Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

 

 

Aika

6.2.2019 klo 10.30 - 12.35

Osallistujat

Elina Virtanen

Tanja Kaipiainen

Virve Prami

Mika Lavikainen

Lauri Stigell

Katri (Kati) Kesälahti

  1. Tunnistautumiseen liittyviä asioita
    • Suomi.fi tunnistautumisen lupa-asian eteneminen (Kati)
    • Videotunnistautumiseen selkeä vastaus Tuulialta (Kati)

  2. Lauri kirjaa tähän kohtaanmuistioon Polku vaihtoehtoisten opintojen haasteet
    1. Palaverissa tunnistettiin ongelmatiikka seuraavasti:
      1. Polussa A opiskelijan tulee suorittaa opintoja 60 op. Maksu määräytyy 60 op:n laajuuden mukaisesti.
      2. Polkuun sisältyy pakollisia opintoja ja vaihtoehtoisia opintoja. Käytännössä opintojen joukko, josta opiskelija tekee valinnan, voi olla esimerkiksi 80 op
      3. Ydinkysymys on, miten ratkaistaan se, että opiskelijan tulee pystyä ilmoittautumaan kerralla koko polkuun ja se, että hän ei maksa koko opintojen joukosta (esimerkki 80 op) vaan suoritettavasta opintojen määrästä (60 op)
      4. Ratkaistavana on myös se, että toteutuksella pitäisi näkyä vain ne opiskelijat, jotka ne lopulta suorittavat - ei kaikki
    2. Vaihtoehtoja tilanteen ratkaisemiseksi:
      1. Muutetaan prosessia ja toimitaan nykytoiminnoilla: 
        1. poistetaan vaihtoehtoisuudet polun sisällä ja tehdään yllä kuvatussa tilanteessa kaksi erillistä polkua 
          1. Polku A1
          2. Polku A2
        2. Tämä olisi kaikkein suoraviivaisin ratkaisu, mutta ei eilisen keskustelun perusteella mahdollinen
      2. Toimitaan järjestelmän mahdollistamilla toimintatavoilla, prosessimuutokset oikeastaan vain järjestelmään liittyviä  
        1. Suunnitellaan ilmoittautumisen kohde, johon sisällytetään yllä olevan esimerkin kaikki pakolliset ja vaihtoehtoiset opinnot, yhteensä 80 op --> Elina: kannatan tätä. Poluun lisätiedoissat täytyy ehdottomasti lukea selvennys suuntautumisen valinnasta ettei asiakas luule että suorittaa kaikki opinnot kun ne kaikki näkyvät polun tiedoissa. Täytyy siis saada tutkinnot muistamaan tämä kirjaus.
          1. TÄMÄ KOHTA OK
        2. Hinnoitellaan ilmoittautumisen kohde erikseen, ja määritellään summaksi 60 op:n hintaa vastaava taso, esim. 15 € x 60 op = 900 €
        3. Määritellään valintakriteeriksi Muut kriteerit ja määritellään, että opiskelija ei voi suorittaa maksua ilmoittautumisen yhteydessä --> Elina: Miksi ei voi jos summa voidaan määrittää 60 op mukaan? Lauri: voi teknisesti, mutta prosessissa taisi olla niin, että halutaan valita muilla kriteereillä, ei ilmoittautumisjärjestyksessä? Elina: Hmm, kaikkiin avoimen opintoihin valitaan ilmoittautumisjärjestyksessä. Joissain poluissa pitää läpäistä se haastattelu tms. mutta siitä huolimatta valinta ilmoittautumisjärjestyksessä (ts. kutsut polkuun, myös varasijoilta).
          1. LS: Jos ilmoittautumishetkellä ei tiedetä, ketä valitaan sisään, silloin ei maksuja kannata periä, jottei tule turhia palautuksia. Koska ilmoittautumisjärjestys tarkoittaa sitä, että otetaan ilmoittautumisjärjestyksessä, silloin ei teknisesti voi tehdä niin, että jätetään valitsematta joku ilmoittautumisjonosta "välistä". Tätä varten on tehty se Muut kriteerit valintamahdollisuus. Toiminnossa hakijat näkyvät ilmoittautumisjärjestyksessä ja mikäli joku ei läpäise seulaa, hänet voi modaalissa raahata pois valittujen joukosta.
            1. TÄMÄ KOHTA OK

        4. Hakijat suorittavat ilmoittautumisen
        5. Korkeakoulu tekee valinnan ja merkitsee välivarastossa, ketkä pääsevät ja ketkä eivät --> Elina: Eikö pääsy ole automaatio ilmoittautumisjärjestyksessä? Lauri: On, jos sitä käytetään, ks. yllä kohta 3.
        6. Ne jotka pääsevät, suorittavat maksut 60 op hinnan mukaan --> Elina: kts. kohta 3. Lauri: samoin (big grin)
        7. Kaikki ilmoittautuneet opiskelijat näkyvät myös 80 op:n kaikilla toteutuksilla
        8. Kun polun aikana tehdään valinta "suuntautumisesta", tällöin poistetaan manuaalisesti ne opiskelijat niiltä toteutuksilta, joita eivät suorita (edellyttää riittävän vahvoja oikeuksia, ei kannattane antaa opettajalle)
      3. Eriytetään ilmoittautuminen kahteen osaan
        1. Suunnitellaan kolme (tai useampia) ilmoittautumisen kohdetta, esim.
          1. Polku A, Osa 1
            1. Sisältää pakolliset opinnot, olkoon laajuus esim. 40 op
            2. Hinta voidaan määritellä erikseen joko 40 op mukaiseksi tai kerralla 60 op mukaiseksi
          2. Polku A, Osa 2a
            1. Sisältää "suuntautumisen" a toteutukset
            2. Hinnaksi määritellään 20 op mukainen hinta tai 0 € riippuen Osan 1 määrityksistä
          3. Polku A, Osa 2b
            1. Sisältää "suuntautumisen" b toteutukset
            2. Hinnaksi määritellään 20 op mukainen hinta tai 0 € riippuen Osan 1 määrityksistä
        2. Kaikki hakijat ilmoittautuvat ensin Polku A, Osa 1 ja kun valinta on tehty, ilmoittautuvat valintansa mukaiseen osaan 2
        3. Virkailijatyönä tulee huolehtia, että myös osan 2 yhteydessä valitaan ainoastaan ne, jotka ovat kyseisen valinnan tehneet
          1. osa 2 ilmoittautumiset kytkeytyvät osan 1 yhteydessä syntyneeseen opiskeluoikeuteen
        4. Etuna tässä mallissa on se, että opiskelijat ovat ainoastaan niillä toteutuksilla, joihin osallistuvat ja manuaalista poistoa ei tarvita. Haittana on se, että enemmän toimintaa välivarastossa.

    3.  

Elina: Prosessi- ym. haasteita sekä kysymyksiä, jotka pitää selvittää ennen käyttöönottoa --> työn alla

-       Haasteena varmistaa että tutkinnot laittavat polkujen ja moduulien ilmoittautumisajaksi sovitun yhteisen ajan. Käytännössä ohjeistuksen varassa.

