...

• osallistujat läsnä, dokumentit paperimuodossa
• osallistujat läsnä, dokumentit verkossa
• osallistujat verkossa, dokumentit verkossa

...

1. Osallistujat läsnä, dokumentit paperimuodossa

Perinteistä kokoustapaa edustaa käytäntö, jossa osallistujat ovat kokoontuneet samaan fyysiseen tilaan ja käsittelevät paperimuodossa olevia dokumentteja. Perinteisestä kokouskäytännöstä on useissa tapauksissa aiheellista luopua osallistujien ajan ja kustannusten säästämiseksi. 

2. Osallistujat läsnä, dokumentit verkossa

Valitse sopiva yhteiskirjoitusalusta

...

Esityslista ja muut kokousdokumentit voidaan sijoittaa ulkopuoliselle palvelimelle, mikäli organisaatiossa noudatettavat pilvipalvelun käyttöehdot (Metropolian ehdot, Metropolian sisäverkkosisäverkossa) sen sallivat. 

Kokousasiakirjojen kannalta paras pilvessä toimiva yhteiskirjoitusalusta on parhaita pilvessä toimivia yhteiskirjoitusalustoja ovat Google Docs Microsoftin Word Online. Verkkoselaimella käytettävä ohjelma tallentaa asiakirjat pilvitallennusvarasto Google Driveenpilvitallennusvarastoon.  Kumpaakin käytetään Metropoliassa Metropolian tunnuksilla (käyttäjätunnus ja salasana). Google Docsin etuihin kuuluu jouhevasti toimiva reaaliaikainen yhteiskirjoitus. Se tarkoittaa sitä, että usea henkilö pystyy samaan aikaan työstämään samaa dokumenttia. Lisäksi osallistujat kykenevät kommentoimaan dokumenttia maalaamalla asiakirjasta merkkijonon, jota asia koskee, ja kirjoittamalla näkemyksensä tai kysymyksensä erityiseen Kommentit-osioon.  Dokumentin voi kirjoittaa myös Microsoftin Word Onlinella, jonka toiminta muistuttaa Google Docsia. Se taipuu kuitenkin kilpailijaansa hieman jäykemmin reaaliaikaiseen yhteiskirjoitukseen (tilanne vuonna 2020).  

Yhteiskirjoitusalustaksi valitaan Confluencen wiki siinä tapauksessa, että kokousdokumentti sisältää aineistoa, jota Metropolian pilvipalvelujen käyttösääntöjen perusteella ei pidä tallentaa talon ulkopuolisiin palveluihin. Confluencessa tiedostot tallennetaan Metropolian omalle palvelimelle. Ohjelmaa käytetään Metropolian tunnuksilla. Confluencen puutteena pidetään sitä, että usea kirjoittaja ei pysty wikissä työstämään samaan aikaan samaa sivua, mikä rajoittaa dokumentin pitämistä reaaliaikaisesti vuorovaikutteisena. Yleisesti ottaen Confluence on ohjelmana askeettinen joskin minimalistisuudessaan tehokas.  Confluencessa voidaan hyödyntää myös sivuille asetettavia avainsanoja, joiden avulla kyetään tekemään tehokkaita hakuja. 

Kokousasiakirjojen asialistojen hahmotteluun sopivat myös Googlen Jamboard ja Microsoftin Whiteboard, jotka ovat digitaalisia fläppitauluja. 

...

Itse kokouksen aikana ei ehditä tehdä viimeisteltyjä pöytäkirjamerkintöjä, joten dokumenttia joudutaan yleensä paikkailemaan verkossa session jälkeen. Kokouksen osallistujille lähetetään viimeistelyn jälkeen linkki, joka vie pöytäkirjaan. Samalla heiltä pyydetään kuittaus asiakirjan mahdollisesta hyväksymisestä. Tämän jälkeen pöytäkirjaan johtava linkki julkaistaan niille tahoille, jotka eivät kokoukseen osallistuneet, mutta joiden tulee olla informoituja istunnon sisällöstä.  

3. Osallistujat verkossa, dokumentit verkossa

Kustannusten säästöä hajautetulla työskentelyllä

...

