Child pages
  • VOIMAA-aloituspalaverimuistio
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

VOIMAA-projektin aloituspalaveri 12.1.2009

Hämeentie 161, Kuvapaja

Paikalla
Fakiirimedia: Hape Haavikko, Anja Rouhuvirta ja Tarja Vahronen (Leilixia Oy)
HAMK: Riitta Metsälä
Metropolia: Matti Rantala, Anna-Maria Vilkuna, Liisa Ala-Luukko, Kaisa Nissinen, Jussi Linkola, Juhana Kokkonen, Milla Laasonen, Päivi Keränen ja Tarja Häkkinen
Etelä-Suomen lääninhallitus: Riitta Mattila (projektin valvoja) ja Riitta Kanerva

1.    Projektin toteuttaminen

A.    PROJEKTISUUNNITELMA

Projektisuunnitelmaan tehtävä vielä tarkennuksia - Riitta Mattila lähettänyt Matille sähköpostia asiasta perjantaina.

Matti esitteli projektia:

Projektin keskeiset tavoitteet
Tavoitteena maahanmuuttajien urakehityksen edistäminen

Projektin tuloksena syntyvät uudet tuotteet, mallit ja palvelut

Kaksi toimintamallia tuloksena:

  • Työelämässä olevien koulutus esimies- ja asiantuntijatehtäviin
  • AMK-opintoihin valmentava koulutus

Lisäksi tavoitteena synnyttää myös hankehallintointiin sosiaalista mediaa hyödyntävää verkkopohjaista toimintamalli: hankehallinnon avoin toimintamalli

Työkorit ja niiden sisällöt

Projektisuunnitelman muutokset toteutuksen aikana
Käytiin läpi perusperiaatteita ja vaadittavia toimenpiteitä

  • Tavoitteita ei muuteta, mutta toimenpiteitä voi muuttaa
  • Muutostilanteessa heti (so. ennen muutoksen toteuttamista) yhteys valvojaan
  • Talouden osalta yhteys valvojaan heti, kun huomataan muutostarve tai epätasapaino rahoituksessa

Hallinnoijan rooli
Osatoteuttaja tekee samalla lailla maksatushakemuksen samoin kuin hallinnoija: Osatoteuttaja tekee maksatushakemuksen hallinnoijalle ja joutuu odottamaan rahoja kunnes lääninhallitus tekee maksatuksen (alkuvaiheessa voi olla pidempikin aika, jopa ½ vuotta)
Jos raha liikkuu tehdään sopimus
Yhteisvastuullinen projektista, myös osatoteuttaja on vastuussa koko projektista

B.    PROJEKTIN ARVIOINTI JA ITSEARVIOINTI

Käytiin läpi arvioinnin merkitys ja ajoitus projektin elinkaaressa sekä projektin arviointisuunnitelma ja arviointiresurssit

  • Tehtävä arviointisuunnitelma ja toimitettava se rahoittajalle viimeistään ensimmäisen maksatushakemuksen yhteydessä.
  • Kehitetään arvioinnin menetelmiä yhdessä muiden Metropolian hallinnoimien hankkeiden kanssa
  • Ulkoista arviointia ei tarvita

C.    SEURANTA JA VÄLIRAPORTOINTI

Käytiin läpi toiminnan dokumentoinnin ja asiakirjahallinnon vaatimuksia, seuranta-
tietojen toimittamista, väli-, puolivuosi- ja muiden mahdollisten raporttien laadinta sekä vaikutukset projektin jatkotoimiin

  • Puolen vuoden välein (kalenterivuosittain) toimitetaan seurantaraportti (indikaattorit) ja puolivuotisraportti (sanallinen)
    > hallinnoija tekee EURAan
  • Loppuraportti (puolivuotisrapotit voidaan tehdä kumulatiivisesti ja näiden pohjalta loppuraportin tekeminen helpottuu)
  • Maksatushakemukset kolme kertaa vuodessa
  • Asiakirjat säilytettävä vuoden 2020 loppuun

D.    HENKILÖSTÖN PALKKAAMINEN PROJEKTIIN

Käytiin läpi projektihenkilöstön palkkaamisen keskeisiä perusteita

  • Projektihakemukseen tarkemmin mitä ja keitä palkattavat ovat (opettajia, opiskelija-assistentteja), prosenttiosuus

