1 Hallinto
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle). Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
1.1 Ohjausryhmä |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
---|---|---|---|---|---|
päätös ohjausryhmän perustamisesta |
|
X |
X |
|
Ohjausryhmän kokoonpano wikissä |
kokousasiakirjat |
X |
X |
X |
|
Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
|
X |
X |
X |
|
|
|
X |
X |
X |
|
|
|
seurantaraportit |
X |
X |
X |
|
|
väliraportit |
X |
X |
X |
|
|
taloustarkastus |
|
X |
|
|
|
maksatushakemuksen liitteet |
|
X |
|
|
|
selvitykset rahoittajalle |
|
X |
|
|
Rahoittajan pyytämät selvitykset |
maksatuspäätökset |
|
X |
|
|
|
1.3 Kilpailutukset |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
tarjouspyynnöt |
X |
X |
X |
|
|
tarjoukset |
|
X |
|
X |
luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) |
tarjousten vertailu |
|
X |
|
X |
luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?) |
päätösmuistio tms. asiakirja |
|
X |
|
|
|
1.4 Projektiryhmä |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
tapaamisasiakirjat (asialistat, muistiot) |
X |
X |
X |
|
|
1.5 Lomakkeet |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
lomakepohjat |
X |
X |
X |
|
lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus |
sähköinen palaute/ arviointilomakkeet |
X |
X |
X |
(X) |
|
1.6 Työkorit |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
1.6.1 Projektihallinto |
|
|
|
|
|
1.6.2 Työnantajaselvitys |
|
|
|
|
|
Kokousmuistiot |
X |
X |
X |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tapaamismuistiot |
X |
X |
X |
|
|
Sähköpostit |
|
X |
|
|
Keskeiset sähköpostit liitteineen tulostettuina. Kontaktointeja, yhteistyöehdotuksia, tapaamisten sopimiset, toimintasuunnitelmia, suunnitteludokumentteja, presentaatioita. |
AV-materiaalit |
X |
X |
|
|
|
1.6.5 Valmennus AMK-opintoihin |
|
|
|
|
|
Tapaamismuistiot |
X |
X |
X |
|
|
Kehittämistiimit |
|
|
|
|
|
1.6.6 Tiedottaminen |
|
|
|
|
|
Projektin tiedotusaineistot wikiympäristöstä (wikiuutiset, viikkokirje, kk-kirje, tiedottajan työblogi) |
X |
X |
X |
|
Kukin juttutyyppi printattuna omassa kansiossaan vanhimmasta uusimpaan |
Projektissa tuotetut kirjallisuus ja artikkelit (Projektin kustantamat painetut kirjat: Maahanmuuttajat ja ammatillisen osaamisen moninaisuus 2010, Puurtajasta uranuurtajaksi 2011, mikrokirja: Voihan wiki! 2011. Muiden kustantamat painetut kirjat: Silmät auki sosiaaliseen mediaan 2011. Lehdet, joissa artikkelit: Focus 2009, Focus 2010, HAMKinspire 2010, irrallinen artikkeli Hämeen sanomat 2011) |
X |
X |
X |
|
VOIMAA-wikin uutisissa julkaisutiedot ja linkki teosten PDF-versioihin. Aikuiskasvatuksen aikakauslehti (ja Työnantajaselvitys, onko tulossa fyysistä?) puuttuvat fyysisistä kappaleista. |
Projektissa tuotetut sähköiset valtavirtaistamismateriaalit (vuonna 2009 reportaasit + minidokumentti, vuonna 2010 uutisjutut, lisäksi Luovuus syttyy -tapahtumasta Vuoden pakolaisnaisen Nasima Razmyarin puheenvuoron taltiointi) |
X |
X |
X |
|
Videoklipit VOIMAA-wikin Tiedottaminen -työkorissa koosteena. Muut av-aineistojen originaalit muiden työkorien arkistoissa? |
Tiedotuksen hallintoaineistot (esite, web, osallistujalistat: infotilaisuudet, wikikoulutukset, av-tuotanto, markkinointiaineisto amk-valmentava, Metropolian sisäinen tiedotus: Tuubi, Metropooli -jutut, Yleisötapahtumien ohjelmat: Luovuus syttyy 21.9.2010, VOIMAA! 7.6.2011) |
