Aika ja paikka: klo 12.30-13.30, Metropolia pieni neuvotteluhuone 450/ Tikkurila
Paikalla: Matti, Tarja, Milla, Päivi ja Jussi
Seuraava maksatushakemus
Tarvittavat liitteet ja selvitykset:
- hankintaselvitys + kilpailutustietojen kopiot (Päivi kokoaa)** ulkomaanmatkat (Madrid, Tallina, Torino), esite + muistitikut
- tarjoiluista osallistujien allekirjoitukset / allekirjoitetut kokousmuistiot (Päivi kokoaa)
- viestintämateriaalit: esite, muistitikut + sisäänheittosivuprintti (Milla hoitaa)
- selvitys hankittujen tietokoneiden käytöstä (Matti kirjoittaa)
- ohjausryhmän 2. kokouksen pöytäkirja (allekirjoitus Ristolta 8.10. kokouksessa, Päivi huolehtii)
Henkilöstökuluissa Metropolian omavastuuta
- Vilkunan, Arpon, Kokkosen ja Voudinmäen palkat
Tarjalle tarvitaan myös
- Kaisan kesän työajanseurannat (Päivi pyytää)
- Tonin työsopimus
Hallinnon ja taloushallinnonseurannan käytännöt
Kuukausittainen talousseuranta
- Tarja toimittaa kuukausittain pääkirjan Matille > Matti/ Päivi poimii tiedot excel-seurantaan
- Ongelmana on, etteivät palkkatiedot näy tässä vaiheessa pääkirjalla oikein
- Tarja katsoo palkkahallinnon Sari Merilän kanssa automaattiset siirrot pois, jolloin Tarjalla on ajantasainen tieto projektille siirretyistä palkkatiedoista
- Taloussuunnittelijat pääsevät pian palkkajärjestelmään, josta saa ajantasaiset palkkatiedot projektille > syyskuusta?
Korivastaavat keräävät työajanseurannat omiltaan (Matti allekirjoittaa esimiehenä kaikki):
- Milla: viestintä- ja amk-korin kulttuuritiimi
- Päivi: amk-korin tivi-tiimi sekä yleiset hallintoon liittyvät
- Jussi: työyhteisöyhteistyökori
- Työajanseurantaan Tarjaa varten merkintä omavastuuosuudesta
Tarja mukana hallintotiimin kokouksessa kerran kuussa aina pääkirjan valmistuessa (joka kuun 10. päivän jälkeinen tiistai)
- Seuraava pääkirjaviikkopalaveri sovittan erikseen, sillä 15.9. ei pidetä viikkistä
Muuta
Metropolian tekemät kilpailutusasiakirjat
- Hankintayksikön arkistossa > viimeistään projektin loppuvaiheessa kopiot projektimappiin
Ohjausryhmän kokous siirtyy 8.10. klo 14 alkaen
- Matti tiedottaa ohjausryhmän jäseniä huomenne asiasta
- Keskustellaan myös maksatushakemusten sekä seuranta- ja väliraporttien julkaisusta wikissä
Matti selvittää TEMiin projektin matkoihin merkittävät tarkastaja ja hyväksyjä -merkinnät
HAMKin Elisan projektipäivässä esittelemä käytännöllinen seurantapohja?
