...
Kokouskäytännöissä noudatetaan lainsäädäntöä ja organisaation asettamia muita sääntöjä. Epämuodollisemmissa tiimi-, yksikkö- ja projekti-istunnoissa taas pystytään vapaammin hyödyntämään verkon uusia välineitä ja menetelmiä, jotka säästävät kustannuksia tehostamalla kokouksiin liittyviä käytänteitä.
Kokousten määrää olisi hyvä saada vähenemään. Lisäksi niiden osallistujamäärää olisi hyvä supistaa. On syytä pohtia, onko jokaiseen neuvonpitoon välttämätöntä kutsua laaja osallistujajoukko. Samoin jokainen työntekijä voi miettiä, onko kaikkiin kokouksiin osallistuminen tarpeellista. Hyödyllistä on pohtia myös sitä, voitaisiinko kokoontuminen virtuaalisesti tai ilman virtuaalisuutta korvata esimerkiksi hajautetulla työskentelyllä jollakin yhteiskirjoitusalustalla tai hybridimallilla, jossa kokoukseen yhdistetään työskentelyä esimerkiksi yhteiskirjoitusalustalla tai sähköisellä fläppitaululla.
Kokoukset jaetaan digitalisoitumisasteeltaan kolmeen eri luokkaan:
...
Virtuaalitodellisuutta hyödyntäviin yhteistoimintasovelluksiin kuuluu muun muassa suomalainen Glue.
5. Kritiikkiä - liika kokoustaminen rasittaa
Pandemian aika synnytti myös kritiikkiä verkkopohjaista kokouskulttuuria vastaan. Tutkimustenkin mukaan verkkotapaamisten runsas määrä työpäivää kohden rasittaa osallistujia enemmän kuin perinteiset kasvokkain tapahtuvat tapaamiset. Useissa puheenvuoroissa on vaadittu kokousten määrää vähennettäväksi. Lisäksi niiden osallistujamäärää olisi hyvä supistaa. On syytä pohtia, onko jokaiseen neuvonpitoon välttämätöntä kutsua laaja osallistujajoukko. Samoin jokainen työntekijä voi miettiä, onko kaikkiin kokouksiin osallistuminen tarpeellista. Hyödyllistä on pohtia myös sitä, voitaisiinko kokoontuminen virtuaalisesti tai ilman virtuaalisuutta korvata esimerkiksi hajautetulla työskentelyllä jollakin yhteiskirjoitusalustalla tai hybridimallilla, jossa kokoukseen yhdistetään työskentelyä esimerkiksi yhteiskirjoitusalustalla tai sähköisellä fläppitaululla. Puheenjohtaja voi lähettää myös videokonferenssiohjelman automaattisesti tuottaman transskription (puhe tekstiksi muunnettuna) niille, joille osallistuminen kokoukseen ei ole täysin välttämätöntä. Transskriptiosta voi merkitä oleelliset kohdat korostusvärillä.
Kirjallisuutta
- Grasadakis, G. How to improve online meetings and digital collaboration (EN, 2021)
- Nokso-Koivisto, A. Etäkokousten ravistelua - seitsemän epätavallista käytäntöä. (FI, 2021)
- Ala-Nikkola, E. & Raivio, A. Yhteisellä asialla – hyvää vuorovaikutusta verkkotapaamisiin. Teoksessa Silmälä, P. (toim.). Digi 2020: Verkon uusia välineitä ja menetelmiä, s. 27-41. (Fi, 2020).
- Rannikko, J. Työskentely virtuaalitodellisuudessa – uusia mahdollisuuksia yllättävänä etätyöaikana. Teoksessa Silmälä, P. (toim.). Digi 2020: Verkon uusia välineitä ja menetelmiä, s. 93-103. (FI, 2020).
- Nine tips for online meetings to enhance collaboration (EN, 2020)
- Videoneuvottelujen tietoturva (FI, 2020)
...