Verkon uusi toimintaympäristö - New Online Tools

...

Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla.  Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Microsoftin Skype for Businessta, kannattaa ajanvaraus tehdä  saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu kytkeytyvät toisiinsa. Kaikille sopivan ajan jäljittämistä helpottaa Outlookin Schedule view, joka näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Esityslista on hyvä kirjoittaa yhteiskirjoitusalustalle ainakin alustavasti ennen kokouskutsun lähettämistä, sillä esityslistaan johtava linkki kannattaa liittää Outlookista lähtevään kokouskutsuun. Asialistaa voi täydentää sen jälkeen, kun osallistujat on kutsuttu, sillä he näkevät verkosta heti viimeisimmän version agendasta. Esityslista kirjoitetaan verkossa sille yhteiskirjoitusalustalle, joka kokoukselle luonteensa ja käsiteltävien asioiden puolesta istuu. Osallistujia voidaan kutsun yhteydessä kehottaa myös täydentämään esityslistaa, mikäli kokousdokumentit laaditaan hajautetusti ja vuorovaikutteisesti.

Vapaamuotoisemmissa kokouksissa voidaan esityslista muuttaa kokouksen aikana pöytäkirjaksi lisäämällä esityslistaan kokouksessa tehdyt päätökset. 

Itse kokouksen aikana ei ehditä tehdä viimeisteltyjä pöytäkirjamerkintöjä, joten dokumentti joudutaan yleensä kirjoittaman verkossa puhtaaksi session jälkeen. Kokouksen osallistujille lähetetään dokumentin viimeistelyn jälkeen linkki, joka vie pöytäkirjaan. Samalla heiltä pyydetään kuittaus asiakirjan mahdollisesta hyväksymisestä. Tämän jälkeen pöytäkirjaan johtava linkki julkaistaan niille tahoille, jotka eivät kokoukseen osallistuneet mutta joiden tulee olla informoituja kokouksen sisällöstä.  

Videokokouksen pystyy pitämään myös mobiilisti. Siihen tarvitaan älypuhelimen  tai mielellään tablettitietokoneen lisäksi mobiililaitteeseen ladattavat yhteiskirjoitusalustan ja videokonferenssivälineen mobiilisovellukset.   

Jotkin käytännölliset seikat tekevät videokokouksesta entistäkin miellyttävämmän:

• Kokouksen viihdyttävyys nousee, mikäli yhteydet testataan ennen videosessiota. Kokouskutsuun lisätään maininta siitä, että välineistön ja linjojen toimivuutta kokeillaan esimerkiksi viisi minuuttia ennen kokouksen alkua. 
• Videoneuvotteluissa ei likikään aina tarvita kuvaa (poikkeuksena esimerkiksi viralliset ylimmän johdon sessiot). Jos osallistujat eivät tunne toisiaan ennestään, voidaan videokanava pitää muutaman minuutin ajan auki istunnon alussa.   Jos videokanava pidetään kiinni ja osallistujat eivät tunne tunnista toisiaan äänen perusteella, on puheenjohtajan tehtävä valistaa osallistujia linjoilla istuvia siitä, että heidän tulee mainita nimensä ennen puheenvuoroaan.  
• Etäosallistujia varten on hyvä olla Chat, jos heitä on paljon. Puheenjohtaja kehottaa yleisöä ilmoittamaan kommentit ja kysymykset mieluummin sitä kautta.
• Etäosallistujien olisi hyvä (jos ovat omalla koneella) käyttää sankaluureja. Silloin äänenlaatu on paljon parempi eikä ääni ala niin sanotusti kiertää.
• Talon hankkimissa sankaluureissa on usein myös mute-nappi. On suotavaa, että etäpäässä olevat pitävät mikrofoninsa mutella aina, kun eivät puhu. Ei ole nimittäin ainutkertaista, että joku etäpäässä hengittää/huohottaa/puhisee mikrofoniinsa tai muuten aiheuttaa häiriötä - usein tietämättään ja ajattelemattomuuttaanitse sitä huomaamatta. Kun mute-nappia pitää käsilläkourassaan, ehtii sen sopivassa kohdassa napsaista päälle tai päältä pois.
• Nauhoituksesta pitää kertoa osallistujille etukäteen tai mieluummin kysyä siihen lupa.

...

Ohjeita on myös Tampereen yliopiston sivulla.

Vapaamuotoisemmissa kokouksissa voidaan esityslista muuttaa kokouksen aikana pöytäkirjaksi lisäämällä esityslistaan kokouksessa tehdyt päätökset. 

Itse kokouksen aikana ei ehditä tehdä viimeisteltyjä pöytäkirjamerkintöjä, joten dokumentti joudutaan yleensä kirjoittaman verkossa puhtaaksi session jälkeen. Kokouksen osallistujille lähetetään dokumentin viimeistelyn jälkeen linkki, joka vie pöytäkirjaan. Samalla heiltä pyydetään kuittaus asiakirjan mahdollisesta hyväksymisestä. Tämän jälkeen pöytäkirjaan johtava linkki julkaistaan niille tahoille, jotka eivät kokoukseen osallistuneet mutta joiden tulee olla informoituja kokouksen sisällöstä.  

Uusia mahdollisuuksia: kollaboraatiosovellukset

2010-luvulla on perustettu lukuisia verkkoselaimella käytettäviä palveluja, joiden tarkoitus on edistää organisaatioiden sisäistä verkkoyhteistyötä. Niihin kuuluu esimerkiksi San Franciscossa vuonna 2013 avattu Slack, jossa organisaation jäsenet perustavat erityisiä kanavia (channels) erilaisia sisäisen viestinnän tarpeita varten. Vuonna 2015 käyttäjämääräänsä huippuvauhtia lisännyt Slack osti alkuvuodesta Screenhero-videoneuvottelusovelluksen, mikä ennakoi yhtiön tulevia panostuksia ääneen ja liikkuvaan kuvaan perustuvan kommunikaation alalla. 

Slackin kaltaiset palvelut ovat Metropolian ulkopuolisia tietojärjestelmiä, joihin käyttäjän on tehtävä oma tunnus. Hän myös vastaa itse tietoturvasta ja käyttäjätuesta.  

...