Hajautetun kokouksen järjestämiseen tarvitaan videoneuvotteluväline. Niistä kevyitä ja siten kokouksille sopivia ovat muun muassa  Zoom, Microsoftin Teams, joka korvaa Skype for Businessin, sekä Googlen Hangouts Meet. jonka asemia kilpailussa tosin heikentää se, että session pystyy nauhoittamaan vain maksullisessa Enterprise-versiossa (tilanne vuonna 2021).  Raskaampaan kalustoon kuuluu muun muassa Adobe Connect, josta tosin monessa organisaatiossa ollaan luopumassa  Metropoliassa käytetään myös videoneuvotteluhuoneita. Yleensä videoneuvotteluvälineet tukevat reaaliaikaista tekstipohjaista kommentointia kokouksen aikana. Lisäksi dokumentteja voi jakaa palveluissa osallistujien kesken. 

...

Videoneuvottelusessio arkistoituu kokonaisuudessaan, jos se nauhoitetaan (record). Tallenteeseen tulevat mukaan session aikana lausutut puheenvuorot, mahdollinen videokuva sekä videoneuvotteluvälineessä osallistujien kesken näytönjakotoiminnolla jaetut tiedostot. Nauhoituksesta pitää kertoa osallistujille etukäteen tai mieluummin kysyä siihen lupa. Tallenteen julkaisemiseen tarvitaan osallistujilta suostumus aina. Arkistovideo ei yleensä korvaa pöytäkirjaa, koska yleisöllä on harvemmin aikaa katsoa nauhoitus alusta loppuun. Videopalvelu Youtuben korteilla pystyy rainasta leimaamaan kiinnostavia kohtia, joihin yleisö kirjoittaa kysymyksiään ja kommenttejaan.  Hangouts Meetillä tehdyn tallenteen (Meetin maksullisessa versiossa) voi jakaa joustavasti Youtubessa eri julkisuusmäärityksillä, koska välineet kuuluvat saman yhtiön tuoteperheeseen. 

...

Lisää videoneuvottelun oppaita on Metropolian tietohallinnon sivulla. 

4. Kehonkieli mukaan - kokoukset kera virtuaalihahmojen

Virtuaalihahmojen muodossa käytävät kokoukset edustavat 2020-luvun alussa yleistynyttä teknologiaa. Perinteisissä videokonferenssisovelluksissa osallistujat näkevät ja kuulevat toisensa tietokoneen
tai älypuhelimen kaksiulotteiselta ruudulta. Puhujan taustalla näkyy esimerkiksi työhuone tai erityinen taustakuva, joka on asennettu kuvaan ohjelmallisesti.  Virtuaalitodellisuusalustoilla ihmiset käyttävät useimmiten erityisiä silmikkoja, joilla aistitaan kolmiulotten virtuaalinen ympäristö. Useita tapaamissovelluksia voidaan käyttää myös työpöytätilassa, jolloin erityisiä virtuaalilaseja ei tarvita. Kokouksen osallistujat ovat kolmiulotteisia virtuaalihahmoja eli avattaria.  

Virtuaalivälineet voivat joissakin tapauksissa parantaa kokouksen laatua. Avattaret tarjoavat esiintymismahdollisuuden myös niille, jotka ujostelevat näyttäytyä omilla kasvoillaan tai omalla hahmollaan. Virtuaalihahmot rikastuttavat viestintää myös siten, että ne välittävät kehonkielen paremmin kuin perinteiset videokonferenssisovellukset.  

...

Silloin esimerkiksi harmilliset päälle puhumiset vähenevät, koska osallistujat pystyvät näkemään virtuaalihahmon kehonkielestä jo etukäteen, että tällä on sanottavaa. 

Virtuaalitodellisuutta hyödyntäviin yhteistoimintasovelluksiin kuuluu muun muassa suomalainen Glue. 

Kirjallisuutta

• Videoneuvottelujen tietoturva (FI, 2020)
• Nine tips for online meetings to enhance collaboration (EN, 2020)
• Ala-Nikkola, E. & Raivio, A. Yhteisellä asialla – hyvää vuorovaikutusta verkkotapaamisiin. Teoksessa Silmälä, P. (toim.). Digi 2020: verkon uusia välineitä ja menetelmiä, s. 27-41. 2020. 
• Rannikko, J. Työskentely virtuaalitodellisuudessa – uusia mahdollisuuksia yllättävänä etätyöaikana. Teoksessa Silmälä, P. (toim.). Digi 2020: verkon uusia välineitä ja menetelmiä, s. 93-103. 2020. 

...