E.    YHTEISTYÖ JA VERKOTTUMINEN

  • Rahoittaja suositteli vaikuttavuusalueen laajentamista

Hyvien käytäntöjen levittäminen
Lisättävä maininta www-sivuista projektihakemukseen kohtaan hyvien käytäntöjen levittämiseen

F.    OHJAUSRYHMÄ

Käytiin läpi ohjausryhmän rooli ja juridinen asema

Ohjausryhmän nimeäminen

  • Nimetty ohjausryhmä on rahoituspäätöksen velvoittava ehto, ilman ohjausryhmää rahoitusta ei voida myöntää
  • Hallinnoijan virallisesti nimettävä eli käytännössä Metropolian rehtorin allekirjoittava ohjausryhmän nimeämispäätös
  • Ohjausryhmässä oltava projektin kohderyhmän edustaja mukana
  • Ohjausryhmän jäsenillä oltava henkilökohtaiset varajäsenet
    > VOIMAA-projektissa mietitty max 12 jäsentä eli mahdollisesti 6 varsinaista ja 6 varajäsentä, jotka kaikki kutsuttaisiin kaikkiin kokouksiin > tällöin varajäsenillä ei kuitenkaan mahdollisissa äänestystilanteissa ole ääntä, mikäli varsinainen edustaja on paikalla
  • Rahoittajan puolelta ohjausryhmään nimetään substanssiedustaja, projektin valvoja on oikeutettu osallistumaan ohjaus

Ohjausryhmän keskeiset tehtävät

  • Valvoa ja seurata projektin edistymistä projektipäätöksen mukaisesti
  • Seurata ja ohjata hankkeen sisällöllisten tavoitteiden saavuttamista
  • Hyväksyä tarkennetut toimintasuunnitelmat hyväksytyn projektisuunnitelman pohjalta
  • Luoda pelisäännöt toiminnalle / yhteistyölle
  • Valmistella suunnitelmiin tulevat muutokset
  • Arvioida hankkeen etenemistä esim. itsearvioinnin pohjalta
  • Levittää projektin tuloksia
  • Seurata rahankäyttöä hyväksytyn talousarvion rajoissa
  • Seurata, että maksatushakemus on tehty asianmukaisesti rahoittajaviranomaisen päätöksessä edellytetyllä tavalla
  • Käsittellä ja hyväksyä projektin väliraportit ja loppuraportin
  • Antaa asiantuntemuksensa projektin käyttöön
  • Toimia linkkinä sidosryhmiin
  • Vastata osaltaan projektin vaikuttavuudesta ja tuloksellisuudesta
  • Viimeisessä kokouksessa käydään läpi projektin tulokset ja palautteet ja sovitaan tulosten levittämisestä myös hankkeen päättymisen jälkeen

Ohjausryhmän asema suhteessa projektin hallinnoijaan ja rahoittajaan

Kokoontumisaikataulu

  • Sopiva kokoustahti n. 3-4 kertaa vuodessa
  • Jos kokousta ei saada kasaan, voi hyväksyttämisen tarvittaessa hoitaa sähköpostikokouksella
  • Ohjausryhmän on kuitenkin kokoonnuttava

Kokousten dokumentointi (pöytäkirjat) -menettelytavat

  • Valvojalle (Riitta Mattila) toimitetaan kaikki ohjausryhmän materiaali (sähköisesti)
  • Kokouksista arkistoitava esitylistat ja allekirjoitetut pöytäkirjat

Kokouspalkkiot ja kulukorvaukset

  • Ohjausryhmän jäsenille voidaan rahoittajan puolesta maksaa kokouspalkkiota, jos he eivät käytä työskentelyyn työaikaa, päätöksen voi tehdä 1. ohjausryhmän kokouksessa
  • Matkakulujen korvaaminen yleisempää kuin kokouspalkkion maksu

Ohjausryhmän ei tarvitse hyväksyä maksatushakemusta

G.    TIEDOTTAMINEN

Käytiin läpi EU-projektien tiedottamisen perusperiaatteita sekä tiedotusohjeiden, graafisten ohjeiden sijainti

