...

Esityslista ja muut kokousdokumentit voidaan sijoittaa ulkopuoliselle palvelimelle, mikäli organisaatiossa noudatettavat pilvipalvelun käyttöehdot käyttöehdot (Metropolian ehdot, Metropolian sisäverkossa) sen sallivat. 

...

Yhteiskirjoitusalustaksi valitaan Confluencen wiki siinä tapauksessa, että kokousdokumentti sisältää aineistoa, jota Metropolian pilvipalvelujen pilvipalveluja koskevien organisaation käyttösääntöjen perusteella ei pidä tallentaa talon ulkopuolisiin palveluihin. Confluencessa tiedostot tallennetaan Metropolian omalle palvelimelle. Ohjelmaa käytetään Metropolian tunnuksilla. Yleisesti ottaen Confluence on ohjelmana askeettinen joskin minimalistisuudessaan tehokas.  Confluencessa voidaan hyödyntää myös sivuille asetettavia avainsanoja, joiden avulla kyetään tekemään tehokkaita hakuja. 

Kokousasiakirjojen asialistojen hahmotteluun sopivat Googlen Jamboard ja Microsoftin Whiteboard, jotka ovat digitaalisia fläppitauluja. 

...

Kameroiden  päällä pitämisestä istunnon aikana esiintyy kahta toisiinsa nähden vastakkaista näkemystä. Ensimmäisen suuntauksen mukaan kamera kannattaa avata vain silloin, kun osallistujat eivät tunne toisiaan. Silloinkin ne on aiheellista aktivoida vain hetkeksi session alussa. Kameran päälläpitäminen haittaa työskentelyä, koska osallistujien huomio kiinnittyy pois itse asiasta. Toisen näkemyksen mukaan kameran päällä pitäminen puolestaan kannustaa osallistujia keskittymään kokoukseen ja itse asiaan, koska kamera paljastaa mahdollisen välinpitämättömän asennoitumisen verkkotapaamiseen. Tulkinnan mukaan kameroiden aktiivikäyttö vähentää myös päällepuhumisia. 

...

Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla.  Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Tapaamisen kesto on hyvä rajata mahdollisuuksien mukaan 45 minuuttiin, jolloin osallistujille jää sessiota ennen tai sen jälkeen vartin verran aikaa palautua mahdollisesti edeltäneestä istunnosta tai valmistautua kenties pian tulevaan uuteen etäsessioon. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Microsoftin sovelluksia, kannattaa ajanvaraus tehdä  saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu kytkeytyvät toisiinsa. Kaikille sopivan ajan jäljittämistä helpottaa Outlookin Schedule view, joka näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Kokousjärjestelyjen kannalta on tähdellistä, että jokainen kutsuttu reagoi Outlookin tiedusteluun (joko "kyllä" eli osallistun tai "ei" eli en osallistu).  Vastaamatta jättäminen kun voi tarkoittaa kumpaakin vaihtoehtoa.

...

Eri videoneuvotteluvälineissä pystytään osallistujat yleensä jakamaan pienryhmähuoneisiin, joissa ratkotaan esimerkiksi jotakin osatehtävää.  Erityisesti Zoomin huoneet ovat saaneet kiitosta toimivuudestaan. Teamsin pienryhmätiloihin lisättiin talvella 2022 valomerkki, joka hälyttää 60 sekuntia ennen pienryhmätyöskentelylle varatun ajan täyttymistä ja palauttaa pienryhmätilojen asukit automaattisesti yleiseen kokoustilaan ajan täyttyessä.  Valomerkin voi myös kytkeä päältä pois. 

...

Äänestykset voívat piristää kokousta. Talvesta 2022 lähtien on Teamsiin kytketyn Whiteboard-valkotaulun lapuille pystynyt kirjoittamaan eri vaihtoehtoja. joiden kannatuksen kokouksen puheenjohtaja on pystynyt kykenee mittaamaan järjestämällä äänestyksen.   

...

Videoneuvottelusessio arkistoituu kokonaisuudessaan, jos se nauhoitetaan (record). Tallenteeseen tulevat mukaan session aikana lausutut puheenvuorot, mahdollinen videokuva sekä videoneuvotteluvälineessä osallistujien kesken näytönjakotoiminnolla jaetut tiedostot. Nauhoituksesta pitää kertoa osallistujille etukäteen tai mieluummin kysyä siihen lupa. Tallenteen julkaisemiseen tarvitaan osallistujilta suostumus aina. Arkistovideo ei yleensä korvaa pöytäkirjaa, koska yleisöllä on harvemmin aikaa katsoa nauhoitus alusta loppuun. Videopalvelu Youtuben korteilla pystyy rainasta leimaamaan kiinnostavia kohtia, joihin yleisö kirjoittaa kysymyksiään ja kommenttejaan. Meetillä tehdyn tallenteen (Meetin maksullisessa versiossa) voi jakaa joustavasti Youtubessa eri julkisuusmäärityksillä, koska välineet kuuluvat saman yhtiön tuoteperheeseen.  Teams-videon voi julkistaa taas pystyy julkaisemaan muun muassa Microsoftin Streamin kautta, mikäli ei ole tarvetta jakaa rainaa organisaation ulkopuolelle. 

...

Virtuaalitodellisuutta hyödyntäviin yhteistoimintasovelluksiin kuuluu muun muassa suomalainen Glue. 

Zoom otti talvella askeleen kohti virtuaalihahmoja lisäämällä sovellukseen eläinaiheiset avattaret. 

5. Kritiikkiä - liika kokoustaminen rasittaa

...