...

Osallistujat läsnä, dokumentit verkossa

Dokumentit yhteiskirjoitusalustalle

Kokouksen valmistelu alkaa laatimalla esityslista. Se kirjoitetaan verkkoselainta käyttämällä suoraan verkkoon. Se on tehokkaampi tapa kuin perinteinen käytäntö, jossa kokousasiakirja kirjoitetaan tekstinkäsittelyohjelman työasemasovelluksella ja tallennettaan paikallisesti omalle levylle, josta se kopioidaan verkkoon.   Myös mahdolliset liitteet voidaan kirjoittaa tai joissakin tapauksessa kuvalukea (skannata) suoraan verkkoon ja linkittää kokouksen esityslistaan, pöytäkirjaan tai muistioon.

...

Yhteiskirjoitusalustaksi valitaan Confluencen wiki siinä tapauksessa, että kokousdokumentti sisältää aineistoa, jota Metropolian pilvipalvelujen käyttösääntöjen perusteella ei pidä tallentaa talon ulkopuolisiin palveluihin. Confluencessa tiedostot tallennetaan Metropolian omille palvelimille. Ohjelmaa käytetään Metropolian tunnuksilla. Confluencen puutteena pidetään sitä, että usea kirjoittaja ei pysty wikissä työstämään samaan aikaan samaa sivua, mikä rajoittaa dokumentin pitämistä reaaliaikaisesti vuorovaikutteisena. 

Tehokkuutta ja vuorovaikutteisuutta

Kokousdokumenttien verkkoon sijoittaminen varmistaa myös sen, että kokouskulttuuria voidaan siirtää vuorovaikutteisempaan suuntaan. Kokouksen osallistujat pystyvät kirjoittamaan esityslistaan omia ehdotuksiaan ennen istuntoa tai sen aikana - miten on sovittu. Puheenjohtaja valitsee lopulliset kokouksessa käsiteltävät asiat ja lähettää valmiiseen esityslistaan vievän linkin osallistujille ennen session alkamista.

...