|
X |
X |
|
|
Tiedottaja/tuottajan sähköpostit (per vuosi) |
|
X |
X |
|
Tikulla ja mapissa 2009, 2010 vaiheessa molemmin osin, 2011 tikulla. |
Tiedottajan muut aineistot (kotihakemistosta office-materiaalit) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.6.7 Arviointi |
|
|
|
|
|
Arviointisuunnitelma |
|
|
|
|
|
Tehdyt arvioinnit |
|
|
|
|
|
1.7 Henkilöstö_ |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
sopimukset/työaikasuunnitelmat |
|
X |
|
X |
tietosuoja |
työajanseurannat |
|
X |
|
X |
allekirjoitukset tarvitaan (voisi kirjata WIKIin ja printata sieltä > tarvitaan esimiehen allekirjoitus tarkoituksenmukaisuus?) |
perustietolomakkeet |
|
X |
|
X |
luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso) |
verokortit |
|
X |
|
X |
Taloushallinnon arkistoon, tarkoituksenmukaisuus |
1.8 Projektipäällikkö |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
1.9 Projektisuunnittelija |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
1.10 Hallintotiimi |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
Viikkopalaverien muistiot |
X |
X |
X |
|
|
Yleiset hallinnon ohjeet (emo-organisaatio) |
X |
X |
X |
|
Matkustusohjeet jne. |
Arkistointisuunnitelma |
|
|
|
|
|
1.11 Verkostoituminen/Benchmarkkaus |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
muiden hankehakemukset |
|
X |
|
|
|
yhteistyösopimukset |
|
X |
|
|
|
projektin päättäminen |
|
X |
|
|
|
yhteistyösopimukset |
|
X |
|
|
|
hankeviestintä |
|
X |
|
|
|
amk-valmentava koulutus, AHOT |
|
X |
|
|
|
kumpaanuusmallit |
|
X |
|
|
|
matkaraportit |
|
X |
|
|
|
tilastotietoa |
|
X |
|
|
|
1.12 Läsnäoloseuranta/ osallistujalistat |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
Infotilaisuudet |
X |
X |
X |
|
|
(Wiki-/ sosiaalisen median) työpajat |
X |
X |
X |
|
|
Verkostoitumistapaamiset |
X |
X |
X |
|
|
|
|
|
|
|
|
2 AMK-valmennus
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
1.6.5.A Kehittämistiimit |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
---|---|---|---|---|---|
toimintasuunnitelma |
X |
X |
X |
|
|
asiantuntija-alustukset |
X |
X |
X |
|
|
tiimiläisille jaettavat ohjeet |
X |
X |
X |
|
|
kehittämissuunnitelma |
X |
X |
X |
|
|
1.6.5.B Pilotoitavat AMK-valmennukset |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
opetussuunnitelma |
X |
X |
X |
|
|
lukujärjestykset |
|
|
|
|
|
toteutussuunnitelmat opintojaksoista |
X |
X |
X |
|
|
etätehtävät ja opiskelijoille jaettavat ohjeet |
X |
X |
X |
|
|
opiskelijoille ja opettajille |
X |
X |
X |
|
|
HOPS-keskustelut |
|
X |
|
|
|
opintojaksopalautteet |
|
X |
|
|
|
keskeyttämisilmoitukset |
|
|
|
|
|
todistukset ja suoritusrekisteriotteet |
|
X |
|
|
|
opettajakoordinaattorien tapaamismuistiot |
X |
X |
X |
|
|
1.6.5.C Amk-valmennuksen hakuvaihe |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
Hakuilmoitukset ja -lomakkeisto |
X |
X |
X |
|
|
Hakijat |
|
X |
|
|
|
1.6.5.D Amk-valmennuksen opiskelijavalinta |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
kutsu valintakokeeseen |
X |
X |
|
X |
|
tehtävänannot |
X |
X |
|
X |
|
arvioinnit |
|
X |
|
X |
|
opiskelijavalintapäätökset |
|
X |
|
X |
|
valinta- ja hylkäyskirjeet |
|
X |
|
X |
|
tehtävän 1. vastaukset |
|
X |
|
|
|
tehtävän 2. vastaukset |
|
X |
|
|
|