-       Haasteena varmistaa etteivät tutkinnot laita yksittäisten opintojaksojen ilmoittautumisaikaa päättymään liian lähelle opintojakson alkua. Minulle täytyy jäädä aikaa käsitellä välivarasto. Pyrkin käymään kerran päivässä katsomassa sitä, mutta aina se ei toteudu, mm. sairaslomat, pyhät, lomat ja kokoukset. Myös opettajalle on hyvä jättää aikaa mahdolliseen pienryhmien suunnitteluun.

-       Jotkin opintojaksot sisältävät ennakkotehtäviä. On viestitettävä että ilmoittautuminen on päätettävä niin, että opiskelijalle jää aikaa tehdä tehtävät.

-        Haastatteluja sisältävien polkujen prosessin läpikäynti joka sisältää manuaalisuutta. Prosessi kuten itse sen näen:

  1. Polussa on tieto ehdollisuudesta ja haastatteluajat ym.
  2. Opiskelija ilmoittautuu ja hänelle lähtee viesti ehdollisesta hyväksymisestä, jossa on muistutus että polun tiedoista löytyy haastattelun info --> Huom! Miten opiskelija pääsee näkemään nämä kun hän tarvitsee tiedot ilmoittautumisajan päätyttyä? Hän ei näe niitä enää hakijan työpöydältä kun ilmoittautumisen kohde ei ole näkyvissä. Toinen ongelma liittyy tilanteeseen jossa opiskelija saa paikan sekä ehdollisen polkuun että yksittäiseen opintojaksoon. Tällaista pohjaa ei ole. Vai oliko niin että jos ilmoittautuu polkuun, ei pysty samalla ilmoittautumaan mihinkään muuhun.
    1. LS: Kyllä se ilmoittautumisen kohde on hakijan työpöydältä edelleen löydettävissä, mikäli sitä ei ole jostain syystä palautettu esim. luonnostilaan. Löytyy fasetin Toteutusaika kautta. Elina: Löytyvätkö kaikki ilmoittautumisen kohteet hakijan työpöydältä ikuisuuden jos ei ole palautettu luonnostilaan?
      1. LS: En muista oliko määritelty joku "poistumisaika". Voisi tarkistaa toimittajalta, että katsovat koodista.
        1. TÄMÄ TARKISTETTAVA, EI KIIREELLINEN KÄYTTÖÖNOTON NÄKÖKULMASTA
    2. Ohjaustietojen tarkastelun kautta saa aika hyvin selville järjestelmään rakennetut säännöt ja konfiguraatiomahdollisuudet. Sellaista ohjausasetusta ei ole, että jos ilmoittautuu polkuun, ei pystyisi ilmoittautumaan toiseen kiintiöryhmään. Tähän caseen liittyvät estot (haluttaessa) ovat kiintiöryhmäkohtaisia. Mainitussa esimerkissä opiskeljia saa ongelmitta paikan jaksolta ja voi olla polkuvalinnassa mukana. Elina: Joko tällainen esto pitää saada ennen käyttöönottoa tai sitten pitää saada tulostuspohja jossa tieto sekä ehdollisen paikan saamisesta (ehdollisesta valinnasta) sekä erikseen opintojaksopaikan saamisesta. Entä mites viesti silloin jos saa paikan ehdolliseen ja varasijanpaikan opintojaksoon? Tai saa paikan suoraan polkuun ja paikan opintojaksoon. Tai varasijat kaikkeen? Kaikki vaihtoehdot täytyy olla ratkaistu ennen käyttöönottoa.
      1. LS: Puretaan osiin
        1. Tarkistettava toimittajalta, lähtikö molemmista caseista omat pohjat vai yhdistyivätkö teknisesti yhteen. En muista tätä.
        2. Käydään kokouksessa läpi tuo "tällainen esto pitää saada" -kohta. En ihan ymmärtänyt. Ehkä liittyi suoraan tuohon yllä olevaan toimittajalta tarkistettavaan.
        3. Tämä erilaisten viestien moninaisuus tuo hyvin esille sen ongelmatiikan, joka tulostuspohjiin automaattiviesteissä liittyy. Nuo kaikki kombinaatiot täytyy varmistaa testauksen kautta, että logiikka varmasti toimii halutulla tavalla. Ennen käyttöönottoa - mikäli tavoiteaikataulussa halutaan pysyä - ei ole käsittääkseni realistista lisää pohjia enää toteuttaa tai lisää estoja rakentaa. 
        4. TESTATTAVA ERI KOMBINAATIOT, ETTÄ OIKEAT POHJAT LÄHTEVÄT
  3. Elina ottaa ulos välivarastosta listan ilmoittautuneista jotka saaneet paikan ehdollisena
  4. Eilna toimittaa listan tutkintoon x päivään mennessä (vuosikellossa)
  5. Tutkinto toimittaa haastatelluissa hyväksyttyjen listat Elinalle x päivään mennessä (vuosikellossa)
  6. Elina siirtää opiskelijat välivarastosta eteenpäin jolloin heille lähtee lopullinen hyväksymisviestin --> Huom! Olihan tähän se oma viestipohja "sait paikan haastattelussa"?
    1. Tällaista tulostuspohjaa ei ole määritelty. Polkuja varten määriteltiin tulostuspohja kyseistä kiintiöryhmää edustavalle valinnalle. Järjestelmä ei ota siis mitään kantaa siihen, millä kriteereillä Muut kriteerit -valintatavassa opiskelijaksi valinta tapahtuu. Mallipohjien näkökulmasta tässä casessa menee siis niin, että (kun määritelty tuo Muut kriteerit), opiskelijalle lähtee ilmoittautumisen jälkeen mallipohja "Ilmoittautumisen vahvistus sähköposti, valinta myöhemmin" ja kun valinta on tehty, hänelle lähtee (kun kyseessä kiintiöryhmää polku edustava ilmoittautumisen kohde) mallipohja Opiskelijaksi hyväksyminen (PATH). Nuo ehkä kannattaa kieleistää jossain vaiheessa hieman fiksummin (smile) Tähän kysymykseen liittyy se jo projektin aikana keskusteltu asia, että useat tulostuspohjat monimutkaistavat kaikkine mahdollisine skenaarioineen huomattavasti järjestelmän toimintalogiikkaa.
    2. TÄMÄ OK
  7. Jos tulee peruutuksia, Elina kysyy tutkinnosta haluavatko haastatella uuden. Jos haluavat, Elina on yhteydessä varasijalla olevaan. Huom! Ei voida käyttää "olet saanut paikan varasijalta" viestiä, koska se ei sisällä tietoa että on saanut paikan ehdollisena. Pelkkä "vastaanotan paikan" toiminto viestissä ei riitä. Ts. Elina on suoraan yhteydessä opiskelijaan ja kysyy haluaako paikan. Jos haluaa, prosessi sama kuin aiemmin kuvattu. Jos ei halua, ohitan hänet välivarastossa ja olen yhteydessä seuraavaan varasijalaiseen.
    1. LS: Kyseessä pitkälti prosessiasia, mutta eikö olisi järkevää haastatella kerralla useampia kuin valitaan? Tuntuu äkkiseltään oudolta, että haastateltaisiin vain sisäänvalittava määrä. Elina: Ei haluta haastatella kaikkia koska paikkaa ei voi saada ollenkaan jos on varasijalla (ellei tule peruutuksia). Ts. Jotkut tietävät tulevan sa todennäköisesti ihan turhaan haastatteluun. On myös mahdollista ettei tällöin haluta tulla haastatteluun. Mutta voihan tämän ottaa keskusteluun, mutta se pitäisi silloin tehdä ja päättää ennen käyttöönottoa. Jos tutkinnot eivät pääse mukaan keskusteluun, voi tulla sanomista. Lisäksi, osassa tutkinnoissa on käytössä yksilöhaastattelut perustelluista syistä. Varasijoilla voi olla joissain poluissa 20 ihmistä. Olisi todella iso työ haastatella kaikki. Jos pysytään vain paikan saaneiden haastattelusta, säilyy esittämäni ongelma varasijaviestin tietojen suhteen. Tai sitten sinne lisätään jokin teksti että jos kyseessä oli ehdollinen opinto niin otetaan yhteyttä. Kati laittoi viestiä 19.2 tähän liittyen jossa kommentoi :
      "
      2. Muut kriteerit ilmoittautumisiin esim. ehdollisen valinnan polut, jotka sisältävät haastattelun eli ne jotka läpäisevät haastattelun + ilmoittautumisjärjestys.
      Minun näkemykseni on, että pitää asettaa ilmoittautumisen kohteelle Muut kriteerit ja maksua ei voi suorittaa. Kun välivarastossa sitten asetetaan haastattelun läpäisemisen jälkeen  valituksi, niin saavat sähköpostiin tiedon, että ovat päässeet koulutukseen ja voivat suorittaa maksun. Jos sitten joku peruuttaa valituista, niin varallaolijat jotka ovat läpäisseet haastatattelun, on pitänyt sijoittaa sinne varallaolijoihin oikeaan järjestykseen ja sieltä valitaan ensimmäinen aina automaattisesti. Sitä en tiedä, että jos varallaolijoita ei ole haastateltu, niin miten niiden kanssa toimitaan. Kun ei niitä pääse sieltä enää muokkaamaan, vaan nosto osallistujaksi tapahtuu automaattisesti, jos varallaolijoita on."
      Elina: Eli juu, muihin kriteereihin ettei maksua voi suorittaa. Mutta kuten mainittu, ei varalle jääneitä haastatella. Eli jo haastattelun peruessa linkin kautta, lähtee varalla olijalle viesti ehdollisen paikan saamisesta (johon lisätty se aiemmin mainittu info siitä että jos paikka on ehdollinen niin ollaan yhteydessä). Sitten seuraa se manuaalinen prosessi minun ja tutkinnon kesken. Sen jälkeen klikkaan ko. henkilön paikan saaneeksi (jos näin) ja hänelle lähtee viesti paikan saamisesta ja maksulinkki. Jos hän ei pääse läpi, tulee lähteä viestiä ettei päässyt. Tähän ei nyt käsittääkseni ollut pohjaa, ts. sellaista missä kerrottaisiin ettei läpäissyt haastattelua vaan se on infottava manuaalisesti jonka jälkeen minä ohitan tällaisen henkilön välivarastossa. Lähteekö silloin seuraavalle varasijalaiselle automaattiviesti (ts. kun henkilö ohitetaan välivarastossa) vai pitääkö minun erikseen olal yhteydessä? Sitten on vielä
      sellainen tilanne, että haastattelussa paikan saanut peruu sellaisessa vaiheessa ettei ketään haluta ottaa enää tilalle, esim. hyvin lähellä opintojen alkua. Minun pitäisi erikseen tiedustella tutkinnolta ottavatko vielä. Tällöin ei enää voi lähteä automaattiviestiä paikan saamisesta varasijalta ja minulle pitää myös tulla tieto perumisesta. Miten tämä ratkaistaan?
    2. TÄMÄ OK. TODETTIIN ETTÄ SOVITTAVA PROSESSI JA LUKITUS TEHDÄÄN VASTA KUN SELVILLÄ KETKÄ TULEVAT
        
