...
Eri tiedotuskanaville ei yleensä tarvitse kopioida koko pöytäkirjaa kokouksen jälkeen, koska se on arkistoitunut verkkoon. Lyhyt tiivistelmä pöytäkirjaan vievän linkin kera riittää. Viestintäfoorumin ja kokousdokumentin julkisuusmääritykset ja etenkin niiden keskinäinen yhteensopivuus on hyvä tarkistaa ennen tiedotusta.
Käytännön asioita
Jotkin käytännölliset seikat tekevät videokokouksesta entistäkin miellyttävämmän:
- Kokouksen soljuvuus vaatii, että yhteydet testataan ennen sessiota. Jos osallistujat ovat alalla ensikertalaisia, voi puheenjohtaja esittää kokouskutsussa osallistujille sävystä riippuen toivomuksen tai vaatimuksen siitä, että valitun videoneuvotteluvälineen käyttö opiskellaan ennen sessiota. Puheenjohtaja ja kokouksen osallistuja voivat esimerkiksi sopia keskenään lyhyen kokeiluistunnon. Käyttäjätukea saa Metropolian tietohallinnon Helpdeskistä.
- Videoneuvotteluissa ei likikään aina tarvita kuvaa. Jos osallistujat eivät tunne toisiaan ennestään, voidaan videokanava pitää muutaman minuutin ajan auki istunnon alussa.
- Etäosallistujia varten on hyvä olla chat, jos heitä on paljon. Puheenjohtaja kehottaa yleisöä ilmoittamaan kommentit ja kysymykset mieluummin sitä kautta.
- Etäosallistujien olisi hyvä (jos ovat omalla koneella) käyttää sankaluureja. Silloin äänenlaatu on parempi eikä ääni ala niin sanotusti kiertää.
- Talon hankkimissa sankaluureissa on usein myös mute-nappi. On suotavaa, että etäpäässä olevat pitävät mikrofoninsa mutella aina, kun eivät puhu. Ei ole nimittäin ainutkertaista, että joku etäpäässä hengittää/huohottaa/puhisee mikrofoniinsa tai muuten aiheuttaa häiriötä - usein itse sitä huomaamatta. Kun mute-nappia pitää kourassaan, ehtii sen sopivassa kohdassa asettaa päälle tai päältä pois.
Lisää videoneuvottelun oppaita on Metropolian tietohallinnon sivulla.
...