...

Sisällöt

Prosessin hallinta

Wihi-järjestelmä opinnäytetöiden prosessin hallintaan ja viestintään

Wihi tarjoaa alustan opiskelijan, ohjaajan, toisen tarkastajan, tekstinohjaajan ja toimeksiantajan väliselle vuorovaikutukselle.

Opinnäytetyöprosessin aikana työn eri versiot ja siihen liittyvät viestit ja tiedostot jäävät talteen Wihiin.

Wihissä on työkaluja opiskelijalle tehtävien hallintaan ja ohjaajalle ja korkeakoululle opiskelijan edistymisen seurantaan. 

Wihistä on yhteys myös plagioinnintarkistukseen. 

Lopuksi Wihi arkistoi valmiin opinnäytetyön. 

Tutkimus

Muistiinmerkinnät

Muistikirjasovelluksiin tallennetaan webbisivuja tai niiden osia sekä omia muistiinpanoja. Niihin voi säilöä myös ääntä, kuvaa ja liikkuvaa kuvaa sisältäviä tiedostoja. Tiedostoja pystyy myös jakamaan yhteistyökumppaneiden kera. 

Microsoftin Onenote on ominaisuuksiltaan kehittynyt, kun taas Googlen Keep on niittänyt mainetta pelkistetymmällä lähestymiskulmallaan. Kumpaakin Metropoliassa kumpaakin käytetään Metropolian Metropolia-tunnuksilla.

Onenoten kenties merkittävin etu Keepiin nähden on se, että Onenotessa pystyy usea käyttäjä tekemään merkintöjä kuvaan tai videoon. 

...

iOS- ja macOS-käyttöjärjestelmillä toimivia laitteita käyttävät luottavat irlantilaiseen Beariin.

Lähdeviitteiden hallinta

Lähdeviitteitä pystyy tallentamaan muun muassa Zoterolla, joka on maksuton, avoimen lähdekoodin ohjelma. Sen voi yleensä ladata kotikoneelle oman organisaation sovelluspankista, Metropoliassa Software Centeristä.  Metropolian hallinnoimiin tietokoneisiin ohjelman voi tilata. Zoterossa ei suositeta tietosuojasyiden vuoksi synkronointiominaisuuden käyttöönottoa. Metropolian hallinnoimissa tietokoneissa synkronointiominaisuus on estetty. 

Syötteet

Jos opinnäytetyön aineisto on pääosin verkossa ja sitä päivitetään usein, on harkittava syötteiden tilaamista. Syöte hälyttää, kun verkkosivua päivitetään. Jotkin kirjastot, arkistot ja tietokannat tarjoavat syötteitä myös uutuuksistaan. Syötteitä tilataan ja niitä luetaan syötteenlukuohjelmalla.

Selainkäyttöisistä lukuohjelmista kaikki eivät välttämättä täytä Euroopan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Sen sijaan asiakasohjelman tavoin toimivat RSS-lukijat asennetaan yleensä omalle koneelle ja ne tallentavat tiedot omaan työasemaan. Niihin kuuluu muun muassa avoimeen lähdekoodiin pohjautuva RSS Owl. 

Tiedonhallinta

Tietojen siirto verkossa manuaalisesti paikasta toiseen syö työaikaresurssia. Ongelman poistamiseksi opiskelijat, opettajat ja tutkijat pystyvät myös automatisoimaan joitakin verkon tietovirtoja. Menetelmää kutsutaan workflow'ksi. Alan välineisiin kuuluu muun muassa Microsoftin Power Automate (ent. Flow), jota Metropoliassa käytetään Metropolia-tunnuksella. Ohjelmaan asetetaan sääntöjä, jotka määräävät, mitä tiedolle tehdään automaattisesti. Resepti voi olla esimerkiksi "siirrä suosikeiksi merkitsemäni Twitter X-viestit Power Automateen". 

Kyselyt

Onenoteen".

Kyselyt

Tietosuojaa vaativissa kyselyissä käytetään Metropoliassa E-lomaketta, joka tallentaa tiedot organisaartion omaan datakeskukseen.  Sovellusta suositetaan käytettäväksi erityisesti niissä opinnäytetöissä, jotka sisältävät 

• henkilötietojen käsittelyä sisältävän kyselytutkimuksen,
• asiakastyytyväisyyskyselyn tai
• työtyytyväisyyskyselyn.

