...
Kokouskäytännöissä noudatetaan lainsäädäntöä ja organisaation asettamia muita sääntöjä. Epämuodollisemmissa tiimi-, yksikkö- ja projekti-istunnoissa pystytään vapaammin hyödyntämään verkon uusia välineitä ja menetelmiä, jotka säästävät kustannuksia tehostamalla kokouksiin liittyviä käytänteitä.
Kokouksille Verkkotapaamisilla on tehostamistarvetta, sillä yleisesti ottaen niitä on jokaisessa organisaatiossa liikaa. Kokousten määrää olisi saatava vähenemään. Lisäksi niiden osallistujamäärää pitäisi vähentää. On syytä pohtia, onko jokaiseen neuvonpitoon välttämätöntä kutsua laaja osallistujajoukko. Samoin jokainen työntekijä voi miettiä, onko kaikkiin kokouksiin osallistuminen tarpeellista. Hyödyllistä on pohtia myös sitä, voitaisiinko kokoontuminen virtuaalisesti tai ilman korvata esimerkiksi hajautetulla työskentelyllä jollakin yhteiskirjoitusalustalla.
...
Hajautetun kokouksen järjestämiseen tarvitaan videoneuvotteluväline. Niistä kevyitä ja siten kokouksille sopivia ovat muun muassa Zoom, Microsoftin Teams, joka korvaa Skype for Businessin, sekä Googlen Meet. jonka asemia kilpailussa tosin heikentää se, että session pystyy nauhoittamaan vain maksullisessa Enterprise-versiossa (tilanne vuonna 2021). Raskaampaan kalustoon kuuluu muun muassa Adobe Connect, josta tosin monessa organisaatiossa ollaan luopumassa Metropoliassa käytetään myös videoneuvotteluhuoneita. Yleensä videoneuvotteluvälineet tukevat reaaliaikaista tekstipohjaista kommentointia kokouksen aikana. Lisäksi dokumentteja voi jakaa palveluissa osallistujien kesken.
Kamerat kannattaa avata vain silloin, kun osallistujat eivät tunne toisiaan. Silloinkin ne on tarvis avata vain hetkeksi session alussa. Tuttujen kesken kokoustettaessa kameran päällä olo haittaa työskentelyä, koska osallistujien huomio kiinnittyy pois itse asiasta. Webinaarityyppisissä sessioissa kameran päällä pitäminen lisää tutkimusten mukaan session pitäjän itsekriittisyyttä ja kuormittaa tätä.
Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla. Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Tapaamisen kesto on hyvä rajata 45 minuuttiin, jolloin osallistujille jää session alusta tai lopusta vartin verran aikaa palautua ja valmistautua mahdolliseen seuraavaan etäsessioon. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Microsoftin sovelluksia, kannattaa ajanvaraus tehdä saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu kytkeytyvät toisiinsa. Kaikille sopivan ajan jäljittämistä helpottaa Outlookin Schedule view, joka näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Kokousjärjestelyjen kannalta on tähdellistä, että jokainen kutsuttu reagoi Outlookin tiedusteluun (joko "kyllä" eli osallistun tai "ei" eli en osallistu). Vastaamatta jättäminen kun voi tarkoittaa kumpaakin vaihtoehtoa.
...
Pöytäkirja arkistoituu verkkoon sen jälkeen, kun yhteiskirjoitusalustan käyttöliittymässä on painettu Tallenna/Save nappulaa. Google Docsissa dokumentti kopioituu Google~yhtiön levylle automaattisesti parin sekunnin kuluttua päivityksestä, eikä Save-linkkiä tarvitse eikä voi painaa. Google Docsin osalta arkiston navigointivalikko (eli linkit, joiden kautta liikutaan eri dokumenttien välillä) muodostuu Google Driven puolelle.
Microsoftin Teamsiin lisättiin keväällä 2021 toiminto, joka purkaa kokouksessa lausutut puheenvuorot automaattisesti tekstiksi. Se helpottaa verkkotapaamisten arkistointia ja sisällön referointia sessiosta poissa olleille. Aineistosta voi myös hakea tietoa. Litterointi toimii aluksi vain englannin kielellä, mutta oletettavisti sitä laajennetaan myöhemmin muihin kieliin.
Eri tiedotuskanaville ei yleensä tarvitse kopioida koko pöytäkirjaa kokouksen jälkeen, koska se on arkistoitunut verkkoon. Lyhyt tiivistelmä pöytäkirjaan vievän linkin kera riittää. Viestintäfoorumin ja kokousdokumentin julkisuusmääritykset ja etenkin niiden keskinäinen yhteensopivuus on hyvä tarkistaa ennen tiedotusta.
...