...
Verkon uutta toimintaympäristöä hyödynnetään maksimaalisesti silloin, kun kokouksen osallistujat kommunikoivat keskenään hajautetusti tietoliikenneyhteyksien kautta ja tarvittavat dokumentit on sijoitettu osallistujien saataville verkkoon. Asiakirjoja ei vain säilytetä verkossa, vaan ne pysyvät siellä myös silloin, kun niitä muokataan. Osanottajat ovat kokouksessa mukana joko äänellään tai sekä äänellään että videokuvallaan. Kommunikaatiokokemusta pystytään vielä rikastamaan osallistujien keskinäisellä chatilla, mikäli käytettävä videokonferenssiohjelma sitä tukee. Verkon kautta toimiessaan osallistuvat pystyvät säästämään aikaa ja kustannuksia, koska tilaisuuden pitopaikalle ei tarvitse matkustaa. Se tarkoittaa myös sitä, että kaikille sopivia kokousaikavaihtoehtoja on tarjolla enemmän, koska matkustusaikoja ei tarvitse ottaa huomioon.
...
- Kokouksen viihdyttävyys nousee, mikäli yhteydet testataan ennen videosessiota. Kokouskutsuun lisätään maininta siitä, että välineistön ja linjojen toimivuutta kokeillaan esimerkiksi viisi minuuttia ennen kokouksen alkua.
- Videoneuvotteluissa ei likikään aina tarvita kuvaa. Jos osallistujat eivät tunne toisiaan ennestään, voidaan videokanava pitää muutaman minuutin ajan auki istunnon alussa. Jos videokanava suljetaan ja osallistujat eivät tunnista toisiaan äänen perusteella, on puheenjohtajan tehtävä valistaa linjoilla väijyviä siitä, että heidän tulee mainita nimensä ennen puheenvuoroaan.
- Etäosallistujia varten on hyvä olla Chatchat, jos heitä on paljon. Puheenjohtaja kehottaa yleisöä ilmoittamaan kommentit ja kysymykset mieluummin sitä kautta.
- Etäosallistujien olisi hyvä (jos ovat omalla koneella) käyttää sankaluureja. Silloin äänenlaatu on paljon parempi eikä ääni ala niin sanotusti kiertää.
- Talon hankkimissa sankaluureissa on usein myös mute-nappi. On suotavaa, että etäpäässä olevat pitävät mikrofoninsa mutella aina, kun eivät puhu. Ei ole nimittäin ainutkertaista, että joku etäpäässä hengittää/huohottaa/puhisee mikrofoniinsa tai muuten aiheuttaa häiriötä - usein itse sitä huomaamatta. Kun mute-nappia pitää kourassaan, ehtii sen sopivassa kohdassa napsaista päälle tai päältä pois.
- Nauhoituksesta pitää kertoa osallistujille etukäteen tai mieluummin kysyä siihen lupa.
...