tehtävän 3. vastaukset |
|
X |
|
|
|
1.6.5.E Läsnäoloseurannat |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
opintojakso- ja opiskelijaryhmäkohtaisesti välilehdille |
|
X |
|
|
|
1.6.5.F Keskeiset sähköpostit |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
|
|
X |
|
|
|
1.6.5.G Valma-markkinointi |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
Amk-valmentavat yhteiset |
|
|
|
|
|
Amk-valmentavat tiedotus |
|
|
|
|
|
Amk-valmentavat Kulttuuri |
|
|
|
|
|
Amk-valmentavat Tivi |
|
|
|
|
|
Amk-valmentavat HAMK |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 Työelämässä tapahtuva koulutus
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
3.1 Työelämässä tapahtuva koulutus |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
---|---|---|---|---|---|
opetussuunnitelma |
X |
X |
X |
|
|
aloituskysely |
|
X |
X |
|
|
etätehtävät |
X |
X |
X |
|
|
opiskelijoille jaettavat ohjeet |
|
X |
X |
|
|
opiskelijoille ja opettajille |
X |
X |
X |
|
|
Läsnäololistat |
|
X |
|
|
|
Lukujärjestykset |
X |
X |
X |
|
|
3.2 Opintojaksopalautteet |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
opintojaksopalautteet |
|
X |
X |
|
sähköinen lomake koulutukseen osallistuneille, (anonyymit?) |
|
|
|
|
|
|
4 Taloushallinto
3.1 Taloushallinto |
WIKI |
MAPPI |
AVOIN |
RAJATTU |
|
---|---|---|---|---|---|
laskut |
|
X |
|
X |
|
työajanseurannat |
|
X |
|
X |
|
alkuperäiset maksatushakemukset ja |
|
X |
|
X |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Projektin aineiston kokoaminen ja säilyttäminen
"Projektin kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti. On erittäin tärkeää koota talteen asiakirjat kilpailuttamisesta, koulutukseen osallistuneista, kopiot ilmoituksista, sopimukset, ohjausryhmän pöytäkirjat, rahoituspäätökset, maksatushakemukset ja -päätökset jne.
Projektin asiakirjat voidaan myös säilyttää sähköisessä muodossa, jolloin on varmistettava niihin pääsy aina tarvittaessa, mm varmennusten ja tarkastusten yhteydessä aina vuoden 2020 loppuun saakka."
Projektimapin tulee sisältää vähintään
- rahoituspäätökset, jatkorahoitus- ja muutospäätökset (myös esim. kuntien rahoituspäätökset)
- hyväksytty projektisuunnitelma - hankintaluettelo (erityisesti EAKR -hankkeissa)
- maksatushakemukset ja -päätökset
- ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat
- yhteistyösopimukset
- hankintasopimukset (koneet, laitteet, palvelut)
- kilpailuttamisasiakirjat: tarjouspyynnöt, pöytäkirjat tai muu selvitys kilpailuttamisesta esim. puhelimitse tehdyistä tarjouspyynnöistä ja vastauksista sekä tarjousten hyväksymisperustelut
- koulutusohjelmat, seminaariohjelmat
- osallistujaluettelot koulutuksista, tiedotustilaisuuksista yms. projektin tapahtumista mieluiten niin, että osallistuja on itse omalla nimi-kirjoituksellaan vahvistanut osallistumisensa
- lehti-ilmoitukset, esitteet, lehtiartikkelit ja muu projektin julkistamiseen liittyvä aineisto
- henkilöstö: työaikaseurannat ja työsopimusjäljennökset
- selvitykset, ilmoitukset ja yhteenvedot erikseen raportoitavista laskennallisista kustannuksista sekä taustalaskelmat, jolla selitetään kustannuksia
- tositekopiot, pääkirjan raportit ja muut talousseurannan dokumentit
- vuosi- ja puolivuotisraportit
(Projektiapulainen, luku 12.4 s.24)
VOIMAAn projektimappiin sisältyvät myös (listaa voi täydentää tarpeen mukaan)





