...

Osallistujat verkossa, dokumentit verkossa

Kustannusten säästöä hajautetulla työskentelyllä

Verkon uutta toimintaympäristöä hyödynnetään maksimaalisesti silloin, kun kokouksen osallistujat kommunikoivat keskenään hajautetusti tietoliikenneyhteyksien kautta ja tarvittavat dokumentit on sijoitettu osallistujien saataville verkkoon.  Asiakirjoja ei vain säilytetä verkossa, vaan ne pysyvät siellä myös silloin, kun niitä muokataan. Osanottajat ovat kokouksessa mukana joko äänellään tai sekä äänellään että videokuvallaan. Kommunikaatiokokemusta pystytään vielä rikastamaan osallistujien keskinäisellä chatilla, mikäli käytettävä videokonferenssiohjelma sitä tukee. Verkon kautta toimiessaan osallistuvat pystyvät säästämään aikaa ja kustannuksia, koska tilaisuuden pitopaikalle ei tarvitse matkustaa. Se tarkoittaa myös sitä, että kaikille sopivia kokousaikavaihtoehtoja on tarjolla enemmän, koska matkustusaikoja ei tarvitse ottaa huomioon. 

Yhteispeliä videoneuvotteluvälineellä ja yhteiskirjoitusalustalla

Hajautetun kokouksen järjestämiseen tarvitaan videoneuvotteluväline. Niistä kevyitä ja siten kokouksille sopivimpia ovat muun muassa Microsoftin Skype for Business ja Googlen Hangouts. Raskaampaan kalustoon kuuluu muun muassa Adobe Connect  Yleensä videoneuvotteluvälineet tukevat reaaliaikaista tekstipohjaista kommentointia kokouksen aikana. Lisäksi dokumentteja voi jakaa palveluissa osallistujien kesken. 

...

Itse kokouksen aikana ei ehditä tehdä viimeisteltyjä pöytäkirjamerkintöjä, joten dokumentti joudutaan yleensä kirjoittaman verkossa puhtaaksi session jälkeen. Kokouksen osallistujille lähetetään dokumentin viimeistelyn jälkeen linkki, joka vie pöytäkirjaan. Samalla heiltä pyydetään kuittaus asiakirjan mahdollisesta hyväksymisestä. Tämän jälkeen pöytäkirjaan johtava linkki julkaistaan niille tahoille, jotka eivät kokoukseen osallistuneet mutta joiden tulee olla informoituja kokouksen sisällöstä.  

Ulos toimistoista

Videokokouksen pystyy pitämään myös mobiilisti. Siihen tarvitaan mobiililaitteen yhteiskirjoitusalustan ja videokonferenssivälineen mobiilisovellukset, jotka ladataan laitteeseen, sekä mobiililaitteen nappikuulokkeet, joissa on myös mikrofoni. Jos kokouksen aikana osallistujien on tarkoitus kirjoittaa ajatuksiaan yhteiskirjoitusalustalle tai käyttää chatia, on tablettitietokone parempi väline kuin puhelin.  Suusanallisten puheenvuorojen esittämiseen ja niiden kuunteluun sopivat kummatkin mobiililaitteet. 

Käytännön asioita

Jotkin käytännölliset seikat tekevät videokokouksesta entistäkin miellyttävämmän:

...