Hyväksilukuhakemus käsitellään korkeakoulussa opettajan työpöydällä. Korkeakoulu määrittelee omassa hyväksilukuprosessissaan, ketkä tai missä tehtäväroolissa olevat henkilöt hakemuksia käsittelevät ja missä aikatualussa sekä miten prosessi on vaiheistettu. Käsittelijä voi esimerkiksi tallentaa hyväksilukupäätöksen itse tai siirtää toiselle henkilölle tallennettavaksi.

Sisältö

Opettaja

Käsittelijät saavat kerran vuorokaudessa sähköpostiinsa koonnin käsiteltävistä hakemuksista. Muistutusviestin toiminnallisuuden saa päällä tai pois. 

Hakemuksen vastaanottaminen

...

Voit ottaa opiskelijan hyväksilukuhakemuksen käsittelyyn itsellesi osittain tai kokonaan tai siirtää hakemuksen toiselle käsittelijälle osittain tai kokonaan oikeusmatriisin rajoituksista riippuen (esim. käsittelijän oltava samasta tutkinto-ohjelmasta). (Ks. Käyttöoikeudet-taulukon rivi #3.) 

Image Added

(Mallikuva oikeusmatriisista)

Valitse Opinnot ja päätökset -osion oikeassa reunassa Käsittelyketju / siirto toiselle -välilehti, valitse uusi käsittelijä ja tallenna valintasi.

...

Jos haluat asettaa hakemukselle käsittelyketjun, valitse Käsittelyketju / siirto toiselle  -välilehdellä "Aseta käsittelyketju" -linkki, valitse käsittelijät ja napsauta . Aseta käsittelyketju-kohdassa hakemukselle voi asettaa käsittelyketjun korkeakoulun oman AHOT-prosessin mukaisesti esim. 1) opettaja 2 ) päätöksentekijä 3) tallentaja.  Valitse käsittelijät ja napsauta Tallenna käsittelyketju -painiketta. Käsittelyketjun voi asettaa joko hakemuksen yhteen osaan tai kaikissa hakemuksessa oleviin osiin.

Kun olet vaihtanut käsittelijän, hakemus poistuu AHOT-sivultasi.

Hakemuksen siirtäminen tallentajalle

Voit siirtää hakemuksen toiselle henkilölle tallennettavaksi, kun olet laittanut päätöstiedot. Tallennukseen siirretystä hakemuksesta ei tule tallentajalle viestiä vaan hakemus löytyy käsiteltävistä hakemuksista.

Image Added

Hyväksilukuhakemuksen tilat

...

• Luonnos
  • Hakemuksen tila ennen kuin opiskelija lähettää sen käsittelijälle. Opiskelija voi peruuttaa hakemuksen ennen kuin käsittelijä ottaa hakemuksen käsittelyyn.
• Uusi hakemus (käsittelijä) tai Lähetetty (opiskelijalla)
• Käsittelyssä
  • Opiskelija voi peruuttaa käsittelyssä olevan hakemuksen. Tästä tulee ilmoitus käsittelijälle.
• Käsitelty
• Palautettu
  • Käsittelijä lähettänyt hakemuksen opiskelijalle täydennettäväksi.
  • Jos hakemus on palautettu käyttäjälle osittain (sisältänyt esimerkiksi neljä erillistä kohtaa, joista yksi vaatii tarkennusta), käyttäjälle näkyy status "Palautettu 1/4". 
  • Hyvä tietää! Kannattaa muokata palautuksen viestiä oman korkeakoulun kieleistyksiä vastaavaksi.
• Peruutettu
  • Opiskelija peruuttaa hakemuksensa. Opiskelija voi ottaa peruutetun hakemuksen uudelleen muokattavaksi, jolloin hakemus palautuu Luonnos-tilaan.
  • Peruutettu hakemus ei näy opettajan listauksessa.
• Hyväksytty alustavasti (esiahotointi)
  • Tilatieto hyväksytylle esiahotointihakemukselle.
• Hyväksytty
  • Hyväksilukuhakemus on hyväksytty.
  • Jos hakemus on sisältänyt esimerkiksi neljä erillistä kohtaa, joista kolme on hyväksytty ja yhtä ei, tilatieto on" Hyväksytty 3/4".
  • Jos hakemus sisältää sekä hyväksyttyjä että hylättyjä erillisiä kohtia, tilatieto on yhdistettynä "Hyväksytty 3/4, Hylätty 1/4".
• Hylätty
  • Hakemus on hylätty.
  • Jos hakemus on sisältänyt esimerkiksi neljä erillistä kohtaa, joista yksi on hylätty, tilatieto on "Hylätty 1/4"
  • Jos hakemus sisältää sekä hyväksyttyjä että hylättyjä erillisiä kohtia, tilatieto on yhdistettynä "Hyväksytty 3/4, Hylätty 1/4".