      1. LS: Ehkä tosiaan jonkinlaisella prosessien sopimisen ja tulostuspohjien tekstien muokkaamisen kombolla tässä pääsisi parhaiten eteenpäin

-        Haasteena varmistaa etteivät tutkinnot avaa opintojaksojen ilmoittautumisia ennen kuin kaikki tiedot, ml. lukkari ovat valmiit. Jos näin käy, tulee todennäköisesti reklamaatioita joista on palautettava rahat. Työllistää minua ja joudun selvittelemään tapauksia tutkinnon kanssa. Todennäköisesti tilanteet ovat usein epäselviä, esim. ovatko kaikki tiedot olleet ajan tasalla kun opiskelija on ilmoittautunut, jolloin joudumme pitkälti aina palauttamaan rahat. Työllistävyyden lisäksi vesittää peruutusehtoja. Rahan palautusta varten Elina joutuu olemaan yhteydessä talouteen asiakkaan tilitietojen toimittamiseksi jotka on niin ikään kysyttävä.

  • LS: Prosessiasia, en sinänsä ota kantaa. Ilmoittautumisen kohteen tietoihin on mahdollista merkitä tietysti tyyliin "koulutuksen järjestäjä varaa oikeuden päivittää järjestettävän opetuksen aika- ja paikkatietoja". Tosin en tiedä vähentäisikö tämä mahdollisia reklamaatioita.
  • TÄMÄ OK -> PROSESSIKÄSITTELYYN

 

-        Jotta mitään tietoja ei joudu täyttämään opiskelijalle enää manuaalisesti, pitää kaikkien tietojen tulla mallipohjasta. Tämä tarkoittaa että niitä pitää luoda paljon. Pohjassa pitää olla: Avoimen suva, tutkinto, toimipiste, luokittelu, lukukausi, opinnon laajuus (vai tuleeko automaationa sen mukaan mihin ilmoittautunut?). En voi tehdä näin paljon pohjia, enkä edes tiedä tarvittavia tietoja. Sitten kun joku on luonut pohjat, on myös ongelma etten tiedä minkä pohjan valitsen opiskelijalle. Se vaatii sitä että suodatan tietyn tutkinto-ohjelman mukaan. Kun niitä on iso määrä, käynkö joka päivä läpi kaikki haulla? Todella iso työ. Ja kun pitää vielä valita oikean lukukauden pohja, mistä tiedän mihin lukukauteen opintojakso sijoittuu? Ajoitusta ei näy välivaraston listassa. Eli kun lukukausilla on omat pohjat niin pitäisi olla eri lukukausille + niiden sisällä tutkinnoille omat pohjat. Mahdoton työ.

  • LS: Jotta opiskeluoikeuden tiedot ovat riittävät sisäisen toiminnan ja esimerkiksi viranomaisraportoinnin näkökulmasta, ne täytyy jossain vaiheessa tallentaa. Vaihtoehdot ovat karkeasti: opiskeluoikeuden mallipohja tai opiskeluoikeuksien massamuokkaus (tai toki yksittäisen opiskelijan tietojen muokkaus). Arvioitavaksi jää se toimintatapaa päätettäessä, kumpi on toimivampi malli. Tuo kysytty opinnon laajuus tulee ilmoittautumisten mukaan. Elina: yksittäisen opiskelijan tietojen muokkaukseen ei voida mennä. Heitä oli vuonna 2018 noin 450. En todellakaan voi jokaisella käydä naputtelemassa joitain tietoja erikseen.
    • LS: Joo, se vaihtoehto tosiaan sulkeissa vain siksi, että teknisesti mahdollista. Järkeväähän se ei toki ole (smile)
    • TÄMÄ OK -> PROSESSIKÄSITTELYYN KUMMIN TOIMITAAN. TODETTIIN ETTÄ TÄMÄ ON TYÖLÄS VAIHE.


