...
- osallistujat läsnä, dokumentit paperimuodossa (perinteinen käytäntö)
- osallistujat läsnä, dokumentit verkossa
- osallistujat verkossa, dokumentit verkossa
Osallistujat läsnä, dokumentit paperimuodossa
Perinteistä kokoustapaa edustaa käytäntö, jossa osallistujat ovat kokoontuneet samaan fyysiseen tilaan ja käisttelevät paperimuodossa olevia dokumentteja. Perinteisestä kokouskäytännöstä on syytä hankkiutua eroon osallistujien ajan ja kustannusten säästämiseksi.
Osallistujat läsnä, dokumentit verkossa
Kokouksen valmistelu alkaa kirjoittamalla esityslista. Se laaditaan suoraan verkkoon. Myös mahdolliset liitteet voidaan kirjoittaa tai joissakin tapauksessa kuvalukea suoraan verkkoon ja linkittää kokouksen esityslistaan, pöytäkirjaan tai muistioon. Kokouksen luonne ja sen dokumentteihin kirjattavat asiat sanelevat, kirjoitetaanko esityslista yhteiskirjoitusalustalle, joka tallentaa tiedot organisaation omassa hallinnassa olevalle palvelimelle vai alustalle, joka tallentaa tiedot organisaation ulkopuolelle eli niin sanotusti pilveen. Esityslista ja muut kokousdokumentit voidaan sijoittaa pilveen, mikäli pilvipalvelun käyttöehdot (Metropolian sisäverkko) sen sallivat.
Esityslistan kannalta paras pilvessä toimiva yhteiskirjoitusalusta on Google Docs. Se tallentaa asiakirjat pilvitallennusvarasto Google Driveen. Kumpaakin käytetään Metropolian tunnuksilla. Google Docsin etuihin kuuluu jouhevasti toimiva reaaliaikaisen yhteiskirjoituksen tuki. Se tarkoittaa sitä, että usea henkilö pystyy samaan aikaan työstämään samaa dokumenttia. Lisäksi osallistujat pystyvät Google Docsissa kommentoimaan dokumenttia maalaamalla asiakirjasta merkkijonon, jota kommentti koskee, ja kirjoittamalla asiansa erityiseen Kommentit-osastoon.
Kokousdokumenttien verkkoon jalkauttaminen varmistaa myös sen, että kokouskulttuuria voidaan siirtää vuorovaikutteisempaan suuntaan. Kokouksen osallistujat voivat osallistua etukäteen esityslistan laadintaan kirjoittamalla sille omia ehdotuksiaan. Puheenjohtaja valitsee lopulliset kokouksessa käsiteltävät asiat.
Osallistujat verkossa, dokumentit verkossa
Verkon uutta toimintaympäristöä hyödynnetään maksimaalisesti kokouskäytännössä, joissa sekä osallistujat että dokumentit ovat verkossa. Session subjektit osallistuvat kokoukseen tietoliikenneyhteyksien kattua. Osanottajat kykenevät olemaan mukana joko äänellään tai sekä äänellään että videokuvallaan. Verkon kautta osallistuvat pystyvät säästämään siten aikaa ja kustannuksia, koska tilaisuuden pitopaikalle ei tarvitse matkustaa.
Hajautetun kokouksen järjesteämiseen tarvitaan videoneuvotteluväline. Niistä kevyitä ja siten kokouksille sopivimpia ovat muun muassa Microsoftin Skype for Business ja Googlen Hangouts. Raskaampaan kalustoon kuuluu muun muassa Adobe Connect. Yleensä videoneuvotteluvälineet tukevat reaaliaikaista tekstipohjaista kommentointia kokuksen aikana. Lisäksi dokumentteja voi jakaa palveluissa osallistujien kesken.