...

Vapautus: Opintojaksoa ei tarvitse suorittaa.

Osittainen hyväksiluku

Osittainen hyväksiluku tehdään, jos opiskelijalle ei lueta hyväksi opintojaksoa kokonaisuudessaan, vaan häneltä vaaditaan lisäsuoritus.

Kirjauskäytännöt ja prosessit korkeakouluittain vaihtelevat esimerkiksi sen osalta kirjataanko suoritus toteutukselle vai opintojaksolle.

Esimerkkejä yliopistojen käytänteistä:

• hyväksiluvun suoritus kirjataan opintojaksolle sen mukaan mitä suorituksessa on enemmän, hyväksiluettua osuutta vai opiskeltua osuutta.

• valitaan päätökseksi "Hyväksyn osittain", mikäli aiempi osaaminen ei vastaa osaamistavoitteisiin kokonaan. Suoritus kirjataan toteutuksen osana. Silloin opettaja voi käyttää hyväksi olemassa olevaa toteutuksen osaa, tai sitten luoda uuden henkilökohtaisen toteutuksen osa. Ongelma tässä on, että suorituspäivämäärän on oltava opiskeluoikeuden päivämäärien sisällä. Jos aiemman osaamisen suorituspäivämäärä on ennen opiskeluoikeuden alkua, on ohjeistettu laittaa toteutuksen osan suorituspäivämääräksi hyväksilukupäivämäärä.

Osittaisen hyväksiluvun päätöksen perusteluihin opiskelijalle voi laittaa tiedon, että mihin mennessä ja kenen ohjauksessa ja mitä vaaditaan suorituksen täydentämiseksi. Osittaisesta hyväksilukemisesta tehdään sopimuspankkiin sopimus.

Aitojen osittaisten hyväksilukujen kirjaamismahdollisuus ei toimi. Vireillä on kehitystikettejä, jotka odottavat toteutukseen pääsyä. (20.2.2024 ei todennäköistä tänä vuonna)

Muulla tavoin hankittu osaaminen

Opiskelija voi hakea hyväksilukua muulla tavoin hankitulla osaamisella esim. työkokemuksen kautta saatu osaaminen. Hakemuksen käsittely etenee samalla tavoin kuin opinnolla hankitun osaamisen hyväksiluvun käsittely. Hankitun osaamisen päivämäärä voi olla esimerkiksi työtodistuksen päivämäärä.

Esimerkkikuva: tapaus, jossa opiskelija on hakenut työkokemuksella hankitulla osaamisella korvaamista 11 op:n laajuisesta opintojaksosta.

Image Added    

Näkymä opiskelijan suoritusotteelta:

Image Added

Hakemuksen käsittelyn aikaraja

Jos uuden hakemuksen käsittelyä ei ole aloitettu korkeakoulun määrittämän aikarajan puitteissa, pääkäyttäjä tai vastaava (rooli, jolle oikeus määritellään) saa siitä ilmoituksen työpöytänsä etusivulle. Ilmoitus tulee myös sähköpostiin. Käsittelyn aikarajan voi säätää päivän tarkkuudella. Ylläpitäjänä voit hallinnoida viestin käännöksiä Suunnittelijan työpöydällä työpöydällä ahot-portlet-localization-nimiavaruudessa. Sen avaimet ovat notification.to.admin.proposition.not.reacted-alkuisia. Toiminnallisuus on konfiguroitavissa.

Hakemuksen peruuttaminen/poistaminen

Käsittelijä ei voi peruuttaa tai poistaa opiskelijan hakemusta. Jos opiskelija peruuttaa sen, se poistuu käsittelijän näkymästä ja käsittelijä saa ilmoituksen Opettajan työpöydän Viestit-näkymään. Viestin kieleistysavaimet ovat notification.proposition.cancelled-alkuisia.

Pääkäyttäjä voi tarvittaessa poistaa käsittelyssä olevan hakemuksen.

Hyväksilukupankki

Hyväksilukupankkissa käsittelijä ja opiskelija voivat hakea, millaisella taustaosaamisella eri tutkinto-ohjelmissa on aiemmin saatu hyväksilukuja. Hyväksilukupankin tarkoituksena on lisätä hyväksilukupäätösten läpinäkyvyyttä sekä käsittelijöille että opiskelijoille.

Opiskelijoiden henkilötietoja ei tallenneta. Kirjaamishetkellä pankkiin tallentuvat seuraavat tiedot:

...