-        Mikä tutkinto-ohjelma tulee niille asiakkaille jotka ilmoitautuvat useamman tutkinnon opintoihin? Ts. Mikä mallipohja? Entä VOK opinnot joihin tutkintoa ei usein merkitä? Ts. Mikä mallipohja? 

  • LS: Tämä on sovittava asia. Jos (ja usein kun) opiskelija ilmoittautuvat usean tutkinto-ohjelman / koulutusalan opintoihin, tällöin kaikki tiedot eivät mallipohjan kautta välttämättä osu luontevasti kohdilleen. Suorituksellehan pystyy kertomaan arviointivaiheessa koulutusalan, jolla pystytään raportointia varten täsmentämään, mitä opinnot ovat olleet. Usein on ollut hyvä tavoite, että mallipohjien määrä on ollut aluksi rajallinen ja sitten täsmennetty tarpeen mukaan hienojakoisempaan jaotteluun. Nythän kaikkein tärkein asia on, että opiskeluoikeudet saadaan sisälle järjestelmään ja tietoja on mahdollisuus massamuokkauksella tarvittaessa korjata, mikäli mallipohjien osalta ei löydy aluksi luontevaa toimintatapaa.
    • KUTEN EDELLÄ


-        Miten VOK opinnot löytyvät hakijan työpöydän haussa jos ei ole tutkintoa? Osaan merkitään kaikki tutkinnot, joita koskee. Tällöin päästään jälleen edellisen kohdan ongelmaan, joskin tässä tapauksessa saman ilmoittautumisen kohteen osalta. Sama ongelma koskee YAMK opintojen hakua koska tasoa ei saada näkyviin opintoihin, jolloin ei voida hakea opintoja eikä tutkintoja tasolla. Asiaan voisi tulla ratkaisuksi jokin täppä ilmoittautumisen kohteella tyyliin "YAMK" ja "VOK". Onko toteutettavissa ennen käyttöönottoa?

  • LS: Opiskelijan näkökulmasta ei ole oletuksena sellaista asiaa kuin VOK vaan on ainoastaan opintoja (ilmoittautumisen kohteita), joihin hän hakeutuu. Mikäli halutaan luokittelutietoja (esim. VOK tai YAMK), näitä on mahdollisuus lisätä tagiluokkaan Ilmoittautumisen kohde. Ne ovat silloin haettavissa ilmoittautumisen kohdetta luotaessa käsin ja näkyvät ilmoittautumisen kohteen luomisen jälkeen fasettina Muut tiedot -kohdassa. Elina: Saataisiinko nämä luokittelut jo käyttöönottoon mennessä? Jos ei, olemme kyllä todella sen ongelman edessä että miten YAMK opintoja etsivät löytävät ne, tai edes tietävät mitkä ovat niitä. Tähän keskuteluun pitäisi ottaa mielestäni Osmo mukaan. Tuon YAMK tason näkyminen jo opintojakson tiedoissa ei ole vain avoimen ongelma. Ja tämähän koski myös tason näkymistä opintosuoritusotteella.
    • LS: toki tagit ehtivät, niitähän voi luoda pääkäyttäjätoimintona. Alla miten näkyy, jos ao. luokittelutieto tehty
    • TÄMÄ OK, Katri tarkista vielä miten iltaopetus määritelty
    • LS: opintosuoritusotteella näkyvät tiedot määritellään raporttipalvelussa. En suoraan muista näkyykö taso (mutta on siis käsittääkseni raporttipohjaa muovaamalla käsittääkseni kohtuullisen helposti lisättävissä, jos nyt ei ole)
      • jatkossa tässä kohdassa saattaisi olla hyvä testata mallia, jossa kehitetään raportteja siten esim. luokittelutieto näkyy (YAMK)

-        Sovittava prosessi vahvan tunnistautumisen hoitamiseen --> Katri/Taru selvittävät yhä hoitaako hakijapalvelut sen

  • LS: Viestinnällisesti hyvä tähdentää, että "poikkeustapauksessa tapahtuvaan manuaalisesti tapahtuvaan opiskelijan tunnistamiseen" ettei synny käsitystä, että järjestelmässä ei olisi vahvan tunnistamisen toimintoja. Elina: juu tarkoitin heikon tunnistautumisen prosessia.

-        Tutkinnon sovittava sisäisesti kuka hoitaa tarjonnan julkaisun ja miten tieto tarjonnasta välitetään tälle henkilölle.

  • LS: Mitä tarkoittaa "miten tieto tarjonnasta välitetään henkilölle"? Järjestelmän näkökulmasta tämä tieto (jos ymmärsin merkinnän oikein) tarkoittaa yksiselitteisesti tarjonnan julkaisua. Elina: Kyllä, mutta tutkinnossa tarjonnan päättää tutkintovastaava ja mitä todennäköisimmin sen julkaisee jäjrestelmään suunnittelija. Miten tieto välittyy heidän välillään, on se kysymys. Mutta tämä ei ole meidän ongelma.
    • LS: ok. Oletettavasti ajan myötä prosessit muovautuvat toimiviksi.

 

-        Mihin tulee Lukkarikokneen linkki ts. miten asiakas pääsee katsomaan ajoitustietoja? Tähän on tarve ennen kuin ilmoittautuu kohteille. Oliko niin ettei upotusta saada ilmoittautumisen kohteelle vaan linkki pitää laittaa lisätietoihin? Jos näin, on haasteena saada tutkinnot muistamaan tämä kirjaus. Linkin ja ohjeen pitäisi löytyä myös ehdottomasti jo hakijan työpöydältä.Sitten ei ole vain tutkintojen varassa.

  • LS: Ilmoittautumisen kohteen sisältämien toteutusten ajoitustiedot näkyvät toteutusten kohdalla. Lukkarikonelinkkiä ei ole toteutettu vaan kehitysprojektin aikana todettu, että menee jatkokehitykseen. Elina: Toteutuksen tiedoissa näkyy vain aikaväli, ei tarkkaa ajoitusta joka on välttämätön jotta opiskelija tietää voiko osallistua kurssille. Eli täytynee tutkintojen itse joka ilmoittautumisen kohteelle se lisätä. Ja sitten vielä nettisivuille, jos ei saada hakijan työpöydälle. Todellakin mentävä jatkokehitykseen. Onhan ihan päivänselvää että asiakas menee ensin tarjonnan hakuun ja sieltä selvittämään ajoitusta. Mitenköhän tämä ei jo ole sisältynyt lisätilauksiin.
    • LS: opetuksen tarkat ajankohtatiedot toteutukselle haetaan toteutuksen varaustiedoista (alla olevassa testitoteutuksessa ei vain ole varausia tehty. Eli niin tarkat tiedot on esitettävissä jokaiselta toteutukselta, kun järjestelmään on tallennettu)
    • TÄMÄ OK



-       Miten opinnon taso "yamk/amk" näkyy hakijan työpöydällä ilmoittautumisen kohteella ja onko se hakukriteerinä? Nyt ei näy. Tässä oli ongelmaa koska tätä tieto ei voida johtaan Pepistä. Mutta opiskelijan on tiedettävä tämä ja voitava hakea opintoja sillä. Nyt nettisivuilla on listattu eri taulukoihin amk ja yamk opinnot toimestani manuaalisesti. Jos näin ei ole enää, on se huononnus systeemiin.

