Aika	Keskiviikko 30.4.2014 klo 13.00 – 15.00
Paikka	Metropolia, Bulevardi 31, P410 ja TAMK, Kuntokatu 3, H4-08

Paikalla
Vesa Taatila (Metropolia) (puheenjohtaja)
Matti Hartikainen (TAMK)
Tuomo Rintamäki (Metropolia)
Aura Loikkanen (TAMK)
Pekka Korhonen (Metropolia)
Tuomas Orama (Metropolia)
Mika Lavikainen (Metropolia) (esittelijä)
Jaakko Rannila (Metropolia) (sihteeri)
Virve Peltoniemi (TAMK) (pöytäkirjan tarkastaja)

Poissa:
Jussi Kivinen (TAMK)

ASIALISTA 

1. Kokouksen avaaminen	2
2. Ohjausryhmän järjestäytyminen	2
3 Projektin esittely	2
4. Projektisuunnitelman läpikäynti ja hyväksyminen	3
5. Toimitussopimuksen läpikäynti ja hyväksyminen	4
6. Jatkotoimenpiteet	5
7. Muut asiat	5
8. Seuraavat kokoukset	5

1. Kokouksen avaaminen
Mika Lavikainen avasi perusrekisteriprojektin 1. ohjausryhmän kokouksen klo 13.06. Ohjausryhmän jäsenet esittäytyivät toisilleen.
2. Ohjausryhmän järjestäytyminen
Projektin ohjausryhmän puheenjohtajaksi valittiin Vesa Taatila ja kokouksen sihteeriksi Jaakko Rannila.

Ohjausryhmä päätti ottaa mukaan ohjausryhmän jäseneksi Rami Heinisuon Eduix Oy:stä.
3 Projektin esittely
Projektipäällikkö (Mika Lavikainen) esitteli perusrekisteri projektia. 

Lavikainen esitteli projektin. Lavikainen esitteli lisäksi syitä uudistamiselle ja projektin tavoitteita suhteessa esiselvityksissä esiin tulleisiin vaatimuksiin. Kansalliset hankkeet, kuten VIRTA ja OILI tuovat muutostarpeita nykyisiin perusrekistereihin. Lavikainen esitteli ohjausryhmälle mitä perusrekisteriprojekti kokonaisuuteen kuuluu ja miten se on aikomus toteuttaa.

Vesa Taatila tiedusteli, kuinka perusrekisterin käyttöliittymät aiotaan toteuttaa käyttäjille. Lavikainen kertoi, että perusrekisterin toiminnallisuudet tullaan upottamaan osaksi Peppi ja Pakki järjestelmien käyttöliittymiä. Suuri osa toiminnoista koskettaa erityisesti korkeakoulupalveluiden toimijoita.

Taatila kysyi, miten huomioidaan jatkossa opiskelijat, jotka eivät ole varsinaisia tutkinto-opiskelijoita vaan opiskelijoita, jotka opiskelevat erillisiä opintokokonaisuuksia. Tulevaisuudessa kasvava osa opiskelijoista tulee olemaan myös ei-tutkintoon johtavaa koulutusta. Lavikainen kertoi, että myös tutkintoon johtamaton koulutus on huomioitu kokonaisuudessa ja määrittelyä voidaan tarkentaa projektin aikana. Pekka Korhonen painotti, että on tärkeää, että kaikki opetus tulee olla tallennettuna järjestelmään, jotta kaikki opetuksen hallinta voidaan hoitaa tämän kokonaisuuden kautta.

Lavikainen esitti, että korkeakoulukohtaiset integraatiot 3. osapuolen järjestelmiin ei ole osana tätä projektia. Integraatioita 3. osapuolen järjestelmiin toteutetaan siltä osin kuin järjestelmät ovat yhteisiä molemmille organisaatioille.

Hartikainen esitti kysymyksen: ”Hyödynnetäänkö perusrekisteriprojektissa kansallisia jo toteutettuja järjestelmiä ja niiden palveluja.” Näitä ovat esimerkiksi opintopolku.fi 
-palvelussa toteutettu koodistopalvelu ja väestörekisterikeskuksen väestörekisterin sisältämät palvelut. Lavikainen kertoi, että molemmat esimerkit ovat mainittu vaatimusmäärittelyssä ja ne on huomioitu.

