiskirjoitusalustalle tai käyttää chatia kokouksen aikana, on tabletti isokokoisemman "näppäimistönsä" ansiosta jonkin verran parempi väline. Moderneissa hybridilaitteissa (tabletin ja kannettavan yhdistelmä) on yleensä magneetilla kiinnitettävä oikea näppäimistö.
...