...
- Kokouksen soljuvuus vaatii, että yhteydet testataan ennen sessiota. Jos osallistujat ovat alalla ensikertalaisia, vaatii puheenjohtaja kokouskutsussa osallistujia opiskelemaan valitun videoneuvotteluvälineen käytön ennen sessiota. Puheenjohtaja ja kokouksen osallistuja voivat esimerkiksi sopia keskenään lyhyen kokeiluistunnon. Käyttäjätukea saa Metropolian tietohallinnon Helpdeskistä.
- Videoneuvotteluissa ei likikään aina tarvita kuvaa. Jos osallistujat eivät tunne toisiaan ennestään, voidaan videokanava pitää muutaman minuutin ajan auki istunnon alussa. Jos videokanava suljetaan ja osallistujat eivät tunnista toisiaan äänen perusteella, on puheenjohtajan tehtävä valistaa linjojen yleisöä siitä, että heidän tulee mainita nimensä ennen puheenvuoroaan.
- Etäosallistujia varten on hyvä olla chat, jos heitä on paljon. Puheenjohtaja kehottaa yleisöä ilmoittamaan kommentit ja kysymykset mieluummin sitä kautta.
- Etäosallistujien olisi hyvä (jos ovat omalla koneella) käyttää sankaluureja. Silloin äänenlaatu on parempi eikä ääni ala niin sanotusti kiertää.
- Talon hankkimissa sankaluureissa on usein myös mute-nappi. On suotavaa, että etäpäässä olevat pitävät mikrofoninsa mutella aina, kun eivät puhu. Ei ole nimittäin ainutkertaista, että joku etäpäässä hengittää/huohottaa/puhisee mikrofoniinsa tai muuten aiheuttaa häiriötä - usein itse sitä huomaamatta. Kun mute-nappia pitää kourassaan, ehtii sen sopivassa kohdassa asettaa päälle tai päältä pois.
...