  • LS: voi tosiaan tehdä tagi-luokkaan Ilmoittautumisen kohde halutut tagit, jotka haettavissa manuaalisesti ilmoittautumisen kohteelle sitä suunniteltaessa. Näkyvät hakijan työpöydällä fasettina kohdassa Muut tiedot. Elina: Tämä käsiteltykin jo yllä ja kysyin saadaan luokittelu, ts. myös tägit jo lisättyä käyttöönottoon mennessä. Jos ei, pirisee täällä kyllä varmasti puhelin että miten ne näkyvät, enkä minä osaa auttaa.
    • LS: jes yllä jo olikin
    • TÄMÄ OK

 

-        Saiko välivarastossa "tila" kohdan hakusuodatuksesta erikseen näkymään paikan saaneet, varasijalaiset ja peruneet (jotka ohitettava)? Ehdollisten polkujen osalta kaikissa edellämainituissa on oltava hakukriteeriinä ehdollisuus. Muutenhan en tiedä minkä polkujen osalta on toimitettava listat haastatteluja varten.

  • LS: Tätä voitaisiin katsoa yhdessä kokouksessa. Tila-valikosta tätä ei joka tapauksessa ole saatavilla varmaankaan siten kuin kysymyksessä toivotaan. Ilmoittautumisen kohteen kriteerin saa näkyviin valitsemalla täpän Näytä opiskelijan varaukset. Onko ehdollisia polkuja kuinka paljon? Elina: On. Pitkälti kaikki soten polut ja joitain muitakin.
    • LS: mitä tämä tarkoittaa lukumääränä? (<- Noin 20) Haen lähinnä tällä sitä, miten tässä kohdassa tarvittavat löytyvät helpoimmin järjestelmästä
    • RATKOTTAVA PROSESSINA, ETTÄ ELINA SAA TUTKINTO-OHJELMISTA TIEDOT HAASTATTELUISTA

-       En näe hakijan työpöydällä ”Muut tiedot” hakuvaihtoehdoissa "päiväopetusta".

  • LS: Sellaista ei ole oletuksena tehty. Automaattisesti toteutusten kautta syntyvät olivat ne viisi FI/SV/EN/virtuaaliopetus/iltaopetus. Muita ei ole määritelty. Päiväopetuksen jos haluaa erikseen merkitä, tulee tehdä tagi-luokkaan ilmoittautumisen kohde ao. tagi, joka on sen jälkeen haettavissa manuaalisesti lmoittautumisen kohteelle sitä suunniteltaessa. Tulevat näkyviin Muut tiedot -kohtaan sen jälkeen, kun vähintään yksi ilmoittautumisen kohde julkaistu, joka sisältää ao. luokittelutiedot (tämä pätee muihinkin kyseisiin tageihin) Elina: Olisi hyvä saada tämä tagi mutta ei ole välttämätön käyttöönottoon.
    • LS: mahdollista tehdä pääkäyttäjätoimintona, jos nähdään tarpeelliseksi
    • TÄMÄ OK

-       Ihan vaan mielipiteenä, että on hiukan hämmentävää että ostoskorin saa näkymään vasta kun painaa ilmoittautumista. Yleensä sen saa näkymään verkkokaupoissa ennen ilmoittautumisvaihetta. Nyt tuosta voi tulla epävarma olo että uskaltaako painaa jos joutuu suoraan ilmoittautumaan näkemättä korin sisältöä.

  • LS: Tuota on hyvä katsoa käyttökokemuksien perusteella. Toteutusmalli tosiaan vastaava kuin hopsin opintojen valinnassa.
  • TÄMÄ OK

 

-       Yritin syöttää kuvitteellista sotua, joka voisi olla oikea. Se herjasi joka kerta ja jouduin syöttämään oikean sotuni. Miten se voi tunnistaa väärän vai onko tässä bugi? Mielestäni aiemmin testatessa pystyi laittamaan kuvitteellise.

  • LS: hetu-tarkistukset on tehty ihan tarkistussääntöjen mukaan. En ole itse tässä huomannut aiemmin ongelmaa. Joku tekninen jamppa voi tämän vielä tarvittaessa tarkistaa. 
  • TÄMÄ OK

 

-        Kun siirtää opiskelijoita välivarastosta, pitääkö itse huolehtia että jos opiskeijalla lukee olemassa oleva opinto-oikeus rivillä, että ei luo uutta roolia? Ts. Pitääkö siellä olemassa olevalla roolilla käydä katsomassa onko se ehkä jonkin muun opinnon oikeus tai aktiivinen avoimen oikeus, jolloin sitä voisi käyttää. Jos pitää, on tämä aika työlästä selvittelyä.

  • LS: Määritelty toimintalogiikka on ollut se, että mikäli henkilöidentiteetillä on olemassa oleva opiskeluoikeus samalla opiskelumuodolla voimassa (esim. Avoin AMK), tällöin samaa koulutusmuotoa edustava ilmoittautuminen liitetään automaattisesti siihen. Elina: Tämä ei nyt sitten ratkaise sitä ongelmaa miten tutkinto-opiskelijoiden osalta estetään avoimessa opiskelu.
    • LS: Järjestelmä ei sitä estä millään tavalla tällä hetkellä. Järjestelmän näkökulmasta, jos tutkari tulee avoimen opetukseen, hän maksaa kuten kaikki muutkin (ja hänelle luodaan avoimen opiskeluoikeus)
    • HALUTTU TOIMINTATAPA LINJATTAVA PROSESSINA

 

-        En näe opiskelijatiedoissa ilmoittautumisia. Eikös tämän pitänyt korjaantua jo?

  • LS: Opiskeluoikeuden tiedoissa välilehdellä läsnäolotiedot on väliotsikkorakenne, jossa näkyvät ilmoittautumiset:

-        Kävin katsomassa tulostuspohjia. Siellä on "poista" toiminto. Pystyimmekö itse poistamaan jotain pohjia? Ja pystyimmekö itse valitsemaan mitä pohjia käytämme, vai oliko niin että kaikki on käytössä mitä listalla näkyy emmekä voi siihen vaikuttaa?

  • LS: Voi poistaa vaikka kaikki (smile) Silloin viestejä ei lähde.
  • TÄMÄ OK

 

-        En näe maksujen oletusarvot asetuksissa mahdollisuutta kiintiöryhmäkohtaiseen valintaan. Tämähän on välttämätön. Itselleni on nyt ehkä vähän epäselvää (en muista), mikä oli tämän kohdan ja ilmoittautusmisen kohteen hinnan valinnan suhde/ero?

