Verkon uusi toimintaympäristö - New Online Tools

...

Videokokouksen pystyy pitämään myös mobiilisti. Siihen tarvitaan yhteiskirjoitusalustan ja videokonferenssivälineen mobiilisovellukset, jotka ladataan laitteeseen, sekä mobiililaitteen nappikuulokkeet, joissa on myös mikrofoni. Jos kokouksen aikana osallistujien on tarkoitus kirjoittaa ajatuksiaan yhteiskirjoitusalustalle tai käyttää chatia, on tablettitietokone parempi väline kuin puhelin.  Suusanallisten puheenvuorojen esittämiseen ja niiden kuunteluun sopivat kummatkin mobiililaitteet. 

Arkistointi

Videoneuvotteluvälineellä pidetty kokous arkistoituu, jos se nauhoitetaan. Siihen tallentuvat session aikana lausutut puheenvuorot, mahdollinen videokuva sekä videoneuvotteluvälineessä osallistujien kesken näyttöpäätteellä jaetut tiedostot. Nauhoituksesta pitää kertoa osallistujille etukäteen tai mieluummin kysyä siihen lupa. Tallenne ei yleensä korvaa pöytäkirjaa, koska yleisöllä harvemmin on aikaa katsoa nauhoitus alusta loppuun.

Pöytäkirja arkistoituu verkkoon automaattisesti yhteiskirjoitusalustassa sen jälkeen, kun käyttöliittymässä on painettu Tallenna/Save -nappulaa. Google Docsissa dokumentti tallentuu automaattisesti ilman Save-linkin painamista.  Google Docsin osalta arkiston navigointivalikko (eli linkit, joiden kautta liikutaan eri dokumenttien välillä) muodostuu Google Driven puolelle.     

Koska pöytäkirja on arkistoitunut verkkoon, ei tiedotuskanaville tarvitse enää kopioida koko dokumenttia. Lyhyt tiivistelmä pöytäkirjaan vievän linkin kera riittää. 

Käytännön asioita

Jotkin käytännölliset seikat tekevät videokokouksesta entistäkin miellyttävämmän:

• Kokouksen viihdyttävyys nousee, mikäli yhteydet testataan ennen videosessiota. Jos osallistujat ovat alalla ensikertalaisia, vaatii puheenjohtaja kokouskutsussa osallistujia opiskelemaan valitun videoneuvotteluvälineen käytön ennen sessiota. Puheenjohtaja ja kokouksen osallistuja voivat esimerkiksi sopia keskenään lyhyen testisession. Käyttäjätukea saa Metropolian tietohallinnon Helpdeskistä.  
• Videoneuvotteluissa ei likikään aina tarvita kuvaa. Jos osallistujat eivät tunne toisiaan ennestään, voidaan videokanava pitää muutaman minuutin ajan auki istunnon alussa.   Jos videokanava suljetaan ja osallistujat eivät tunnista toisiaan äänen perusteella, on puheenjohtajan tehtävä valistaa linjoilla väijyviä siitä, että heidän tulee mainita nimensä ennen puheenvuoroaan.  
• Etäosallistujia varten on hyvä olla chat, jos heitä on paljon. Puheenjohtaja kehottaa yleisöä ilmoittamaan kommentit ja kysymykset mieluummin sitä kautta.
• Etäosallistujien olisi hyvä (jos ovat omalla koneella) käyttää sankaluureja. Silloin äänenlaatu on paljon parempi eikä ääni ala niin sanotusti kiertää.
• Talon hankkimissa sankaluureissa on usein myös mute-nappi. On suotavaa, että etäpäässä olevat pitävät mikrofoninsa mutella aina, kun eivät puhu. Ei ole nimittäin ainutkertaista, että joku etäpäässä hengittää/huohottaa/puhisee mikrofoniinsa tai muuten aiheuttaa häiriötä - usein itse sitä huomaamatta. Kun mute-nappia pitää kourassaan, ehtii sen sopivassa kohdassa napsaista päälle tai päältä pois.Nauhoituksesta pitää kertoa osallistujille etukäteen tai mieluummin kysyä siihen lupa.

Lisää videoneuvottelun oppaita on Metropolian tietohallinnon sivulla. 

...

2010-luvulla on perustettu lukuisia verkkoselaimella käytettäviä palveluja, joiden tarkoitus on edistää liikeyritysten sisäistä verkkoyhteistyötä. Niihin kuuluu esimerkiksi San Franciscossa vuonna 2013 avattu Slack, jossa organisaation jäsenet perustavat erityisiä kanavia (channels) erilaisia sisäisen viestinnän tarpeita varten. Vuonna 2015 käyttäjämääräänsä vauhdikkaasti lisännyt Slack osti alkuvuodesta 2015 Screenhero-videoneuvottelusovelluksen, mikä ennakoi yhtiön tulevia panostuksia ääneen ja liikkuvaan kuvaan perustuvan kommunikaation alalla. 

Slackin kaltaiset palvelut ovat Metropolian ulkopuolisia tietojärjestelmiä, joihin käyttäjän on tehtävä oma tunnus. Hän myös vastaa itse tietoturvasta ja käyttäjätuesta.  Ulkopuolisten sovellusten käyttö edellyttää myös sitä, että kaikki kokouksen osallistujat suostuvat tekemään niihin tunnuksen.