...
Pöytäkirja arkistoituu verkkoon automaattisesti yhteiskirjoitusalustassa sen jälkeen, kun käyttöliittymässä on painettu Tallenna/Save - nappulaa. Google Docsissa dokumentti tallentuu automaattisesti ilman Save-linkin painamistakopioituu Google~yhtiön levylle automaattisesti parin sekunnin kuluttua päivityksestä, eikä Save-linkkiä tarvitse eikä voi painaa. Google Docsin osalta arkiston navigointivalikko (eli linkit, joiden kautta liikutaan eri dokumenttien välillä) muodostuu Google Driven puolelle.
Koska pöytäkirja on arkistoitunut verkkoon, ei tiedotuskanaville tarvitse enää Eri tiedotuskanaville ei tarvitse kokouksen jälkeen kopioida koko dokumenttia, koska se on arkistoitunut verkkoon. Lyhyt tiivistelmä pöytäkirjaan vievän linkin kera riittää.
...
Jotkin käytännölliset seikat tekevät videokokouksesta entistäkin miellyttävämmän:
- Kokouksen viihdyttävyys nouseesoljuvuus vaatii, mikäli että yhteydet testataan ennen videosessiotasessiota. Jos osallistujat ovat alalla ensikertalaisia, vaatii puheenjohtaja kokouskutsussa osallistujia opiskelemaan valitun videoneuvotteluvälineen käytön ennen sessiota. Puheenjohtaja ja kokouksen osallistuja voivat esimerkiksi sopia keskenään lyhyen testisession. Käyttäjätukea saa Metropolian tietohallinnon Helpdeskistä.
- Videoneuvotteluissa ei likikään aina tarvita kuvaa. Jos osallistujat eivät tunne toisiaan ennestään, voidaan videokanava pitää muutaman minuutin ajan auki istunnon alussa. Jos videokanava suljetaan ja osallistujat eivät tunnista toisiaan äänen perusteella, on puheenjohtajan tehtävä valistaa linjoilla väijyviä siitä, että heidän tulee mainita nimensä ennen puheenvuoroaan.
- Etäosallistujia varten on hyvä olla chat, jos heitä on paljon. Puheenjohtaja kehottaa yleisöä ilmoittamaan kommentit ja kysymykset mieluummin sitä kautta.
- Etäosallistujien olisi hyvä (jos ovat omalla koneella) käyttää sankaluureja. Silloin äänenlaatu on paljon parempi eikä ääni ala niin sanotusti kiertää.
- Talon hankkimissa sankaluureissa on usein myös mute-nappi. On suotavaa, että etäpäässä olevat pitävät mikrofoninsa mutella aina, kun eivät puhu. Ei ole nimittäin ainutkertaista, että joku etäpäässä hengittää/huohottaa/puhisee mikrofoniinsa tai muuten aiheuttaa häiriötä - usein itse sitä huomaamatta. Kun mute-nappia pitää kourassaan, ehtii sen sopivassa kohdassa napsaista asettaa päälle tai päältä pois.
Lisää videoneuvottelun oppaita on Metropolian tietohallinnon sivulla.
...