...

Perinteistä kokoustapaa edustaa käytäntö, jossa osallistujat ovat kokoontuneet samaan fyysiseen tilaan ja käisttelevät käsittelevät paperimuodossa olevia dokumentteja. Perinteisestä kokouskäytännöstä on syytä hankkiutua eroon osallistujien ajan ja kustannusten säästämiseksi. 

...

Kokouksen valmistelu alkaa kirjoittamalla esityslista. Se laaditaan suoraan verkkoon. Myös mahdolliset liitteet voidaan kirjoittaa tai joissakin tapauksessa kuvalukea suoraan verkkoon ja linkittää kokouksen esityslistaan, pöytäkirjaan tai muistioon. Kokouksen luonne ja sen dokumentteihin kirjattavat asiat sanelevat, kirjoitetaanko esityslista yhteiskirjoitusalustalle, joka tallentaa tiedot organisaation omassa hallinnassa olevalle palvelimelle vai alustalle, joka tallentaa tiedot organisaation ulkopuolelle ulkopuoliselle palvelimelle eli niin sanotusti pilveen. Esityslista ja muut kokousdokumentit voidaan sijoittaa pilveenulkopuoliselle palvelimelle, mikäli pilvipalvelun käyttöehdot (Metropolian sisäverkko) sen sallivat. 

Esityslistan kannalta paras pilvessä toimiva yhteiskirjoitusalusta on Google Docs. Se tallentaa asiakirjat pilvitallennusvarasto Google Driveen.  Kumpaakin käytetään Metropolian tunnuksilla (käyttäjätunnus ja salasana). Google Docsin etuihin kuuluu jouhevasti toimiva reaaliaikaisen yhteiskirjoituksen tuki. Se tarkoittaa sitä, että usea henkilö pystyy samaan aikaan työstämään samaa dokumenttia. Lisäksi osallistujat pystyvät kykenevät Google Docsissa kommentoimaan dokumenttia maalaamalla asiakirjasta merkkijonon, jota kommentti koskee, ja kirjoittamalla asiansa erityiseen Kommentit-osastoonosioon.  

Kokousdokumenttien verkkoon jalkauttaminen sijoittaminen varmistaa myös sen, että kokouskulttuuria voidaan siirtää vuorovaikutteisempaan suuntaan. Kokouksen osallistujat voivat osallistua pystyvät osallistumaan etukäteen esityslistan laadintaan kirjoittamalla sille omia ehdotuksiaan. Puheenjohtaja valitsee lopulliset kokouksessa käsiteltävät asiat ja lähettää valmiiseen esityslistaan vievän linkin kokouksen osallistujille ennen session alkamista. 

Osallistujat verkossa, dokumentit verkossa

...