Tietohallinto

Kun tietoa aletaan keräämään esimerkiksi projektitoiminnassa tulisi tiedon elinkaari suunnittella. Elinkaari alkaa silloin kun tieto luodaan tai vastaanotetaan ja päättyy sen pysyvään säilyttämiseen arkistoinnin muodossa tai tiedon tuhoamiseen. Projektin tai muun tiedon keräämisen päättyessä kaikki ylimääräinen tieto tulisi tuhota osallistujien tietokoneilta sekä käytetyiltä muisti sijainneista, kuten verkkolevyiltä tai ulkoisilta tallennuslaitteilta.

• Tiedon elinkaari kattaa kaikki tiedon käsittelyn vaiheet, jotka ovat tiedon luonti tai vastaanotto, säilytys, käyttö, jakaminen ja siirto sekä arkistointi tai tuhoaminen.
• Tiedon elinkaariajattelun lähtökohtana on tiedon suunnitelmallinen ja riskilähtöinen käsittely ja hallinta.

• Tiedon elinkaaren osalta on tärkeää huomioida, että tietoaineistoja voidaan käsitellä useassa eri sijainnissa ja tietojärjestelmässä tai laitteistossa. Joissakin tapauksissa tiedolla voi olla oma elinkaarensa eri sijainneissa.

Tiedon elinkaaren suunnittelun mallilla huolehdit tietoturvallisuudesta koko tiedon elinkaaren lävitse.

Image Removed

1. Tiedon luonti ja vastaanotto:

• Onko tietoaineistojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus tunnistettu ja määritetty (tiedon keräämisessä ja tallentamisessa pitäisi aina määrittää, mihin sen käsittely perustuu ja mikä on tiedon käsittelyn tarkoitus. Jos tiedon keruuta ei voida perustella tulisi pohdittava onko tiedon käsittely tarpeellista).
• Onko käsiteltävää tietoaineistoa koskevat erityisvaatimukset, kuten henkilötietoihin liittyvät vaatimukset tunnistettu (huom. tietoaineistojen erityisvaatimukset voivat vaatia tietohallinnolta resursseja, muista ilmoittaa kaikista tarpeista ajoissa helpdeskin kautta).

2. Tiedon säilytys:

• Säilytetäänkö tietoa siten, että vain ne tahot joilla on oikeutettu pääsy tietoon pääsevät siihen käsiksi?
• Onko säilytettävälle tiedolle määritetty säilytysaika, jonka päättyessä se joko arkistoidaan tai tuhotaan asianmukaisesti (sovi myös vastuista, ketä tiedon arkistoinnin tai tuhoamisen tekee esim. hankkeen tai projektin lopussa).

3. Tiedon käyttö:

• Ovatko tietoaineiston käyttöoikeudet ja -valtuudet määritetty perustuen henkilön työtehtäviin (ns. need-to-know -periaate).
• Käsitelläänkö tietoaineistoa vain sille sovituilla ja hyväksytyillä tietojärjestelmissä, laitteissa ja käsittely-ympäristöissä (tiedon käsittelyn toimintavat on määritelty ja tiedotettu kaikille osallistuneille).

4. Tiedon jakaminen ja siirtäminen

• Voidaanko tietoaineistoa jakaessa, siirtäessä ja luovuttaessa varmistua riittävällä tasolla vastaanottajan identiteetistä? Etenkin huomioitava kun käsitellään arkaluonteista tai salassa pidettävää materiaalia (esim. turvapostin "Kirjattu Kirje" -toiminnolla vastaanottaja tunnistetaan lisäksi SMS-autentikoinnin avulla).
• Käytetäänkö tiedon siirrossa asianmukaista salausta (esim. turvapostia, funet filesenderiä, metroarch).
• Onko tietoja luovutettaessa varmistuttu siitä, että tiedon luovuttaminen on lain mukaista ja vastaanottajalla on oikeus sekä osaaminen tietoaineistojen käsittelyyn.

5. Tiedon arkistointi  

• Onko arkistoinnissa huomioitu tiedon säilytysaika, -paikka ja tapa (sekä kuka on vastuussa ja vaatiiko arkistointi resursseja esim. tietohallinnolta?).
• Onko tiedon käyttökelpoisuudesta ja luettavuudesta varmistuttu koko tiedon säilytysajan?

6. Tiedon tuhoaminen

Data life cycle