Joitakin tietosuojavaatimuksiltaan vähäisiä kyselyjä Kyselytutkimus pystytään tekemään Googlen Formsilla tai Microsoftin Formsilla (keskenään kilpailevilla pilvipohjaisilla ohjelmilla on samat nimet). Kumpaakin pidetään suhteellisen helppokäyttöisenä. Googlen kyselyohjelma osaa piirtää vastauksista myös grafiikkaa tekoälyn voimin. Kummallakin ohjelmalla tehtyyn kyselyyn kykenee vastaamaan ilman kirjautumista Googlen tai Microsoftin käyttäjäksi, mikäli kyselylomake on asetettu avoimeksi (kaikki verkon käyttäjät näkevät kyselyn ja pystyvät siihen vastaamaan).  

Tietosuojaa vaativissa kyselyissä käytetään E-lomaketta, joka tallentaa tiedot Metropolian omaan datakeskukseen. 

Kyselyjä tehtäessä on otettava huomioon tietosuojasäädökset. Jos Jos millä tahansa ohjelmalla tehdyn kyselyn vastauksista muodostuu henkilörekisteri, on siitä laadittava rekisteriseloste. Rekisteriseloste on tehtävä riippumatta siitä, tallentaako ohjelma tiedot organisaation omaan konesaliin, käyttäjän omaan työasemaan tai pilveen. Lisää. 

Opinnäytetyön tietosuoja-asiat (Metropolian sisäverkko).

Haastattelut

Mahdolliset äänipohjaiset tutkimushaastattelut kannattaa äänittää perinteisellä nauhurilla, koska ääni on henkilötieto, jota ei saa Euroopan tietosuojadirektiivin vuoksi tallentaa pilvisovelluksella.  

Ääni- ja videopohjaiset tutkimushaastattelut on tehtävä tietosuojasyiden vuoksi  Zoom-ohjelman päälle rakennetulla Funet Miitti -sovelluksella. Zoom (Funet Miitti) mahdollistaa aineiston tallentamisen esimerkiksi tietokoneen omalle kovalevylle, josta haastatteluiden materiaalit on helppo siirtää tietoturvalliseen tallennuskohteeseen, kuten sisäiselle verkkolevylle (Metropoliassa Z).

CSC:n valmistama Funet Miitti on yleisesti käytössä Suomen korkeakouluyhteisössä.  Liikkuvaa kuvaa ja ääntä sisältävät haastattelut on parasta tehdä laitteistolla joka ei tallenna videota mobiililaitteeseen tai pilveen. 

Opinnäytetyön tietosuoja-asiat (sisäverkko).
Henkilöhaastattelut vain Zoomilla 

Ryhmätyö ja yhteydenpito

Opinnäytetyön teossa tarvitaan ryhmätyö- tai jopa projektinhallintaohjelmaa - jos ei muuhun niin ainakin yhteydenpitoon ohjaajan ja opiskelijan kesken. Perinteinen sähköpostiviestittely liitetiedostoineen kannattaa minimoida, koska verkon uusilla välineillä saman asian pystyy tekemään vähemmällä kuormituksella. Google Docs voi joissakin tapauksissa olla riittävä väline yhteydenpitoon ja tiedostojen jakamiseen. 

Microsoftin uusi Teams~ohjelma ~alusta sopii kehittyneempään ryhmätyöhön, joka lähenee projektia. Teamsissa pystyy jakamaan tehtäviä ryhmän kesken ja seuraamaan niiden etenemistä. Ryhmän kera voi käyttää myös yhteistä kalenteria, mikäli toiminto on organisaatiossa aktivoitu (jos ei, on turvauduttava esimerkiksi  Confluence~wikin kalenteriin). Myös aineiston jako joukkueen kesken onnistuu.   

Teams-ryhmä on syytä määrittää suljetuksi (ellei ole perusteltuja syitä pitää sitä julkisena), jotta tieto ei leviä ulkopuolisille Sharepointin kautta.  

Opinnäytetyön tekijät ja ohjaajat voivat pitää keskinäisiä videokonferenssejaan Microsoftin Teamsilla ja ZoomillaMetropolian opiskelijat käyttävät videokonferenssiohjelmanaan Microsoftin Teamsia (tai Skype for Businessin pilviversiota)  ja Zoomia. Google Meetin ilmaisversion ongelma on se, että se ei nauhoita sessiota ainakaan omilla toiminnoillaan. 