  • LS: Maksujen oletusarvot ovat tosiaan järjestelmässä globaaleja riippumatta kiintiöryhmästä. Tämä ohjaustieto vaikuttaa siihen, miten ilmoittautumisen kohteen hinta lasketaan. Ilmoittautumisen kohteella oletusarvosta voi poiketa (yksinkertaisena esimerkkinä esim. alle voisi kirjata maksun perusteen ollessa Opintojen laajuus Laajuusyksikön hinnaksi vaikkapa 100 €). 
  • TÄMÄ OK

 

-        Miten hoidetaan ilmoittautuneiden informointi ilmoittautumisen kohteen mahdollisista muutoksista. Vain tutkinto tietää muutoksista ja on loogista että he informoivat jo ilmoitteutuneita. Mutta heillä ei ole pääsyä välivarastoon. Haasteena myös se että tutkinto ylipäätään muistaa ilmoittaa tällaisista.

  • LS: prosessiasiaa. Elina: Ratkaistava ongelma ennen käyttöönottoa. Voidaan tietysti infota nettisivuilla että opiskelijat käyvät tarkistamassa tiedot ennen opinnon alkamista.
  • TÄMÄ OK

 

-        Mistä tutkinnot saavat listat polkujen ja moduulien hyväksytyistä opiskelijoista. Suunnittelijat eivät pääse välivarastoon. Nythän minä olen toimittanut ne. Jääneekö tämä yhä minulle ja sovittavaksi prosessiksi? Koskien tätä tarvetta:

  • LS: Useita tapoja, helpoin varmaan hakea opiskeluoikeushaussa Kiintiöryhmä-hakuehdolla tai useammilla ehdoilla. Ilmoittautumisen kohteen tiedoissa opiskelijat-välilehdeltä näkyy toki myös suoraan. Sinne pääsy tietysti riippuu siitä, pääseekö suunnittelijan työpöydälle. Elina: Jos löytyy opiskelijat välilehdeltä, ei ongelmaa. On vain infottava että löytyy sieltä.
    • Joo, viittaan tähän näkymään:
    • TÄMÄ OK

 

  • Tervetuloa viestit valituille joissa infoa aloituksesta: Tutkinto hoitaa nämä jatkossa itse manuaalisesti. Infottava. On toki vapaaehtoista. Mutta jos ei lähetetä enää mitään viestiä hyväksymisviestin jälkeen, pitää opiskelijoiden ymmärtää ja voida käydä katsomassa aloitustiedot ilmoittautumisen kohteelta. Tämä ei poista viestien tarvetta, koska aloituksen tarkat aika- ja tilatiedot selviävät usein vasta juuri ennen opintoja, joten ne pitää infota. Tässä palataan aiemmin mainittuun ongelmaan tietojen näkyvyydestä. On myös epätodennäköistä että he ymmärtävät tämän. Joten tutkinnoille täytyy painottaa että tällaiset viesti ovat tarpeen.
    • LS: jes, prosessiasiaa
    • TÄMÄ OK

-        Miten peruneet poistuvat toteutuksilta ja opinto-oikeus kuolettuu? Oliko tässä automaatio? Jos ei, on se tosi työlästä kun peruutuksia on kuitenkin suht paljon. Jos ei ole automaatiota, sovittava kuka tekee. Nähdäkseni tutkinto loogisesti, mutta ongelmana oikeudet ja jos annetaan oikeudet, voivat poistaa muistakin syistä.  Täten luultavasti minä päätän läsnäolon ja poistan toteutuksilta. Tämä on kuitenkin nyt hyvin työlästä minulle ja pidän sitä ongelmana.Tällaisia ovat myös kesken lukukauden peruneet avoimen polkulaiset (esim. tutkintopaikan saaneet kesken polun) jotka on poistettava seuraavan lukukauden toteutuksilta.

  • LS: jos opiskelija itse peruu, kuten toivottavaa on, silloin opiskelija poistetaan toteutukselta (jos opiskeluoikeuteen liittyvä ainut/viimeinen toteutus) ja opiskeluoikeus päätetään automaattisesti. Muutoin menee manuaaliprosessilla. Elina: Eli jos itse peruu email linkistä niin poisto automaatio. Muutoin jäänee minulle manuaaliseksi. Toivotaan että ymmärtävät käyttää sitä linkkiä. Tässähän on vielä se tilanne että jos ehdollisen polun paikan saanut peruu ennen haastattelua linkistä, niin miten saan siitä tiedon että voin kutsua seuraavan varasijalta haastatteluun? Varasijalaiselle menee automaatioviesti jossa siis info että häneen ollaan yhteydessä (kuten aiemmin käsitelty välttämättömäksi tulostuspohjaan lisättäväksi). Mutta miten siis tiedän olla yhteydessä?
    • LS: testatkaa. Nyt en suoraan tiedä, miten näkyy välivarastossa
    • NÄKYY VÄLIVARASTOSSA, KIELEISTETTÄVÄ AO. STATUS-KOHTA VÄLIVARASTOSSA 
    • järjestelmässä ei ole toimintoja haastatteluprosessin tueksi (esim. haastatteluun kutsun lähettäminen)
      • Huom testataan vielä näkyykö muut kriteerit -tapauksessa - jos esim määritelty että otetaan 2 - niin tuleeko kolmannelle tieto (kälissä) ja/tai mallipohjassa että kerrotaan olevan varasijalla (todettiin, että pitäisi toimia näin)



-        Em. opiskelijoiden poistoon toteutuksilta liittyy toinenkin asia. Tutkinnoilla on ns. omaa tarjontaa. Hehän eivät nyt sitten jatkossa voi poistaa tällaisia opiskelijoita toteutuksilta. Heidän on siis sovittava opintotomiston kanssa että he tekevät sen. Tästä on infottava.

  • LS: Jos olisin itse päättämässä, kysyisin, miksi on jotain omaa tarjontaa, mitä ylläpidettäisiin ja hallinnoitaisiin muutoin kuin tämän järjestelmän kautta? (Jos ymmärsin asian oikein.) Käyttäjäroolille on mahdollisuus antaa oikeudet poistaa opiskelijoita tarvittaessa. Elina: Sitä omaa tarjontaahan on juuri siksi että eivät halua kaikille näkyville. Meillä on paljon 2. asteen yhteistyötä jota tarjotaan erillisillä yhteistyösopimuksilla. Tätä on tarkoitus lisätä ja se on ministeriön kehitystoiveenakin. Jatkokehtitykseen pitäisi mennä mahdollisuus laittaa järjestelmään tarjontaa joka ei näy hakijan työpöydällä vaan ilmoittautumisen kohteesta voidaan välittää suoraan linkki halutuille tahoille. Eli menee heillä sovittavaksi opintotoimiston kanssa, kuten nytkin.
    • LS: Osa korkeakouluista on ratkaisemassa niin, että tekevät näille oman kiintiöryhmän ja toiminta pyörii järjestelmän kautta kuten muutoinkin avoimen tarjonta
    • TÄMÄ ON PROSESSIASIA, MAHDOLLISTA TOIMIA JÄRJESTELMÄN PUITTEISSA

 

-        Selvitettävä ja sovittava rahanpalautusten prosessi reklamaatioissa talouden ja minun välillä. Tämähän menee niin että opiskelija peruu minulle, ilmoitan tutkintoon toteutuksilta poitamisesta (jos nyt on näin), kysyn opiskelijalta tilitiedot, toimitan tiedot talouteen. Ja taloutta ohjeistettava etteivät tee palautuksia ilman lupaani, mikä jo nyt käytäntö.