Taatila kysyi, pidetäänkö Winha päällä käyttöönoton jälkeen. Orama kertoi, että tietokannat jätetään talteen, mutta varsinaista järjestelmää ei jätetä toimintaan lisenssikustannusten vuoksi.

Lavikainen esitteli projektin merkittävimpiä riskejä. Näitä ovat epäonnistuminen mm. migraation toteuttamisessa ja tiedon eheydessä sekä tietoturvassa. Myös käyttöönotto ja koulutus ovat asioita, jotka tulee huomioida koko projektin ajan. 

Lavikainen esitteli projektin aikataulun ja vaiheistuksen. Keskustelua syntyi aikataulusta ja siitä, onko aikataulu hyväksyttävissä. Loikkanen totesi, että aikatauluehdotus on hyvä. Hartikainen totesi, että aikataulutusta on hyvä tarkentaa projektin aikana. Ohjausryhmän jäsenet kokivat myös, että esimerkiksi vanhojen järjestelmien alasajo vaikuttaa aikatauluun.

Lavikainen esitteli projektin organisaation ja vastuiden jakautumisen.

Rintamäki kysyi, että onko vielä tässä vaiheessa päätetty, mihin konesaliin fyysisesti tämä kokonaisuus tullaan sijoittamaan. Lavikainen kertoi, että näin pitkälle ei asiaa ole vielä mietitty. Orama esitti näkemyksensä, että perusrekisteri ja siihen liittyvä palvelukokonaisuus voisi sijaita myös muualla kuin korkeakoulun omassa palvelinympäristössä. 

Taatila esitti, että tämän projektin aikana tulee selvittää erilaiset mahdollisuudet, mutta tässä vaiheessa ei tehdä päätöstä kumpaankaan suuntaan. Orama esitti, että kokonaisuutta tulee kehittää siten, että erilaiset vaihtoehdot ovat mahdollisia. Hartikainen esitti näkemyksen, että myös Pepin osalta tulee selvittää voidaanko kokonaisuutta ajaa yhdessä kokonaisuudessa. Linjaus yhteiskäyttöisyydestä tulee lisätä projektisuunnitelmaan. Juridinen selvitys yhteiskäyttöisyydestä ei ole osana tätä projektia. Tämä tulee lisätä projektin rajauksiin. 

Lavikainen esitteli projektin organisaation. Projektin organisaatiokuvaan tulee lisätä projektitoimittajan organisaatio. Lisäksi projektiorganisaation kuvauksesta tulee olla esitettynä sidonnaisprojektit. 

Lavikainen esitteli projektin budjetin.

Rintamäki esitti, että käytettyä sisäistä ja ulkoista työaikaa/budjettia seurataan karkealla tasolla. Karkealla tasolla tarkoitetaan sitä, että käytetyt tunnit arvioidaan projektiin osallistuvien tekijöiden toimesta eikä erillistä tuntiseurantaa toteuteta projektin aikana.

Ohjausryhmä päätti seuraavasti:
•	Perusrekisteriprojekti tulee toteuttaa siten, että erilaiset ajoympäristöratkaisut ovat mahdollisia. Tämä tarkoittaa mm. pilvipalveluna tuotettavaa yhteisalustaratkaisua.
•	Perusrekisteriprojekti ei sisällä yhteiskäyttöisyyden juridista selvitystä vaan se tehdään erikseen.
•	Projektitoimittajan organisaatio ja muut sidosprojektit tulee olla kuvattuna projektiorganisaatiossa.
•	Käytettyä työaikaa tulee seurata karkealla tasolla.

4. Projektisuunnitelman läpikäynti ja hyväksyminen
Lavikainen esitteli projektisuunnitelman sisällön.

Hartikainen esitti, että projektissa tulee käydä läpi toimittajan testausvastuu suhteessa asiakkaan testausvastuuseen. Tämä asia tulee lisäksi ottaa seuraavassa ohjausryhmän kokouksena yhtenä aiheena esille.