  • Tähtilippu + vipuvoimaa oltava kaikessa (myös sähköpostissa)
  • Aaltopohjaa ei ole pakko käyttää
  • Lääninhallituksen vaakunalogoa ei saa käyttää joka paikassa (kutsuissa ja esitteissä), ei tarvitse käyttää ensinkään, sanallinen maininta www-sivuillla, esitteissä ja kutsuissa riittää
  • Lähetettävä valvojalle kaikki tiedotusmateriaali (myös ohjausryhmän kutsut ja pöytäkirjat)

2.    Projektin taloushallinto

A.    PROJEKTIN KUSTANNUKSEN JA NIIDEN TIEDOTTAMINEN

Tukikelpoisuussäädökset ja ohjeet
Todettiin, että tärkein asiakirja, rahoituspäätös, on vielä tekemättä. Realistinen aikataulu päätöksen saamiselle helmikuun 2009 aikana.

  • Päätöksessä mainitaan, mitkä ovat tukikelpoisia laskuja, lainsäädäntö, rahoittajan ohjeet (löytyvät myös osoitteesta www.laaninhallitus.fi vipuvoimaa-logon takaa)
  • Valvoja neuvoo tarvittaessa, voi ottaa yhteyttä sähköpostillan tai puhelimitse
  •  Vastuu osatoteuttajilla on sama kuin päätoteuttajalla (osatoteuttajien maksatushakemukset toimitetaan rahoittajalle koko projektin maksatushakemuksen liitteenä)

Kustannusten tukikelpoisuus projektin toteutusaikana

  • Kustannusten oltava projektin aikana syntyneitä (lomapalkkavaraukset poikkeuksena)
  • Oltava maksettuja (pääkirja), maksupäivä oltava näkyvissä

Kustannusten kohtuullisuus ja taloudellisuus

  • Oltava kohtuullisia
  • Todennettavissa olevia (kuitit liitteenä ulk.maanmatkoista, tiedottamiseen liittyvistä kustannuksista, tarjoiluista, mikä tapahtuma > muuten pääkirjassa, mikäli ei ilmene voidaan pyytää mikä tahansa kuitti)

Kustannukset suhteessa hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan

  • Oltava hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisia

De Minimis -asetus

  • Ei koske projektia

Yleiskustannukset
Välillisiä kustannuksia projektissa vain Fakiirimedialla: tila+sähkö ok, tulostus- ja kopiointikuluista seuranta ja siirto kohtaan aineet ja tarvikkeet

  • Muutoksia voi tehdä vielä, kun hakemusta rukataan, loppusumman pysyttävä samana.
  • Jos kustannuksiin on myöhemmin tarvetta tehdä muutoksia, on otettava valvojaan yhteyttä etukäteen (ei siis maksatusvaiheessa) ja loppusumman on pysyttävä samana.
  • Pieniä ylityksiä voi tehdä, parempi kysyä etukateen valvojalta
  • Hankekauden liikkumavarasta kustannusten suhteen (siis ilman projektisuunnitelman muutosta) ei ole vielä tarkkaa tietoa. EURA-järjestelmän käyttöönotto vaikuttaa, järjestelmä ei välttämättä hyväksy lainkaan ylityksia (viime kaudella 10% liikkumavaraa)

Henkilöstökulut
Käytiin läpi palkkojen raportointiin liittyvät asiat sekä työajanseurantaan, tuntikirjanpitoon, lomapalkkavarauksiin, sairaspäivärahoihin ja kelakorvauksiin liittyvät ohjeet

  • Jokaiselle projektissa työskentelevälle (kuukausipalkkaa saavalle) on laadittava toimenkuva, joka toimitettava rahoittajalle viimeistään ensimmäisen maksatushakemuksen yhteydessä
    • vapaamuotoinen listaus
    • mitä tekee, kuinka monta prosenttia työajasta käyttää projektiin, mitä muuta työtä tekee organisaatiossa
  • Projektissa työskentelyn määrä suhteessa muuhun työhön saa vaihdella kuukausittain

Työajanseurannat

  • Kokoaikaisesti projektille työtä tekevien ei tarvitse tehdä työajanseurantaa
  • Osa-aikaisten tehtävä seuranta, josta näkyy miten paljon tehty töitä hankkeelle ja miten paljon on tehty muuta työtä (muusta työstä riittää kokonaistuntimäärä)
    • Työajanseuranta tehtävä koko maksatuskauden ajalta, siis myös kuukausilta jolloin ei ole tehnyt töitä projektille
    • Jos maksatushakemuskauden aikana ei tehdä osa-aikaista työtä projektille, ei tarvitse tehdä työajanseuraa ko. kaudelta
  • Mikäli maksetaan palkkiota esim. yksittäisten koulutusten hoitamisesta, ei työajanseurantaa tarvita, vaan selvitys siitä millä perusteella palkkio on maksettu (tehtävät ja työaika), palkkiot voidaan sisällyttää henkilöstökuluihin