Ylläpitäjänä voit muokata ja kääntää asiasanoja ahot_keywords-koodistossa. Muut käyttäjät eivät voi lisätä asiasanoja.

Hyväksiluvun kirjaaminen

Kun olet tehnyt hakemukselle päätöksen ja tallentanut hakemuksen asiasanat, siirryt kirjaamaan hyväksilukua. Hyväksiluvun kirjaamisikkuna aukeaa automaattisesti, kun hakemuksesta on tehty hyväksytty päätös. Hyväksiluvun kirjausikkunalle siirtyy opiskelijan ahot-hakemuksen tiedot muualla suoritetusta opinnosta tai osaamisesta ja käsittelijän kirjaamat hyväksilukupäätöksen tiedot laajuudesta ja arvioinnista.

1. Tarkista hyväksiluvun tyyppi: korvaaminen tai sisällyttäminen. Mikäli hyväksiluvun tyyppi on valittu väärin, palauta hakemus opiskelijalle. Opiskelija voi vaihtaa hyväksiluvun tyypin toiseksi ja palauttaa hakemuksen uudelleen käsittelyyn.
2. Tarkista opiskelijan kirjaamat tiedot vasemmanpuoleisesta palstasta. Mikäli tiedoissa on puutteita tai tiedot vaativat muokkausta, avaa näkymä kynäikonista ja muokkaa tietoja.
3. Tarkista hyväksiluvun kirjauksen tiedot oikeanpuoleisesta palstasta. Mikäli tiedot vaativat muokkausta, täytä puuttuvat tiedot. 
4. Kun kaikki tarvittavat tiedot on tarkistettu ja kirjattu, klikkaa Tallenna.
5. Hyväksiluku tallentuu opiskelijarekisteriin ja näkyy opiskelijan opintosuorituksissa ja HOPSissa.

Ylimääräisten opintojen poistaminen hyväksiluvun kirjauksesta

Uusi ominaisuus Peppi versio 4.6.0-

Hyväksiluvun kirjaamisikkunassa pääset poistamaan yhden tai useamman korvattavan opinnon oikeassa yläkulmassa olevasta ruksista, mikäli opiskelija on valinnut opintoja hakemukselle liikaa tai valinnut virheellisiä opintoja. Avautuvaan kenttään opiskelijalle kirjotetaan perustelu, miksi opinto/opinnot on poistettu hakemuksesta. Opiskelijaa voidaan myös ohjeistaa tekemään uusi hakemus poistetun opinnon osalta.  Opiskelija saa opintojen poistosta viestin sähköpostiinsa sekä Pepin viestit palveluun. Opiskelija saa päätöksestä muutoksenhakukelpoisen päätöksen korkeakoulun käytännön mukaisesti. Poistamismahdollisuus koskee opiskelijan korvattaviksi valittuja opintoja.

Viesti opiskelijalle poistetusta opintojaksosta:

Image Added

Poiston syy -kenttään kirjoitetaan opiskelijalle tieto/perustelu poistetusta opintojaksosta. Viestin kentät ovat kieleistettävissä. Viestin vakioteksti voi olla tyhjä tai korkeakoulun kieleistämä vakioteksti opiskelijalle (esimerkiksi, mistä opiskelija saa tarvittaessa lisätietoa hyväksilukuhakemuksista).

Esihakemus 

Esihakemus toiminnallisuus on konfiguroitavissa päälle tai pois korkeakoulun päätöksen mukaan.

Opiskelija voi tehdä halutessaan esihakemuksen tulevaisuudessa hankittavasta opinnosta tai osaamisesta. Opiskelijan ei ole pakko tehdä esihakemusta. Korkeakouluissa on omat ohjeet tilanteisiin, joissa esihakemuksen tekeminen on suositeltavaa.

Opiskelija voi tehdä esim. ennen vaihtoon lähtöä ns. esiahotointihakemuksen, jossa hän ehdottaa hyväksiluettavaksi opintoja, joita vastaavat opinnot hän aikoo suorittaa ulkomailla. Vaihdon jälkeen opiskelija tekee esiahotointihakemuksen pohjalta varsinaisen hakemuksen.

Tilanteita, jossa esihakemusta voi hyödyntää: kesäopintojen suunnittelu, MOOC-opintojaksojen soveltuvuus tutkintoon, JOO-opinnot.

Opettajalle/käsittelijälle esihakemukset Esihakemukset ovat samassa näkymässä kuin muut hakemukset.

...

Esihakemuksen käsittely tapahtuu muutoin samaan tapaan kuin tavallisen hakemuksen käsitteleminen, mutta esihakemuksen hyväksyminen edellyttää sopimusta.

