...
Verkon uutta toimintaympäristöä hyödynnetään maksimaalisesti kokouskäytännössä, joissa sekä osallistujat että dokumentit ovat verkossa. Session subjektit osallistuvat kokoukseen tietoliikenneyhteyksien kattuakautta. Osanottajat kykenevät olemaan mukana joko äänellään tai sekä äänellään että videokuvallaan. Verkon kautta toimiessaan osallistuvat pystyvät siten säästämään siten aikaa ja kustannuksia, koska tilaisuuden pitopaikalle ei tarvitse matkustaa. Se tarkoittaa myös sitä, että kaikille sopivia kokousaikoja saadaan enemmän, koska matkustusaikoja ei tarvitse lukea aikahaarukkaan.
Hajautetun kokouksen järjesteämiseen tarvitaan videoneuvotteluväline. Niistä kevyitä ja siten kokouksille sopivimpia ovat muun muassa Microsoftin Skype for Business ja Googlen Hangouts. Raskaampaan kalustoon kuuluu muun muassa Adobe Connect. Yleensä Yleensä videoneuvotteluvälineet tukevat reaaliaikaista tekstipohjaista kommentointia kokuksen kokouksen aikana. Lisäksi dokumentteja voi jakaa palveluissa osallistujien kesken.
Kokousprosessi alkaa esityslistan teolla. Valmistelut jatkuvat varaamalla kokouksen aika. Jos videonevotteluvälineenä käytetään Skype for Businessta, kannattaa ajanvaraus tehdä saman yhtiön Outlookilla, jolloin videokonferenssiväline ja kalenteripalvelu on kytketty toisiinsa. Outlookin Schedule view näyttää osallistujien vapaat ajat (mikäli he käyttävät Outlookin kalenteria, mikä on suotavaa). Esityslista on hyvä kirjoittaa ainakin alustavaan muotoonsa ennen kokouskutsun lähettämistä, sillä esityslistaan johtava linkki on hyvä liittää Outlookista lähtevään kokouskutsuun. Esityslista kirjoitetaan verkossa sille yhteiskirjoitusalustalle, joka kokoukselle luonteensa ja käsiteltävien asioiden puolesta istuu. Osallistujia voidaan kutsun yhteydessä kehottaa myös täydentämään esityslistaa, mikäli kokousdokumentit laaditaan hajautetusti ja vuorovaikutteisesti.
Vapaamuotoisemmissa kokouksissa voidaan esityslista muuttaa kokouksen aikana pöytäkirjaksi lisäämällä esityslistaan kokouksessa tehdyt päätökset.
Itse kokouksen aikana ei ehdi tehdä kultivoituneita muistiinpanoja, joten kokouspöytäkirja joudutaan yleensä kirjoittaman puhtaaksi session jälkeen. Kokouksen osallistujille voi lähettää linkin, joka vie verkkoon tallennettuun pöytäkirjaan, ja pyytää heiltä kuittaus sen mahdollisesta hyväksymisestä. Tämän jälkeen pöytäkirjaan johtava linkki voidaan julkaista niille tahoille, jotka eivät kokoukseen osallistuneet mutta joiden tulee olla informoituja kokouksen sisällöstä.