Rahoittajalle maksatushakemuksen yhteydessä

  • Kaikkien palkansaajien erittely (nimet ja tehtävät)
    • Yhteenvetolista, kaikki jotka ovat kaudelta palkkaa saaneet, työmäärät
  • Lomaajan palkan selvitys erikseen > oma lomake (voidaan esittää lomarahavaraukset tai selvittää vasta kun maksetaan)
    • Rahoittajan edustajat voiko osatoteuttaja toimia toisin lomaraha-asiassa kuin muut projektin toteuttajat
  • Tukikelpoisia vain lakisääteiset sivukulut (ylityöt vain poikkeustapauksessa)
  • Sairausajan korvaukset voi kohdistaa projektille (vaatii toimenpiteitä)

Laskennalliset palkkakustannukset ja niiden raportointi
Laskennalliset kulut ehkä pois, helpottaisi hallintoa

  • Matka-ajat voi olla kustannusta (jos saa palkkaa matkustusajalta niin vain työajalta eli 7-8 tuntia päivässä)
  • Maksatukseen riittää yhteenveto tuntilistoista
  • Yrittäjät (yrittäjäeläkkeeseen ilmoittama palkkatulo)
  • Saadaan itse tehdä lomake jos halutaan (oltava todennettavissa, ja saatava kaikki tiedot)

Hankinnat
Muistetaan kilpailutus (ei yli 15 000 € hankintoja)

  • Alle 2000 € puhelimella kyselyt (n. 3), laaditaan kilpailutusmuistio
  • Voidaan säilyttää elektronisessa arkistossa, jos saadaan auki 2020 asti
  • Organisaation muistio kilpailutuksesta liitteeksi

Kaikki kilpailutetaan

  • Koulutuksen oman alansa 'gurut' (ainoa toimittaja? Varminta pyytää useampi tarjous)
  • Palkkion maksaminen ei vaadi kilpailutusta
  • Kirjanpitokustannukset, fakiirilta maininta aiemmin tehdystä kilpailutuksesta (ensimmäisessä maksatushakemuksessa)
  • Nimilista osallistujista tiedotustilaisuuksista (tarjoiluiden laskutusta varten)
  • Koneet ja laitteet, myös käytettynä hankitut laitteet ok - tehtävä kilpailutus

Ostopalvelut
VOIMAA-projektissa ei ole ostopalveluita

Alihankinnat ja niiden kilpailuttaminen
VOIMAA-projektissa ei tehdä alihankintoja

Matkat ja päivärahat
Ohjeistettiin matkakorvauksista, ulkomaan matkoista, ohjausryhmän matkoista sekä matkaraportin toimittamisesta

Ulkomaanmatkasta tehtävä aina sopimus valvojan kanssa ja laadittava matkaraportti

  • Suunnitellut kohteet mainittava myös hakemuksessa (suunnittelupäivät Tallinnassa, Madrid/Torino)
  • Projektihenkilöstö voi matkustaa niin, että osan maksaa emo-organisaatio, osan ESR
    > pitää olla kokonaan projektiin liittyvä
    >> pitää selvittää valvojen kanssa keino, miten merkitään
  • Vuodelle 2008 budjetoitu rahaa, voi siirtää tuleville kausille
  • Ohjausryhmä ei saa matkustaa ulkomaille

Arvonlisävero
Käytiin läpi alv:n tukikelpoisuuteen liittyvä ohjeistus ja siihen liittyvä selvitysvelvollisuus

  • Osatoteuttajien alvittomuus
    > Hakemus merkitään alvilliseksi + huomautus, että tämän ja tämän osatoteuttajan kustannukset on alvittomia
  • Metropolialta tarvitaan erillinen selvitys > Tarja huolehtii tästä (verottajan todistus tai muu vastaava, taloushallinnon lausunto)
  • Hämeeltä tarvitaan myös alv-lausunto

