...
Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla. Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Microsoftin Skype for Businessta, kannattaa ajanvaraus tehdä saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu kytkeytyvät toisiinsa. Outlookin Schedule view näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Esityslista on hyvä kirjoittaa yhteiskirjoitusalustalle ainakin alustavaan muotoonsa ennen kokouskutsun lähettämistä, sillä esityslistaan johtava linkki kannattaa liittää Outlookista lähtevään kokouskutsuun. Esityslista kirjoitetaan verkossa sille yhteiskirjoitusalustalle, joka kokoukselle luonteensa ja käsiteltävien asioiden puolesta istuu. Osallistujia voidaan kutsun yhteydessä kehottaa myös täydentämään esityslistaa, mikäli kokousdokumentit laaditaan hajautetusti ja vuorovaikutteisesti.
...