Image Removed

Sisällytettävien opintojen käsittely

.

Esihakemuksen käsittelyssä on tehtävä sopimus, mikäli päätös on myönteinen. Järjestelmä huomauttaa sopimuksen puuttumisesta.   

Käsiteltyä esihyväksilukuhakemusta ei pääse muokkaamaan eikä poistamaan. Hakemuksen tietoja pääsee muokkaamaan/korjaamaan kun opiskelija tekee varsinaisen hyväksilukuhakemuksen.

Sopimus tehdään Sopimukset välilehdellä.

Image Added

Sopimuksen tekeminen

 Opiskelijaa on ohjeistettu liittämään sopimus hakemuksen liitteeksi. Liite voi olla esimerkiksi Learning Agreement, opintojaksokuvaus tmv. asiakirja.

Hakemuksen käsittelijä tekee sopimuksen Sopimukset välilehdellä. Sopimus on vapaata tekstikenttää, jossa esiahotoinnin perustelu ilmaistaan opiskelijalle. 

Keskustelua sopimuspankin hyödyntämisestä ja näkökulmia: Sopimuspankin käyttö

Sisällytettävien opintojen käsittely

Sisällyttämishakemusta käsiteltäessä annetaan jokaiselle hakemuksen sisällytettävälle osaamiselle tai opinnolle oman hyväksilukupäätös. Sisällytettävät opinnot tai osaamiset tulevat näkyviin opiskelijan hopsiin siten kuin ne on kirjoitettu hyväksilukuhakemukseenToisin kuin korvaamista ja vapautusta käsiteltäessä, voit antaa hakemuksen osassa jokaiselle sisällytettävälle opinnolle tai osaamiselle oman hyväksilukupäätöksen. Jokaiselle opinnolle tai osaamiselle kirjataan erillinen suoritus.

Opintokokonaisuuden korvaaminen

Kun olet hyväksynyt opintokokonaisuuden korvaamishakemuksen ja alat kirjata suoritusta hyväksilukuikkunassa, itse opintokokonaisuus ei saa suoritusta, vaan suorituksen saavat kaikki sen opintojaksot. Mikäli opintokokonaisuuksia arvioidaan, kokonaisuus on käytävä erikseen arvioimassa ns. sulkemassa.

Opiskelijan hakemusten ja päätösten tarkastelu

...

Jos haluat nähdä opiskelijan kaikki hakemukset, valitse oikean reunan Toiminnot-valikosta Näytä kaikki hakemukset. Lista hakemuksista aukeaa uudelle välilehdelle.

AHOT-raportit

Valitse Opettajan työpöydällä Ahot > Ahot-raportit.

Esihakemusten vertailuraportti

Raportti vertaa esiahotointihakemuksen ja varsinaisen ahotointipäätöksen opintopisteitä opintojaksokohtaisesti.

Opintokokonaisuuksien ja opintojaksojen hyväksilukupäätökset

Raportti näyttää opintokokonaisuudet ja opintojaksot, hyväksilukupäätösten lukumäärän, hyväksiluettujen opintopisteiden määrän, hyväksilukujen kappalemäärän ja opintopisteiden summan.

Organisaation summaraportti

Raportti näyttää opiskeluoikeuksittain hyväksiluettujen opintopisteiden osuuden tutkinnon tavoitelaajuudesta.

Opintojaksojen statusraportti

Raportti näyttää opiskelijan suoritukset ja opintojaksojen statukset, mukaan lukien hyväksilukuprosessin vaiheen. Vaihe näkyy raportin Tila-sarakkeessa, jos opinnolla ei ole suoritusmerkintää ja jos AHOTissa on tilatieto ko. opinnolle. Vaiheiden kuvakkeet ovat samat kuin HOPSissa. Tilat on lyhennetty raportilla seuraavasti:

...

Lyhenne

...

Kuvaus

...

Ahot. hak. läh.

...

Ahot hak. esihyv.

...

Ahot hak. hyv. os.

...

Ahot hak. hyl.

...

Raportilla on vain yksi Tila-sarake. Hyväksilukuprosessin vaihe korjaa raportilla kaikki muut tilat paitsi Suoritettu-tilan.

Siirry opiskelijan Opiskelutiedot-välilehdelle ja valitse Raportit > HOPS-opintosuoritusote oj. tilatiedoilla.VINKKI: On mahdollista säätää, mikäli tietyltä opiskelijajoukolta halutaan estää hyväksilukuhakemusten tekeminen esim. avoimen yliopiston opiskelijat. (rooli ilmoittautumistiedon mukaan)