ALV-vapaa hinta alle 1000 €, ei poistoja

Projektin tulot
VOIMAA-projektilla ei pääasiallisesti ole tuloja

Kohderyhmän kustannusten tukikelpoisuus

  • Koulutuspäivien lounaat eivät ole tukikelpoisia

Tekijänoikeudet ja oikeudet projektin tuloksiin ja tuotoksiin

  • Riippuu tuotoksista, julkista rahaa, julkista tietoa
    HUOM! Oltava tarkkana sopimusten kanssa
  • Projektin tuotosten kannattaa olla ilmaiseksi jaettavia, ei tule ongelmia
    > Rahoituspäätösessä jo maininta tulosten julkisuudesta
  • Keväällä tulossa Etelä-Suomen lääninhallituksen yleinen koulutus tekijänoikeuksista!

Laskujen selvitykset

  • Selvityksistä ilmettävä: mitä, missä ja  milloin

B.    OSARAHOITUSSUHTEIDEN TODENTAMINEN

Käytiin läpi osarahoitussuhteiden todentamiseen liittyvät raportointiasiat, myös laskennallinen rahoitus ja luontoissuoritukset, kerrotaan mitä tarkoittaa jos rahoituserät eivät toteudu suunnitellusti

  • Tukiprosentti 83,1 (ei mainita päätöksessä, mutta toteutumista seurattava), kuntarahoituksen osuus julkisesta rahoituksesta
  • Maksatusjakso tasolla pysyisi suurin piirtein tasoissa
  • HAMKin omarahoitus tulossa
    > Kohdistettava projektille pääkirjalla                                                                                                                                             

C.    KIRJANPITO

D.    MAKSATUSHAKEMUS

  • Tehdään viime vuodelta 2008 oma maksatushakemus
    > 2kk päätöksen saapumisesta ( ? ) - Lääninhallitus tarkistaa tämän
  • Vuoden 2009 alusta maksatushakemukset neljän kuukauden välein
  • Etelä-Suomen lääninhallitukseen toimitetaan allekirjoitettu paperiversio
    • Pääkirja + liitteet (kaikki paperit tulee olla allekirjoitettuja)
  • Ensimmäiseen liitetään mukaan nimenkirjoitus-dokumentti
  • Puhelinkulut voi jakaa samassa suhteessa kuin työajan prosenttiosuus

3.    Valvonta tarkastus ja päättäminen

A.    PROJEKTIN VALVONTA JA TARKASTUS

  • 40-50% projekteista varmennetaan käynnein, maksatus toteuttaa (kirjanpito tällä kaudella keskeisempänä kuin aiemmin), jos paperit hyvässä järjestyksessä ei mitään pelättävää (valvoja mukana)
  • Tarkastuskäynti voi tulla myös monta vuotta projektin jälkeenkin

Tarkastukset (riskiperusteinen/satunnaisotanta)
Riskiperusteinen tarkastus: projektissa tehdään uusia asioita

  • Hallinnoinnista vastuussa ohjausryhmä, projektipäällikkö
  • Hallinnoijan on varauduttava yllättäviin tilanteisiin - riskinhallinta sääntöjenvastaisuuksien tapahtumiselle on osa projektien hallinnointia (jos sääntöjä rikotaan, ei tule rahoitusta)

Äärimmäisessä tilanteessa projekti voidaan keskeyttää:

  • aika ajanut ohi
  • ei saatu osallistujia

Tukikelpoisuus tarkastukset
Epäselviä asioita kannattaa kysellä oma-aloitteisesti,valvojan kanssa sähköpostitse keskustelu matkakuluista

Mahdolliset seuraukset
Takaisin perinnät, EURAn vaikutus vielä kysymysmerkki (jos rahoitus ei ole toteutunut tasaisesti), komission tarkastus (rahoituksen mahdollinen takaisinperintä korkoineen, mikäli on epäselvyyksiä)

B.    PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN

Käytiin läpi keskeiset lopettamistoimet, evaluointi ja loppuraportti arkistointi

Viimeinen seurantaraportti
Loppuraportti laaditaan kumulatiivisten puolivuotisrapottien pohjalle

Maksatushakemukset
Jos projekti etenee ei kolmannen toteutusvuoden rahoitusta tarvitse anoa erikseen

Arkistoinnin järjestäminen
Asiakirjat arkistoiva ja säilytettävä vuoteen 2020 asti

 
You must log in to comment.