...
Kamerat kannattaa avata vain silloin, kun osallistujat eivät tunne toisiaan. Silloinkin ne on tarvis avata vain hetkeksi session alussa. Tuttujen kesken kokoustettaessa kameran päällä olo päälläpitäminen haittaa työskentelyä, koska osallistujien huomio kiinnittyy pois itse asiasta. Webinaarityyppisissä sessioissa kameran päällä pitäminen lisää tutkimusten mukaan session pitäjän itsekriittisyyttä ja kuormittaa tätä. Kamera päällä pitäminen tuhlaa myös digikaistaa. Kaikissa tapauksissa kokouksen järjestäjän on hyvä tiedottaa kamerapolitiikasta osallistujille ennen kokousta.
Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla. Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Tapaamisen kesto on hyvä rajata 45 minuuttiin, jolloin osallistujille jää session alusta tai lopusta vartin verran aikaa palautua ja valmistautua mahdolliseen seuraavaan etäsessioon. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Microsoftin sovelluksia, kannattaa ajanvaraus tehdä saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu kytkeytyvät toisiinsa. Kaikille sopivan ajan jäljittämistä helpottaa Outlookin Schedule view, joka näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Kokousjärjestelyjen kannalta on tähdellistä, että jokainen kutsuttu reagoi Outlookin tiedusteluun (joko "kyllä" eli osallistun tai "ei" eli en osallistu). Vastaamatta jättäminen kun voi tarkoittaa kumpaakin vaihtoehtoa.
...