  • LS: opiskelija voi antaa tilinumeron peruuttamisen yhteydessä. Tarkistettava: mistä tieto tarkasteltavissa sen jälkeen? Muutoin prosessiasiaa. Elina: Jos opiskelija peruu email linkistä, miten saan tiedon peruutuksesta jotta voin hoitaa reklamaatioprosessin? Eihän hän automaattiviestiin saa mitään tilinumeroa laitettua.
    • LS: linkki vie järjestelmään, jossa antaa tilinumeron. Tähän liittyi tuo tarkistettava-maininta. TODETTIIN EDELLÄ ETTÄ PIILOTETAAN TILINUMERON ANTO



-        Sovittava että tutkinto tekee mahdolliset toteutussiirrot jälkikäteen.

  • LS: mikä on toteutussiirto? Elina: Tilanne jossa esim. polkujen opiskelijoilla vaihdetaan joitain toteutuksia. Tässä on se ongelma että opiskelija pitäisi poistaa toteutukselta ja lisätä toiselle. Hehän eivät voi poistaa joten mietittävä tekeekö sen minä vain opintotoimisto. Kai he voivat lisätä maksullisen opiskelijan toteutukselle?
    • LS: Sovittava prosessina miten toimitaan. Kyseessä poikkeuskäsittely.
    • MANUAALIPROSESSI



-        Avoimessa on liiketaloudessa tarjolla 60 op polku kahdessa osassa niin että ovat laittaneet 1. lukukauden opinnot tarjolle 30 op moduulina ja halukkaille on sitten tarjottu 30 op jatko. Jatkossa jatkoa ei voi toteuttaa järjestelmän kautta, koska siitä pitäisi avata uusi ilmoittautumisen kohde. Täten jatko jää ns. tutkinnon omaksi tarjonnaksi ja heidän hoidettavakseen. Tämä on heille uusi asia ja infottava.

  • LS: tekisin kaksi ilmoittautumisen kohdetta normaalisti ja jälkimmäiseen valittaisiin vain eka moduulin suorittaneita. Järjestelän näkökulmasta onnistuu jos vain halutaan niin toimia. Elina: Mutta jälkimmäisen osalta on silloin se ongelma että se näkyy kaikille vaikka siihen voi ilmoittautua vain ekan moduulin suorittaneet. Ja jos muut vievät paikat, voivat paikkaan oikeutetut jäädä varasijalle mikä varmasti aiheuttaa hämmennystä kun paikat on luvattu heille.Tämä edellyttäisi myös minulta sitä että käyn vahtimassa välivarastossa että poistan sellaiset paikan saaneet jotka eivät ole siihen oikeutettuja ja oikeutetuille lähtisi "olet saanut paikan varasijalta" viesti, mikä sekin herättäisi hämmennystä. Lisäksi minun pitäisi selvitellä, ketkä ovat niihin paikkoihin oikeutettuja. Eihän minulla enää jatkossa ole tätä tietoa vaan se on tutkinnolla. Eikä ole edes tietoa tällaisista moduuliopinnoista.
    • LS: näkyy kaikille ja kannattaisi määritellä Muut kriteerit -mallilla
    • MAHDOLLISTA TOIMIA JÄRJESTELMÄN PUITTEISSA



-        Käytävä tutkintojen kanssa läpi niiden polkujen prosessi jotka sisältävät vaihtoehtoisia opintoja.

  • LS: joo, tämä tärkeä asia. Sivun yllä olikin asiaa käsitelty
  • TÄMÄ OK



-        Mikäli ulkomainen henkilö oleskelee Suomessa opintojensa aikana, tarvitsee hän kaikissa tapauksissa suomalaisen hetun. Hän voi siis ilmoittautua heikosti ja tunnistautua vahvasti (joko paikan päällä tai etänä sovitulla prosessilla) ja opiskella ilman hetua. Mutta se tarvitaan järjestelmään jos hän oleskelee Suomessa yhtään. Miten me tiedämme kuka oleskelee täällä? En näe mitään mahdollisuutta valvoa tätä asiaa.

  • LS: prosessiasia .Elina: Prosessiasia jota ei käsittääkseni voida ratkaista ja silloin toimitaan vastoin lakia.
  • JÄRJESTELMÄNÄKÖKULMASTA EI ONGELMAA

 

Muuta sovittavaa

 

    1.  

  1. Jatkokehitykseen "Pääasiallinen toiminta ilmoittautumishetkellä" muualle kuin kovakoodattuna, koodistoon tai tageiksi

  2. Käyttöönoton testaaminen kevät 2019 taulukko
    • Lisätään yrityskoulutuksen ilmoittautumisen hitauden tutkiminen optioksi tarjouspyyntöön (Kati)
    • Testataan oikeusmatriisista löytyvä "Tunnistautumisen vahvuuden alentaminen" vaikutus (Kati)
    • Tarvitaanko välivarastossa maksetuksi massamerkintää ollenkaan tai mahdollisesti muissa korkeakouluissa ( OMA-274 - Getting issue details... STATUS )
      • selvitetään TAMKin tarve (Kati)
    • Selvitetään edelleen mahdollisuutta käyttäjätunnusten hallintajärjestelmässä selvitys, pystytäänkö estämään postilaatikot yms. ylimääräisien palvelujen asettaminen ja pääsyt (Kati)
    • Suorituksen antamisessa "Maksuton" tulkitaan maksetuksi (Pitää testata onko arvioinnissa jotain tarkistusta nykyisin, Kati).
    • Evästeilmoitus tilauksessa mukana. Ohjataan https://www.metropolia.fi/index.php?id=7427 sivulle, josta sivun alaostasta pääsee nykyiseen Metropolian rekisteselosteien sivulle. Pitää tarkistaa onko relevantti https://www.metropolia.fi/rekisteriselosteet/
    • Muokataan jatkokehityspakettiin määritelty JIRA ( OMA-281 - Getting issue details... STATUS ) siten, että muutetaan tunnistautumisen etusivun sinisellä pohjalla oleva infoteksti punaiselle pohjalle ja paremmin näkyväksi. "Ohita ja siirry syöttämään henkilötiedot" vain linkiksi vahvan tunnistautumisen alle ja sinne siirtymisen jälkeen vastaava infoteksti sinisellä pohjalla punaiselle pohjalle ja tekstiin linkki takaisin vahvaan tunnistautumiseen.