Googlen ja Microsoftin pilvisovelluksen käyttö edellyttää sitä, että tiimin kaikki jäsenet suostuvat sitä käyttämään.  Ulkopuolisen Organisaation pilvisääntöjä on myös noudatettava; ulkopuolisen palveluntarjoajan palvelimille saa mennä vain aineistoa, joka on organisaation pilviehdoissa sallittu.  

Tietosuojamielessä herkkää aineistoa sähköpostitse jaettaessa on käytettävä Deltagon-turvapostia. Se on asennettu Metropolian hallinnoimille tietokoneille liitännäisenä Outlook-sähköpostiohjelmaan.

Tiedon elinkaari

Opinnäytetyön teossa kuten myös projektitoiminnassa on otettava huomioon kerätyn tiedon elinkaari. Elinkaari alkaa silloin, kun tieto luodaan tai vastaanotetaan ja päättyy sen pysyvään säilyttämiseen arkistoinnin muodossa tai tiedon tuhoamiseen. Työn päättyessä kaikki ylimääräinen tieto pitää tuhota osallistujien tietokoneilta sekä käytetyistä muistisijainneista, joita ovat esimerkiksi

• verkkolevyt,
• ulkoiset tallennuslaitteet sekä
• Teams- ja Google-alustat.

Kirjoittaminen

Dispositio

Opinnäytetyön disposition eli rakenteen suunnittelussa käytetään usein verkkoselaimella toimivia miellekarttaohjelmiajäsennyksen hahmotteluun sopivat Googlen Jamboard ja Microsoftin Whiteboard, jotka ovat digitaalisia fläppitauluja. Metropoliassa kumpaakin käytetään Metropolia-tunnuksilla. 

Työtä pystyy jäsentämään myös verkkoselaimella toimivilla miellekarttaohjelmilla.  Bubbl.usilla ja saksalaisella Mindmeisterilla pystyy  kykenee tekemään itselleen demoversion miellekartasta ilman kirjautumista. Saksalaisen Mindmeisterin käyttäjäksi puolestaan joutuu kirjautumaan.

Bubbl.usilla tehdyn Jos kartan haluaa tallentaa tai jakaa muiden kera, pitää palveluihin kirjautua.   Tiukan paikan tulleen miellekartan pystyy tallentamaan myös ilman rekisteröitymistä ohjelman käyttäjäksi. Se onnistuu, jos miellekartasta ottaa kuvan ruutukaappauksella (Ctrl-Alt-PrtScn).
Disposition hahmotteluun sopivat myös Googlen Jamboard ja Microsoftin Whiteboard, jotka ovat digitaalisia fläppitauluja. 

Tutkimussuunnitelma

Tutkimussuunnitelmaa ei saa tallentaa pilvipalveluun, koska Euroopan tietosuoja-asetus kieltää sen (koskee myös G Suite for Educationin ja Office 365 Educationin sovelluksia). Pilven asemesta voi Metropoliassa käyttää esimerkiksi Confluence-wikiä, joka tallentaa Tutkimussuunnitelman voi tallentaa Wihiin. Varteenotettava vaihtoehto on myös viestintäalusta Confluence-wiki, joka Wihin tapaan säilöö tiedot oppilaitoksen omaan datakeskukseen. Tutkimussuunnitelman voi tallentaa myös pystyy tallentamaan Metropoliassa myös OMAan tai Metropolian alla olevalle henkilökohtaiselle WWW-sivulle.  Myös jaettua verkkolevyä voi käyttää, ellei menetelmän hienoinen perinnehakuisuus keskimääräistä vaatimattomampi käytettävyys häiritse. 

Euroopan tietosuoja-asetus kieltää tutkimussuunnitelman tallentamisen pilvipalveluun (koskee myös Google Workspace for Educationin ja Office 365 Educationin sovelluksia).

Tekstin alkuperäisyyden tarkistus

Tekstin alkuperäisyyden pystyy tarkistamaan Turnitin-ohjelmalla, joka on opiskelijoiden tehtävien plagioinnintarkistustietokanta ja palautteenantojärjestelmä. Siinä on sekä opettajien että opiskelijoiden liittymät. Opettajan pyytämän Turnitin-tarkistuksen voi tehdä joko osoitteessa www.turnitin.com tai Moodlessa.

