Child pages
  • Arkistointisuunnitelma
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

1 Hallinto

Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle). Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.

1.1 Ohjausryhmä

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


päätös ohjausryhmän perustamisesta

 

X

X


Ohjausryhmän kokoonpano wikissä

kokousasiakirjat

X

X

X


Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin

1.2 Raportit ja maksatushakemukset

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


projektisuunnitelma

X

X

X



projektipäätös

X

X

X



seurantaraportit

X

X

X



väliraportit

X

X

X



taloustarkastus

 

X

 



maksatushakemuksen liitteet


X




selvitykset rahoittajalle


X



Rahoittajan pyytämät selvitykset

maksatuspäätökset


X




1.3 Kilpailutukset

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


tarjouspyynnöt

X

X

X



tarjoukset


X


X

luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?)

tarjousten vertailu


X


X

luottamuksellisuus (wikiin rajatulle ryhmälle?)

päätösmuistio tms. asiakirja


X




1.4 Projektiryhmä

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


tapaamisasiakirjat (asialistat, muistiot)

X

X

X



1.5 Lomakkeet

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


lomakepohjat

X

X

X


lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus

sähköinen palaute/ arviointilomakkeet

X

X

X

(X)

  • palautteenanto/ arviointi avoin kaikille, vai rajattu osallistuneille? 
  • palautteiden käsittely ja näkyminen
  • yhteenveto saadusta palautteesta avoimeen jakeluun
  • VAI/JA palautteen antaminen normaalin WIKI-työskentelyn yhteydessä?

1.6 Työkorit

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


1.6.1 Projektihallinto






1.6.2 Työnantajaselvitys






Kokousmuistiot

X

X

X









1.6.3 Toimintatapojen mallinnus ja pedagoginen kehittäminen


















1.6.4 Työelämäyhteistyö ja työssäperehdyttäjät






Tapaamismuistiot

X

X

X

 


Sähköpostit


X



Keskeiset sähköpostit liitteineen tulostettuina. Kontaktointeja, yhteistyöehdotuksia, tapaamisten sopimiset, toimintasuunnitelmia, suunnitteludokumentteja, presentaatioita.

AV-materiaalit

X

X

 

 

 

1.6.5 Valmennus AMK-opintoihin






Tapaamismuistiot

X

X

X



Kehittämistiimit






1.6.6 Tiedottaminen






Projektin tiedotusaineistot wikiympäristöstä (wikiuutiset, viikkokirje, kk-kirje, tiedottajan työblogi)

X

X

X


Kukin juttutyyppi printattuna omassa kansiossaan vanhimmasta uusimpaan

Projektissa tuotetut kirjallisuus ja artikkelit (Projektin kustantamat painetut kirjat: Maahanmuuttajat ja ammatillisen osaamisen moninaisuus 2010, Puurtajasta uranuurtajaksi 2011, mikrokirja: Voihan wiki! 2011. Muiden kustantamat painetut kirjat: Silmät auki sosiaaliseen mediaan 2011. Lehdet, joissa artikkelit: Focus 2009, Focus 2010, HAMKinspire 2010, irrallinen artikkeli Hämeen sanomat 2011)

X

X

X


VOIMAA-wikin uutisissa julkaisutiedot ja linkki teosten PDF-versioihin. Aikuiskasvatuksen aikakauslehti (ja Työnantajaselvitys, onko tulossa fyysistä?) puuttuvat fyysisistä kappaleista.

Projektissa tuotetut sähköiset valtavirtaistamismateriaalit (vuonna 2009 reportaasit + minidokumentti, vuonna 2010 uutisjutut, lisäksi Luovuus syttyy -tapahtumasta Vuoden pakolaisnaisen Nasima Razmyarin puheenvuoron taltiointi)

X

X

X


Videoklipit VOIMAA-wikin Tiedottaminen -työkorissa koosteena. Muut av-aineistojen originaalit muiden työkorien arkistoissa?

Tiedotuksen hallintoaineistot (esite, web, osallistujalistat: infotilaisuudet, wikikoulutukset, av-tuotanto, markkinointiaineisto amk-valmentava, Metropolian sisäinen tiedotus: Tuubi, Metropooli -jutut, Yleisötapahtumien ohjelmat: Luovuus syttyy 21.9.2010, VOIMAA! 7.6.2011)


X

X



Tiedottaja/tuottajan sähköpostit (per vuosi)


X

X

 

Tikulla ja mapissa 2009, 2010 vaiheessa molemmin osin, 2011 tikulla.

