...
Esityslistan kannalta paras pilvessä toimiva yhteiskirjoitusalusta on Google Docs. Se Verkkoselaimella käytettävä ohjelma tallentaa asiakirjat pilvitallennusvarasto Google Driveen. Kumpaakin käytetään Metropolian tunnuksilla (käyttäjätunnus ja salasana). Google Docsin etuihin kuuluu jouhevasti toimiva reaaliaikaisen yhteiskirjoituksen tuki. Se tarkoittaa sitä, että usea henkilö pystyy samaan aikaan työstämään samaa dokumenttia. Lisäksi osallistujat kykenevät Google Docsissa kommentoimaan dokumenttia maalaamalla asiakirjasta merkkijonon, jota kommentti koskee, ja kirjoittamalla asiansa erityiseen Kommentit-osioon. Sharepoint sivustot... Onedrive... Word Online...
Confluence-wiki....
Dokumentin voi kirjoittaa myös Microsoftin Word Onlinella, jonka toiminta muistuttaa Google Docsia. Se ei kuitenkaan taivu joustavasti reaaliaikaiseen yhteiskirjoitukseen (tilanne loppuvuodesta 2015).
Yhteiskirjoitusalustaksi valitaan Confluencen wiki siinä tapauksessa, että kokousdokumentti sisältää aineistoa, jota Metropolian pilvipalvelujen käyttösääntöjen perusteella ei pidä tallentaa pilvipalveluihin. Confluencessa tiedostot tallennetaan Metropolian omille palvelimille. Ohjelmaa käytetään Metropolian tunnuksilla. Usea kirjoittaja ei pysty Confluencessa työstämään samaan aikaan samaa sivua, mikä rajoittaa vuorovaikutteisen kokouksen pitämistä wikissä.
Kokousdokumenttien verkkoon sijoittaminen varmistaa myös sen, että kokouskulttuuria voidaan siirtää vuorovaikutteisempaan suuntaan. Kokouksen osallistujat pystyvät osallistumaan etukäteen esityslistan laadintaan kirjoittamalla sille omia ehdotuksiaan. Puheenjohtaja valitsee lopulliset kokouksessa käsiteltävät asiat ja lähettää valmiiseen esityslistaan vievän linkin kokouksen osallistujille ennen session alkamista.
...
Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla. Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Microsoftin Skype for Businessta, kannattaa ajanvaraus tehdä saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu kytkeytyvät toisiinsa. Outlookin Schedule view näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Esityslista on hyvä kirjoittaa yhteiskirjoitusalustalle ainakin alustavaan muotoonsa ennen kokouskutsun lähettämistä, sillä esityslistaan johtava linkki kannattaa liittää Outlookista lähtevään kokouskutsuun. Esityslista kirjoitetaan verkossa sille yhteiskirjoitusalustalle, joka kokoukselle luonteensa ja käsiteltävien asioiden puolesta istuu. Osallistujia voidaan kutsun yhteydessä kehottaa myös täydentämään esityslistaa, mikäli kokousdokumentit laaditaan hajautetusti ja vuorovaikutteisesti.
Jotkin käytännölliset seikat tekevät videokokouksesta entistäkin miellyttävämmän:
- Videoneuvotteluissa ei likikään aina tarvita kuvaa (poikkeuksena esimerkiksi viralliset ylimmän johdon sessiot). Jos osallistujat eivät tunne toisiaan ennestään, voidaan videokanava pitää muutaman minuutin ajan auki istunnon alussa. Jos videokanava pidetään kiinni ja osallistujat eivät tunne toisiaan äänen perusteella, on puheenjohtajan tehtävä valistaa osallistujia siitä, että heidän tulee mainita nimensä ennen puheenvuoroaan.
- Etäosallistujia varten on hyvä olla Chat, jos heitä on paljon. Puheenjohtaja kehottaa yleisöä ilmoittamaan kommentit ja kysymykset mieluummin sitä kautta.
- Etäosallistujien olisi hyvä (jos ovat omalla koneella) käyttää sankaluureja, niin äänen laatu on paljon parempi eikä ääni ala kiertää.
- Talon hankkimissa sankaluureissa on usein myös mute-nappi ja on erittäin suotavaa, että etäpäässä olevat pitävät mikkinsä mutella aina, kun eivät puhu. Ei ole nimittäin ainutkertaista, että joku etäpäässä hengittää/huohottaa/puhisee mikrofoniinsa tai muuten aiheuttaa häiriötä - usein tietämättään ja ajattelemattomuuttaan. Kun mute-nappia pitää käsillä, niin sen ehtii hyvin sopivassa kohdassa ottaa pois päältä, jolloin pääsee lausumaan asiansa.
- Nauhoituksesta pitää kertoa osallistujille tai mieluummin kysyä siihen lupa.
Lisää videoneuvottelun oppaita Metropolian tietohallinnon sivulla.
Ohjeita on myös Tampereen yliopiston sivulla.
Vapaamuotoisemmissa kokouksissa voidaan esityslista muuttaa kokouksen aikana pöytäkirjaksi lisäämällä esityslistaan kokouksessa tehdyt päätökset.
Itse kokouksen aikana ei ehditä tehdä viimeisteltyjä pöytäkirjamerkintöjä, joten dokumentti joudutaan yleensä kirjoittaman puhtaaksi session jälkeen. Kokouksen osallistujille lähetetään viimeistelyn jälkeen linkki, joka vie verkkoon tallennettuun pöytäkirjaan, ja pyydetään heiltä kuittaus sen mahdollisesta hyväksymisestä. Tämän jälkeen pöytäkirjaan johtava linkki julkaistaan niille tahoille, jotka eivät kokoukseen osallistuneet mutta joiden tulee olla informoituja kokouksen sisällöstä.
...