...

Opinnäytetyön Turnitin-tarkastuksen pystyy tekemään myös Wihissä.

Lopullinen versio

Opinnäytetyön lopullinen versio kirjoitetaan Metropoliassa yleensä Microsoftin Wordin asiakasohjelmalla. Asiakasohjelma pitää asentaa kotitietokoneelle, ellei se siellä jo ole (Wordin asiakasohjelman Metropolian opiskelija saa ilmaiseksi Office-paketin mukana). Metropolian tietohallinnon hallinnoimissa tietokoneissa Wordin asiakasohjelma on jo valmiiksi istutettuna. Wordin pilvipohjaista versiota (Word Online) pystyy käyttämään verkkoselaimella, kunhan on kirjautunut Metropolian pilvipalvelujen käyttäjäksi. 

Myös kirjoitusohjelma LaTeXilla on vankka kannattajakuntansa oppilaitosmaailmassa (katso tietohallinnon sivustosta luokat, joissa ohjelma on asennettuna). 

Työn esiversioita ja alustavia aihioita voi kirjoittaa myös selainpohjaisilla Google Docsilla ja Word Onlinella. Docs , kunhan organisaation pilvisääntöjä noudatetaan. Metropoliassa pitää kirjautua Metropolian pilvipalvelujen käyttäjäksi ennen kuin Googlen tai Microsoftin pilvisovelluksia voi ensimmäisen kerran käyttää. Docs tukee reaaliaikaista yhteiskirjoitusta hyvin; kaksi tai useampi kirjoittaja pystyy samaan aikaan muokkaamaan samaa dokumenttia. Docsissa pystyy myös kommentoimaan tekstin osaa (maalaamalla kyseinen merkkijono ja kirjoittamalla sitä koskeva kommentti marginaaliin). 

Docsilla tai Word Onlinella työskenneltäessä työ on kuitenkin jo melko varhaisessa vaiheessa siirrettävä Wordin asiakasohjelmaan, koska Docsin ja Wordin pilviversiot eivät tue Metropolian opinnäytetöissä käytettäviä muotoiluja.  Siirto on tehtävä viimeistään silloin, kun lähdeviitteitä aletaan tehdä. 

Wordin työpöytäversiolla tehtyyn dokumenttiin pystyy tekemään tekstin sisäiset viittaukset ja lähdeluettelon Refworksin apuohjelmilla Write-N-Cite (IV) ja RefWorks Citation Manager.

Ohjaus

Ensisijainen yhteydenpitoväline ohjaajan ja opiskelijan välillä on Wihi.

...

Opinnäytetyön ohjaamiseen on tarjolla moderneja myös muita välineitä, jotka vähentävät sähköpostikuormitusta (ks. yllä luku Ryhmätyö ja yhteydenpito).

Ohjaaja pystyy käyttämään myös Microsoftin uuden Teams-ohjelman ominaisuuksia täysimääräisesti. Opiskelija kykenee Teamsissa esimerkiksi jakamaan työnsä ohjaajan kera väliarviointia varten. Teamsissa ja Zoomissa pystyy avaaamaan myös pienryhmähuoneita opinnnäytetyön tekijän ja ohjaajan kesken. 

Usean opiskelijan töiden ohjaamista pystyy tehostamaan kannustamalla opiskelijat käyttämään yhden ja saman yhtiön tuotteita. Jos ohjattavat käyttävät esimerkiksi Microsoftin ohjelmia, pystyy ohjaaja seuraamaan kaikkien töiden edistymistä kojelautamaisella Delve-ohjelmalla, joka kertoo kunkin käyttäjän tilanteen reaaliaikaisesti. 

Kirjallisuutta - Literature

• Opinnäytetyö Metropolian opinto-oppaassa (FI, sisäverkko) 

...

• Valmistuvalle opiskelijalle (FI, 2022)
• Kuusi tiedonhallinnan menetelmää tietointensiivisen työn tekijöille (FI, 2019)
• Teams opinnäytertyön ohjauksessa (FI. 2017)
• Oppariapu: Vinkkejä opinnäytetyön kirjoittamiseen (FI)
• Guide for Graduating Student (EN, 2022)

...