  3. Suunnittelijan käyttöoikeudet välivarastoon
    • Toimivatko suunnittelijat välivarastossa (Elinan, Virven, Tanjan ja Aijan lisäksi)? --> Elina: Mielestäni eivät  koska siellä on niin suuri mahdollisuus sössiä ja toimia ohjeiden vastaisesti. Mm. ottaa sisää muuten kuin ilmoittautumisjärjestyksessä. Tähän voi olla mahdollista antaa jotkin rajatut KKP pöydän oikeudet, mutta lähtisin nyt toteuttamaan käyttöönoton niin että vain em. joukkiomme saa oikeudet. Toki myös opintotoimisto, ainakin rajattu porukka, mikäli he tuuraavat minua. Tutkintojen osalta suunnittelija Maarit Vallinkoski tuuraa minua toistaiseksi joten hän on ainoa poikkeus oikeuksien osalta. 
    • Pitääkö prosessissa toimijoilla luoda oma rooli, jonka saadessaan pääsee kk-palvelujen työpöydälle, jossa vain tarpeelliset toiminnot ja Opiskelijoiden tuonti näkymässä vain Maksullinen koulutus välilehti näkyvissä. --> pitää miettiä mikä on näkymä ja mihin toimintoihin oikeudet

  4. Pääkäyttäjäkoulutus
    • toteutetaan skypellä 15.2.2019 klo 13 - 15.
    • koulutuksessa sovitaan tulevista koulutuksista

  5. Elina: Ohjeistusta tutkinnoille uudesta järjestelmästä (suunnittelijoiden koulutuksessa läpikäytävää) --> Elinan lisäys, työn alla

    VELVOITTAVAT ASIAT

    -        avoimen kiintiöt ovat sitovia; ei voi vähentää mutta voi lisätä

    -        polkujen ja moduulien julkaisu- ja ilmoittautumisajat on määritelty vuosikellossa ja niitä on noudatettava. Huom. Tutkintojen vastuulla on noudattaa koska ne voi ohittaa ilmoittautumisen kohteella vaikka olisi laitettu tausta-asetuksissa. Tämä sama haaste koskee hintaa. Ohjeistus! Tietysti yksi vaihtoehto on että minä julkaisen kaikki kohteet polut/moduulit vaikka tutkinnot luovat ne jolloin tarkistan tiedot. Nehän julkaistaan muutenkin samana päivänä jolloin olisi varmuus myös siitä että näin tapahtuu. Mietin kuitenkin että onko järkevää poiketa prosessista tältä osin kun he julkaisevat itse yksittäiset opintojaksot, ja kuinka paljon siitä koituu minulle työtä.

    -        yksittäisten opintojaksojen julkaisu- ja ilmoittautumisajat voi päättää itse, mutta ilmoittautumisen päättymistä ei kannata ajoittaa liian lähelle opintojakson alkamista, koska avoimen amk:n yhteyshenkilöille täytyy jäädä riittävästi aikaa tuoda opiskelijat OMA-järjestelmään. Yhteyshenkilö pyrkii käymään kerran päivässä katsomassa välivarastoa, mutta aina se ei toteudu, mm. sairaslomat, pyhät, lomat ja kokoukset. Myös opettajalle on hyvä jättää tarvittaessa aikaa pienryhmien suunnitteluun.

    -        avoimeen tarjontaan voi julkaista opintoja ilman lukkaria, mutta ilmoittautumista ei tule avata—> peruutukset ja reklamaatiot

    -        opiskelijat otetaan ilmoittautumisjärjestyksessä, sis. varasijojen tarjoamisen —> tämä automaatio välivarastossa

    -        avoimen opinnot maksavat aina 15e/1 op

    -        tutkintojen omia opintoja ei järjestelmään

     

    JULKAISUSTA JA ILMOITTAUTUMISAJOISTA

     Yksittäisten opintojaksojen vaihtoehtoiset ilmoittautumisajat

    1. Ensin avoin, sitten tutkarit
    2. Ensin tutkarit, sitten avoin
    3. Yhteinen aika molemmille
    4. Avoimen ilmoittautuminen pitkin vuotta, esim. sitä mukaa kun lukkarit valmistuvat, mm. kesäopinnot, Non-stop ilmoittautuminen, virtuaaliopinnot

    Huomioitava

    -        opintojakson julkaisu ja ilmoittautumisaika ovat eri asiat eikä niitä tarvitse ajoittaa samaan hetkeen, ilmoittautumisajan voi määrittää etukäteen

    -        Avoimen kiintiöt lukittuvat teknisesti vasta kun ilmoittautumisen kohde julkaistaan. Täten ilmoittautumisen kohteet tulee julkaista ennen tutkareiden ilmoittautumisaikaa, koska muuten he voivat viedä avoimen paikat. Itse avoimen ilmoittautumista ei sen sijaan tarvitse ajoittaa ennen tutkareiden vastaavaa.

    -        julkaisu kannattaa tehdä mahdollisimman aikaisin ennen opinnon alkua, jotta asiakkaat ehtivät löytää opinnon

    -        avoimen ilmoittautumisaikojen eri vaihtoehtojen edut ja haitat suhteessa tutkinto-opiskelijoiden ilmoittautumiseen

    -        jos julkaisun ja ilmoittautumisen välillä on pitkä aika, ei asiakas enää välttämättä palaa ilmoittautumaan (ei ehkä edes muista ilmoittautumisaikaa, etenkin jos niitä on Metropoliassa useita)

    -        jos avoimen ilmoittautuminen alkaa kovin aikaisin ennen opintojen alkua, ei asiakas välttämättä halua ilmoittautua koska ei tiedä elämäänsä niin pitkälle. Huom. ei maksutonta peruutusoikeutta ja joutuu maksamaan aina täyden hinnan

    -        Mikäli halutaan antaa tutkareille mahdollisia avoimesta täyttämättä jääneitä kiintiöpaikkoja, on huomioitava, että paikkoja voidaan vapauttaa vasta kun avoimen ilmoittautumisaika on päättynyt (teknisesti palautettava kohde välissä taas luonnos tilaan ja vähennetään avoimen kiintiötä). —> mikäli avoimen ilmoittautuminen on kovin lähellä opintoja, ei paikkoja saada käyttöön tutkareille aikaisin.

    -        Ilmoittautumisen kohteen automaattista julkaisua ei voi asettaa etukäteen vaan se täytyy tehdä manuaalisesti sinä päivänä kun se on tarkoitus julkaista. Ts. tutkinnot täytyy saada muistamaan tämä polkujen ja moduulien osalta.

     

    JÄRJESTELMÄTEKNISIÄ ASIOITA

    -        Avoimen amk:n tarjontaan tuleville toteutuksille tulee merkitä min-max opiskelijamäärät. Toteutuksen kokonaiskiintiömäärään sisältyvät toteutuksen kaikki opiskelijat, myös avoimen amk:n. Toteutuksen kokonaiskiintiömäärä tulee muistaa avoimen amk:n paikkoja merkittäessä.

    -        Avoimen amk:n kiintiöpaikkoja ei voi vähentää, kun ilmoittautumisen kohde on julkaistu asiakkaalle. Paikkoja voi kuitenkin lisätä. Tarvittaessa toteutuksen kokonaiskiintiömäärää voi nostaa, jos avoimen paikkoja halutaan lisätä.

    -        Ilmoittautumisaika tulee olla asetettuna ennen ilmoittautumisen kohteen julkaisua, mutta se voidaan ajoittaa alkamaan myöhemmin.

    -        Kun ilmoittautumisen kohteen ilmoittautumisaika on alkanut, ei ilmoittautumisaikaa voi lyhentää. Sitä voi kuitenkin pidentää.

    -        Kun ilmoittautumisen kohteelle on tullut ilmoittautumisia, ei ilmoittautumisaikaa voi muuttaa ollenkaan.

    -        Tutkinnon merkitseminen useamman tutkinnon opintojaksolle, esim. VOK --> selvitettävä ensin

    -        Jos Vastuunjako ja kustannuspaikkaosion yksikkötiedot ovat tyhjät, menee avoimen maksut talouden erikseen määrittelemälle kustannuspaikalle.


 

 

 

  • No labels
You must log in to comment.