Taatila esitti, että projekti pyrkii ottamaan testaukseen mukaan opiskelijoita. Lisäksi Taatila esitti, että testauksessa olisi hyvä tehdä osatestauksista myös muulla kuin tuotantodatalla.

Orama esitti, että tukea projektipäällikölle tulee antaa koko projektin ajan ja eri toimijoiden tulee ymmärtää, että projektipäällikkö voi tehdä päätöksiä projektiin liittyen.

Ohjausryhmä päätti, että projektin sivut ovat avoimesti auki kaikille. Kaikki oleelliset asiat tulee olla projektin sivuilla. Projektipäällikkö tekee päätökset, jos joku asia tulee erikseen salata ja kysyy siitä tarvittaessa ohjausryhmältä.

Lavikainen esitteli projektin organisaatioon kaavailtuja henkilöitä.

Hartikainen huomautti, että dokumenttien osalta tulee olla tarkkana, jos ja kun asetuksiin tulee muutoksia.

Rintamäki esitti, että tietoturvasta mainittaisiin erikseen projektisuunnitelmassa ja sitä käytäisiin säännöllisesti läpi ohjausryhmän kokouksissa. Yksi toimintatapa voisi olla tuoda esille tietoturvaan liittyvän riskiluettelon tämän projektin osalta, joka esitetään vain ohjausryhmän jäsenille. Hartikainen esitti myös, että perusrekisterijärjestelmä tulee auditoida ulkopuolisella auditoijalla. Lisäksi Orama esitti tietoturva-asiantuntijoiden hyödyntämistä jo projektin alkuvaiheessa.

Ohjausryhmä esitti, että tietoturva-auditointi tulee sisällyttää projektiin. Suunnitelma tietoturvan auditoinnista ja sen varmistamisesta tulee sisällyttää tietoturvaryhmälle.

Ohjausryhmä hyväksyi projektisuunnitelman edellä mainituin lisäyksin.

Ohjausryhmä päätti seuraavasti:
•	Toimittajan testausvastuu suhteessa asiakkaan testausvastuuseen käsitellään seuraavassa kokouksessa.
•	Projektin tulee selvittää mahdollisuutta ottaa opiskelijoita mukaan testaukseen.
•	Projektin sivut tulee avata kaikille nähtäväksi ja sinne tallennetaan lähtökohtaisesti kaikki dokumentaatio.
•	Projektipäällikkö tekee päätökset mitä osaa tiedoista ei voi julkaista.
•	Tietoturva-auditointi sisällytetään projektin vastuulle. Tietoturvaryhmän vastuulla on laatia suunnitelma auditoinnista.
•	Ohjausryhmä hyväksyi projektisuunnitelman edellä mainituin lisäyksin.

5. Toimitussopimuksen läpikäynti ja hyväksyminen

Mika Lavikainen esitteli toimitussopimuksen. 

Hartikainen esitti, että arvonlisällinen hinta poistetaan sopimuksesta kohdasta 4.1. Ohjausryhmä päätti esityksen mukaisesti.

Kysymyksiä esitettiin mm. sopimuksen toimitusajasta ja puitesopimusajoista sekä JIT 2007 sopimusehdoista. 

Ohjausryhmä hyväksyi toimitussopimuksen edellä mainituin muutoksin.

Ohjausryhmä päätti seuraavasti:
•	Kohdasta 4.1 otetaan pois arvolisällinen hinta.
•	Allekirjoittajien tittelit seuraavasti:
o	TAMK: rehtori, toimitusjohtaja
•	Ohjausryhmä hyväksyi toimitussopimuksen edellä mainituin muutoksin.

6. Jatkotoimenpiteet
Ohjausryhmä päätti aloittaa perusrekisteriprojektin.

7. Muut asiat
Ei muita asioita.

8. Seuraavat kokoukset
Seuraavat kokoukset pidetään:
24.9.2014 klo. 13.00 - 15.00 videoneuvotteluna
8.12.2014 klo. 13.00 - 15.00 videoneuvotteluna.