Tiedottajan muut aineistot (kotihakemistosta office-materiaalit)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


1.6.7 Arviointi






Arviointisuunnitelma






Tehdyt arvioinnit






1.7 Henkilöstö_

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


sopimukset/työaikasuunnitelmat


X


X

tietosuoja
Taloushallinnon arkistoon

työajanseurannat


X


X

allekirjoitukset tarvitaan (voisi kirjata WIKIin ja printata sieltä > tarvitaan esimiehen allekirjoitus tarkoituksenmukaisuus?)

perustietolomakkeet


X


X

luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso)

verokortit


X


X

Taloushallinnon arkistoon, tarkoituksenmukaisuus

1.8 Projektipäällikkö

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


1.9 Projektisuunnittelija

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


1.10 Hallintotiimi

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


Viikkopalaverien muistiot

X

X

X



Yleiset hallinnon ohjeet (emo-organisaatio)

X

X

X


Matkustusohjeet jne.

Arkistointisuunnitelma

 


 



1.11 Verkostoituminen/Benchmarkkaus

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


muiden hankehakemukset

 

X

 

 

 

yhteistyösopimukset

 

X

 

 

 

projektin päättäminen

 

X

 

 

 

yhteistyösopimukset

 

X

 

 

 

hankeviestintä

 

X

 

 

 

amk-valmentava koulutus, AHOT

 

X

 

 

 

kumpaanuusmallit

 

X

 

 

 

matkaraportit

 

X

 

 

 

tilastotietoa

 

X

 

 

 

1.12 Läsnäoloseuranta/ osallistujalistat

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


Infotilaisuudet

X

X

X



(Wiki-/ sosiaalisen median) työpajat

X

X

X



Verkostoitumistapaamiset

X

X

X



 

 


 



2 AMK-valmennus

Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.

1.6.5.A Kehittämistiimit

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


toimintasuunnitelma

X

X

X



asiantuntija-alustukset

X

X

X



tiimiläisille jaettavat ohjeet

X

X

X



kehittämissuunnitelma

X

X

X



1.6.5.B Pilotoitavat AMK-valmennukset

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


opetussuunnitelma

X

X

X



lukujärjestykset






toteutussuunnitelmat opintojaksoista

X

X

X



etätehtävät ja opiskelijoille jaettavat ohjeet

X

X

X



opiskelijoille ja opettajille
jaettu materiaali

X

X

X



HOPS-keskustelut


X




opintojaksopalautteet

 

X

 



keskeyttämisilmoitukset

 


 



todistukset ja suoritusrekisteriotteet

 

X

 



opettajakoordinaattorien tapaamismuistiot

X

X

X



1.6.5.C Amk-valmennuksen hakuvaihe

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


Hakuilmoitukset ja -lomakkeisto

X

X

X



Hakijat


X




1.6.5.D Amk-valmennuksen opiskelijavalinta

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


kutsu valintakokeeseen

X

X

 

X


tehtävänannot

X

X


X


arvioinnit

 

X


X


opiskelijavalintapäätökset


X


X


valinta- ja hylkäyskirjeet


X


X


tehtävän 1. vastaukset


X


 


tehtävän 2. vastaukset


X


 


tehtävän 3. vastaukset


X




1.6.5.E Läsnäoloseurannat

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


opintojakso- ja opiskelijaryhmäkohtaisesti välilehdille


X




1.6.5.F Keskeiset sähköpostit

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU




X




1.6.5.G Valma-markkinointi

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


Amk-valmentavat yhteiset






Amk-valmentavat tiedotus






Amk-valmentavat Kulttuuri






Amk-valmentavat Tivi






Amk-valmentavat HAMK












3 Työelämässä tapahtuva koulutus

Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimessti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.

3.1 Työelämässä tapahtuva koulutus

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


opetussuunnitelma

X

X

X



aloituskysely


X

X



etätehtävät

X

X

X



opiskelijoille jaettavat ohjeet


X

X



opiskelijoille ja opettajille
jaettava materiaali

X

X

X



Läsnäololistat

 

X

 

 

 

Lukujärjestykset

X

X

X



3.2 Opintojaksopalautteet

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


opintojaksopalautteet


X

X


sähköinen lomake koulutukseen osallistuneille, (anonyymit?)







4 Taloushallinto

3.1 Taloushallinto

WIKI

MAPPI

AVOIN

RAJATTU


laskut


X


X


työajanseurannat


X


X


alkuperäiset maksatushakemukset ja
liitteet


X


X




















Projektin aineiston kokoaminen ja säilyttäminen

"Projektin kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti. On erittäin tärkeää koota talteen asiakirjat kilpailuttamisesta, koulutukseen osallistuneista, kopiot ilmoituksista, sopimukset, ohjausryhmän pöytäkirjat, rahoituspäätökset, maksatushakemukset ja -päätökset jne.

Projektin asiakirjat voidaan myös säilyttää sähköisessä muodossa, jolloin on varmistettava niihin pääsy aina tarvittaessa, mm varmennusten ja tarkastusten yhteydessä aina vuoden 2020 loppuun saakka."

Projektimapin tulee sisältää vähintään

(Projektiapulainen, luku 12.4 s.24)

VOIMAAn projektimappiin sisältyvät myös (listaa voi täydentää tarpeen mukaan)

 
You must log in to comment.