...
Hajautetun kokouksen järjestämiseen tarvitaan videoneuvotteluväline. Niistä kevyitä ja siten kokouksille sopivia ovat muun muassa Zoom, Microsoftin Teams, joka korvaa Skype for Businessin, sekä Googlen Meet. jonka asemia kilpailussa tosin heikentää se, että siinä pidettävän session pystyy nauhoittamaan vain maksullisessa versiossa (tilanne vuonna 2022). Raskaampaan kalustoon kuuluu muun muassa Adobe Connect, josta tosin monessa organisaatiossa ollaan luopumassa. Metropoliassa käytetään myös videoneuvotteluhuoneita. Yleensä videoneuvotteluvälineet tukevat reaaliaikaista tekstipohjaista kommentointia kokouksen aikana. Lisäksi dokumentteja voi jakaa palveluissa osallistujien kesken.
...
Virtuaalitodellisuutta hyödyntäviin yhteistoimintasovelluksiin kuuluu muun muassa suomalainen Glue.
Zoom otti talvella vuonna 2022 askeleen kohti virtuaalihahmoja virtuaalisuutta lisäämällä sovellukseen eläinaiheiset avattaret.
5. Kritiikkiä
...
: liika kokoustaminen
...
kuormittaa
Pandemian aika synnytti myös kritiikkiä verkkopohjaista kokouskulttuuria vastaan. Tutkimustenkin mukaan verkkotapaamisten runsas määrä työpäivää kohden rasittaa osallistujia enemmän kuin perinteiset kasvokkain tapahtuvat tapaamiset. Useissa puheenvuoroissa on vaadittu kokousten määrää vähennettäväksi. Lisäksi niiden osallistujamäärää olisi hyvä supistaa. On syytä pohtia, onko jokaiseen neuvonpitoon välttämätöntä kutsua laaja osallistujajoukko. Samoin jokainen työntekijä voi miettiä, onko kaikkiin kokouksiin osallistuminen tarpeellista.
Hyödyllistä on pohtia myös sitä, voitaisiinko kokoontuminen virtuaalisesti tai ilman virtuaalisuutta korvata esimerkiksi hajautetulla työskentelyllä jollakin yhteiskirjoitusalustalla tai hybridimallilla, jossa kokoukseen yhdistetään työskentelyä esimerkiksi yhteiskirjoitusalustalla tai sähköisellä fläppitaululla. Puheenjohtaja voi lähettää myös videokonferenssiohjelman automaattisesti tuottaman transskription (puhe tekstiksi muunnettuna) niille, joille osallistuminen kokoukseen ei ole täysin välttämätöntä. Transskriptiosta voi merkitä oleelliset kohdat korostusvärillä.
Kirjallisuutta
- Grasadakis, G. How to improve online meetings and digital collaboration (EN, 2021)
- Nokso-Koivisto, A. Etäkokousten ravistelua - seitsemän epätavallista käytäntöä. (FI, 2021)
- Ala-Nikkola, E. & Raivio, A. Yhteisellä asialla – hyvää vuorovaikutusta verkkotapaamisiin. Teoksessa Silmälä, P. (toim.). Digi 2020: Verkon uusia välineitä ja menetelmiä, s. 27-41. (Fi, 2020).
- Rannikko, J. Työskentely virtuaalitodellisuudessa – uusia mahdollisuuksia yllättävänä etätyöaikana. Teoksessa Silmälä, P. (toim.). Digi 2020: Verkon uusia välineitä ja menetelmiä, s. 93-103. (FI, 2020).
- Nine tips for online meetings to enhance collaboration (EN, 2020)
- Videoneuvottelujen tietoturva (FI, 2020)
...