Kun tietoa aletaan keräämään esimerkiksi projektitoiminnassa tulisi tiedon elinkaari suunnittella. Elinkaari alkaa silloin kun tieto luodaan tai vastaanotetaan ja päättyy sen pysyvään säilyttämiseen arkistoinnin muodossa tai tiedon tuhoamiseen. Projektin päättyessä kaikki ylimääräinen tieto tulisi tuhota osallistujien tietokoneilta sekä käytetyiltä muisti sijainneista, kuten verkkolevyiltä tai ulkoisilta tallennuslaitteilta.
- Tiedon elinkaari kattaa kaikki tiedon käsittelyn vaiheet, jotka ovat tiedon luonti tai vastaanotto, säilytys, käyttö, jakaminen ja siirto sekä arkistointi tai tuhoaminen.
- Tiedon elinkaariajattelun lähtökohtana on tiedon suunnitelmallinen ja riskilähtöinen käsittely ja hallinta.
- Tiedon elinkaaren osalta on tärkeää huomioida, että tietoaineistoja voidaan käsitellä useassa eri sijainnissa ja tietojärjestelmässä tai laitteistossa. Joissakin tapauksissa tiedolla voi olla oma elinkaarensa eri sijainneissa.
Tiedon elinkaaren suunnittelun mallilla huolehdit tietoturvallisuudesta koko tiedon elinkaaren lävitse.
Keskeisiä kysymyksiä tiedon elinkaaresta
1. Tiedon luonti ja vastaanotto:
- Onko tietoaineistojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus tunnistettu ja määritetty?
- Onko käsiteltävää tietoaineistoa koskevat erityisvaatimukset, kuten henkilötietoihin liittyvät vaatimukset tunnistettu?
2. Tiedon säilytys:
- Säilytetäänkö tietoa siten, että vain ne tahot joilla on oikeutettu pääsy tietoon pääsevät siihen käsiksi?
- Onko säilytettävälle tiedolle määritetty säilytysaika, jonka päättyessä se joko arkistoidaan tai tuhotaan asianmukaisesti?
3. Keskeisiä kysymyksiä tidon käyttö